Personio: atrair os melhores talentos com uma experiência de mobilidade de primeira classe

O Personio é uma solução de software de RH tudo-em-um que simplifica os processos de RH, desde a gestão central de RH até ao acompanhamento da aquisição de talentos, folhas de pagamento contínuas e muito mais, incluindo centenas de integrações flexíveis com ferramentas populares no local de trabalho. Agora, com escritórios em seis países diferentes e uma equipa internacional diversificada, a Personio dá poder a mais de 1 milhão de pessoas em todo o mundo no seu local de trabalho.

A necessidade de conhecimentos especializados locais e de apoio no terreno

Apesar de a empresa operar em cinco países, a equipa de mobilidade global do Personio estava sediada na Alemanha. Reece Procter, Global Mobility Lead da Personio, conta como esta configuração colocou a equipa perante desafios linguísticos e dificuldades relacionadas com a complexidade dos procedimentos de visto e imigração. Esta situação era particularmente evidente no escritório de Madrid, que enfrentava problemas recorrentes e baixos índices de satisfação por parte dos talentos deslocalizados.

Trabalhar com um parceiro generalista, sem "pessoas no terreno que conhecessem o sistema de trás para a frente", significou que a equipa de Reece, composta por duas pessoas, se viu obrigada a gerir internamente uma parte significativa do processo - "Por muito que tentássemos interagir com as autoridades espanholas, é difícil quando nenhum de nós fala espanhol ou compreende verdadeiramente alguns dos intrincados processos que é necessário percorrer para se instalar num país como Espanha".
Para responder a estas dificuldades e oferecer apoio especializado no terreno aos seus candidatos à relocalização, o Personio estabeleceu uma parceria com a Jobbatical. "Queríamos investir num parceiro que estivesse presente em Espanha, tivesse um bom feedback, experiência com o processo de vistos e imigração espanhol e pessoas no terreno que nos pudessem ajudar a nós e aos nossos empregados e melhorar a experiência de relocalização dos nossos candidatos". 

Escalonamento facilitado

Desde a parceria com a Jobbatical, a Personio cresceu significativamente como empresa e fez um grande investimento em casos de mobilidade global e relocalização, não só em Madrid, mas também num novo escritório em Barcelona. Com um enorme crescimento planeado, melhorar a experiência de mobilidade dos seus candidatos significava alimentar o crescimento da empresa. Como diz Reece, "não podíamos continuar a contratar os melhores profissionais para esse local se as pessoas que se mudavam para lá não tivessem uma boa experiência e não passassem a palavra". Durante este período de crescimento e aumento do fluxo de pessoas para os seus escritórios em Espanha, a Jobbatical foi muito útil ao dar à equipa de mobilidade da Personio a supervisão e o controlo de todo o processo de mobilidade.

Reece salienta como a obtenção de actualizações de estado em tempo real, o conhecimento do ponto em que o processo se encontra e a possibilidade de assinalar rapidamente quaisquer problemas "tornam a vida muito mais fácil". O acesso a um histórico completo do caso e a visibilidade de cada etapa do processo permite que diferentes membros da equipa acompanhem eficazmente os casos individuais e capacita a equipa a perseguir os próprios funcionários quando faltam informações ou acções da sua parte. - Temos toda a documentação num único local. É um sistema de registo muito importante para nós".

Não apenas vistos e imigração

"Cada caso é individual e único", diz Reece, exigindo mais do que apenas processos simplificados de visto e imigração. Embora a automatização da Jobbatical seja excelente nesse aspeto, é também uma mais-valia quando se trata de prestar apoio na instalação. Reece explica: "É ótimo que as pessoas tenham a papelada, mas há muita coisa a acontecer para além disso. As pessoas estão a mudar de família, de casa, de escola... É um passo enorme para elas".

A possibilidade de acompanhar todo o processo de mobilidade, de ponta a ponta, numa única plataforma é uma grande vantagem para a Personio quando apoia os seus colaboradores na instalação nas suas novas casas. Além disso, Reece destaca as crescentes integrações com fornecedores terceiros que apoiam ainda mais a relocalização para além dos vistos e da imigração.

Dar aos candidatos "a atenção que merecem"

Para o Personio, a poupança de tempo foi um dos principais benefícios da parceria com a Jobbatical. Desde a configuração do caso até à gestão, a automatização da plataforma elimina tarefas repetitivas como copiar e colar, fornece actualizações em tempo real e envia alertas para as acções necessárias. Enquanto isso, agentes dedicados da Jobbatical oferecem suporte especializado durante todo o processo, garantindo a tranquilidade. "Podemos não ter de fazer nada porque confiamos que os gestores de casos estão a tratar de tudo".

Estas poupanças de tempo permitiram a Reece e à sua equipa "concentrarem-se nas pessoas que estão a mudar-se e dar-lhes o cuidado e a atenção que merecem". Essa mudança transformou a experiência de realocação, passando de menos que estelar para uma melhoria de 30% nas pontuações de satisfação quase imediatamente após a parceria com a Jobbatical. Essas altas pontuações permaneceram consistentes, com alguns trimestres atingindo 100% de feedback positivo. 

Para Reece, uma grande parte deste sucesso deve-se aos agentes da Jobbatical - "Para além da oferta tecnológica, que é óptima, os próprios gestores de casos são brilhantes. Preocupam-se verdadeiramente com os empregados da Personio. Fazem tudo o que está ao seu alcance para lhes proporcionar uma óptima experiência, ajudam-nos com quaisquer questões que tenham e põem-nos à vontade em relação às suas preocupações. Quando recebemos feedback por escrito, os funcionários chamam sempre os agentes pelo nome." 

Os resultados em números

O Jobbatical provou ser 10 a 15% mais económico, resultando numa poupança média de 300 a 400 euros por caso. Para além destes benefícios financeiros, a equipa de mobilidade global do Personio conseguiu reduzir significativamente o tempo despendido por caso - "Tínhamos de despender muitas horas de tempo manual a tentar resolver processos. O facto de podermos confiar que esses processos estão a ser concluídos poupa-nos provavelmente entre cinco a dez horas, pelo menos, em cada caso. Poderíamos calcular centenas de horas de poupança de tempo em comparação com a nossa atividade manual".

Reece partilha a forma como o tempo poupado com o Jobbatical permitiu à sua equipa concentrar-se nas melhorias dos processos internos e atribuir recursos a outros desafios, como o apoio à habitação. Tirando partido da plataforma e dos parceiros da Jobbatical, a Personio dispõe agora de um apoio sólido ao alojamento, abordando uma das áreas mais difíceis para os funcionários que se deslocam - "assistimos a um aumento maciço do feedback sobre a experiência das pessoas com o alojamento". 

A parceria Personio-Jobbatical impulsionou o crescimento não só através da poupança de custos e tempo, mas também através do acesso aos melhores talentos. "Estamos a receber muitas referências boca-a-boca para os escritórios em Espanha, porque as pessoas que se mudaram antes tiveram uma grande experiência e isso abre a nossa rede para contratar melhor e fechar ofertas que talvez não fechássemos tão rapidamente antes", explica Reece. "O investimento que fizemos compensou, não só para mim, mas também para todas as outras áreas da empresa que puderam contratar com base nestas referências".

Uma parceria em expansão

Com base no sucesso da relação até à data, o Personio está a expandir a sua parceria com a Jobbatical para abranger as deslocalizações para o Reino Unido. Reece acrescentou: "Estamos satisfeitos por aumentar a nossa relação com a Jobbatical num local que promete ser uma área de forte crescimento para nós. Estamos gratos por saber que podemos confiar na nossa parceria com a Jobbatical, tendo em conta o nosso sucesso até à data, à medida que continuamos a contratar talentos-chave, e podemos estar confiantes na qualidade do serviço e do apoio que atraímos para a Personio".

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