Wie Pipedrive 350 Stunden (und mehr) bei der Relocation von Mitarbeitern gespart hat

Pipedrive wurde 2010 gegründet und ist ein Tool, das von Vertriebsmitarbeitern für Vertriebsmitarbeiter entwickelt wurde, um komplizierte oder langwierige Vertriebsprozesse zu verwalten.

Das Unternehmen steht heute auf Platz 77 der Forbes Cloud 100-Liste, deckt mehr als 170 Länder und 16 Sprachen ab und hat über 500 Mitarbeiter in acht Niederlassungen in sechs Ländern. Das sind eine Menge Zahlen, die man in einen Satz quetschen muss. Der Punkt ist, dass sie überall sind.

Und sie stellen eine Menge Leute ein - auch von überall her.

Felsige Anfänge

Als Pipedrive 2015 damit begann, Mitarbeiter in den estnischen Hauptsitz zu verlegen, verlief das nicht gerade reibungslos. "Wir hatten Schwierigkeiten, das Rechtssystem in Estland zu verstehen", sagt Girli Moks, People Operations Team Lead im Büro in Tallinn. "Und wir hatten einige Probleme bei der Kommunikation mit der Polizei- und Grenzschutzbehörde. Es kam sehr oft vor, dass wir einen Bewerber oder einen neuen Mitarbeiter nach Estland versetzen wollten, und wir dachten, dass es vielleicht ein oder zwei Monate dauern würde, aber tatsächlich dauerte es am Ende drei oder vier Monate."

Aber es gab kein Zurück mehr. Die Schleusentore waren offen.

Denn für ein Unternehmen wie Pipedrive ist es unumgänglich, international einzustellen. "Obwohl wir hier viele großartige Talente haben, decken diese nicht den tatsächlichen Bedarf unseres Unternehmens ab", sagt Mirjam Laurisaar, Talent Acquisition Team Lead. "Es gibt nicht genügend Spezialisten auf dem lokalen Markt."

Die Zeichen standen also auf Sturm - sie brauchten eine helfende Hand. Das Pipedrive-Team zögerte, einen Relocation-Partner zu engagieren. Sie waren besorgt, ob Jobbatical über genügend Wissen und Mitarbeiter verfügte, um die Aufgabe schnell zu erledigen. "Wir wussten nicht, wie lange Jobbatical brauchen würde, um unsere neuen Mitarbeiter hierher zu bringen", erinnert sich Girli. "Müssen wir ihnen hinterherlaufen? Aber am Ende haben sie uns mit verschiedenen Fragen gelöchert, also war es ein wirklich überraschend guter Service."

Mehr als 70 Umzüge später sind sie froh, dass sie Jobbatical eine Chance gegeben haben. Denn das bedeutet ungefähr 350 eingesparte Arbeitsstunden. Und eine Menge glücklicher neuer Mitarbeiter.

"Von dem Moment an, in dem wir wissen, dass wir einen Bewerber für das abschließende Vorstellungsgespräch nach Estland versetzen wollen, übernehmen sie die Aufgabe des Personalvermittlers und beginnen mit der Zusammenstellung aller Dokumente, Aufenthaltsgenehmigungen und Visa", beschreibt Girli die Zusammenarbeit mit Jobbatical. "In Estland helfen sie unseren umgesiedelten Mitarbeitern auch dabei, einen Hausarzt zu finden und ihre Adresse anzumelden."

Wenn Langeweile eine gute Sache ist

Und so kam es, dass Pipedrive nach ständigen Kommunikationsproblemen mit den örtlichen Behörden nun in der Lage ist, seinen Mitarbeitern die reibungsloseste Relocation-Erfahrung überhaupt zu bieten. Sie wissen, dass Sie eine gute Sache haben, wenn selbst die potenziell schwierigsten Umzugsfälle sich als... nun ja, eigentlich langweilig erweisen.

Für Girli war der denkwürdigste Fall eine Neueinstellung aus Indonesien. Da es in Indonesien keine estnische Botschaft gibt, war hier viel Raum für katastrophale Missgeschicke. "Der Mitarbeiter musste also zur chinesischen Botschaft gehen, um ein chinesisches Visum zu beantragen, dann nach China, um ein estnisches Visum zu beantragen", erinnert sich Girli. "Danach konnte er nach Estland kommen. Das Verfahren musste sehr gut durchdacht sein. Und Jobbatical hat das sehr gut hinbekommen, so dass alles gut lief."

Der Fall der Versetzung, der Mirjam besonders in Erinnerung geblieben ist, ist vor allem deshalb so schockierend ereignislos. Dieselbe alte Geschichte: ein neuer Mitarbeiter zieht aus dem Iran um. Keine estnische Botschaft. Die Dinge hätten spektakulär schief gehen können... und sind es dann doch nicht.

"Ich war einfach verblüfft, dass der ganze Prozess so reibungslos verlief", sagt Mirjam. "Es ging wirklich schnell, wir hatten keinerlei Hürden zu überwinden. Außerdem war es die erste iranische Person, die wir hier bei Pipedrive hatten, also war es ein Meilenstein für mich und das Unternehmen."

Innehalten und die Vielfalt feiern

Sich einen Moment Zeit nehmen zu können, um die Meilensteine zu würdigen, ist einer der angenehmen Nebeneffekte, wenn man Experten mit dem Umzugspapierkram betraut. Anstatt sich in der Bürokratie zu verheddern und Brände zu löschen, können Sie es sich leisten, Ihre Energie und Begeisterung für die großen Dinge zu sparen. Pipedrive zum Beispiel ist begeistert von dem immensen Wert eines internationalen Teams.

"Wir glauben fest an die Vielfalt", sagt Mirjam. "Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und unterschiedlichen kulturellen Erfahrungen zu haben, stärkt die starke Unternehmenskultur, die wir haben, indem wir vielfältige Ideen einbringen."

Mit rund 45 vertretenen Nationalitäten ist Pipedrive ein wahrer Schmelztiegel. Und die Vorteile, die sich daraus ergeben, gehen weit über das Endergebnis des Unternehmens hinaus. "Wir können von den Kulturen der anderen lernen", sagt Mirjam. "Wir entwickeln uns als menschliche Wesen weiter. Ich glaube wirklich, dass etwas Wunderbares passiert, wenn man Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund in einem Raum, in einem Team, zusammenbringt. Es werden viel bessere Ideen zum Leben erweckt.

Girli könnte nicht mehr zustimmen. "Durch die Einstellung von Mitarbeitern aus dem Ausland und die sehr vielfältige Kultur bei Pipedrive habe ich verstanden, dass es keinen Weg gibt, der immer der einzig richtige ist. Man kann Dinge aus einem anderen Blickwinkel tun und sehen, und es wird immer noch der richtige Blickwinkel sein, auch wenn es nicht derselbe ist, den dein Freund oder Kollege hat."

"Wir sind super zufrieden mit Jobbatical und können es nur jedem empfehlen. Wenn ich eine Zahl dahinter setzen müsste, dann definitiv 10/10. Wir sind sehr zufrieden, wir schätzen die Unterstützung, die ihr uns gebt, sehr." - Mirjam Laurisaar, Teamleiterin für Talentakquise

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