Personio: Gewinnung von Spitzentalenten durch ein erstklassiges Mobilitätserlebnis

Personio ist eine All-in-One-HR-Softwarelösung, die HR-Prozesse rationalisiert, von der zentralen Personalverwaltung über die Verfolgung der Talentakquise bis hin zur nahtlosen Gehaltsabrechnung und mehr, einschließlich Hunderter flexibler Integrationen mit beliebten Arbeitsplatz-Tools. Mit Niederlassungen in sechs verschiedenen Ländern und einem vielfältigen internationalen Team betreut Personio weltweit über 1 Million Menschen an ihrem Arbeitsplatz.

Der Bedarf an lokalem Fachwissen und Unterstützung vor Ort

Obwohl das Unternehmen in fünf Ländern tätig ist, befand sich das Global Mobility Team von Personio in Deutschland. Reece Procter, Global Mobility Lead bei Personio, berichtet, wie diese Konstellation das Team vor sprachliche Herausforderungen und Schwierigkeiten im Zusammenhang mit den komplizierten Visums- und Einwanderungsverfahren stellte. Dies wurde besonders in der Niederlassung in Madrid deutlich, die mit wiederkehrenden Problemen und niedrigen Zufriedenheitswerten der umziehenden Talente zu kämpfen hatte.

Die Zusammenarbeit mit einem generalistischen Partner ohne "Leute vor Ort, die das System in- und auswendig kennen", bedeutete für Reeces zweiköpfiges Team, dass sie einen großen Teil des Prozesses intern verwalten mussten - "So sehr wir auch versuchten, mit den spanischen Behörden zu interagieren, ist es schwierig, wenn keiner von uns Spanisch spricht oder einige der komplizierten Prozesse versteht, die man durchlaufen muss, um sich in einem Land wie Spanien niederzulassen".
Um diesen Schwierigkeiten zu begegnen und den Kandidaten vor Ort fachkundige Unterstützung zu bieten, schloss Personio eine Partnerschaft mit Jobbatical. "Wir wollten in einen Partner investieren, der in Spanien präsent ist, über gutes Feedback verfügt, Erfahrung mit dem spanischen Visa- und Einwanderungsprozess hat und über Mitarbeiter vor Ort verfügt, die uns und unseren Mitarbeitern helfen und die Relocation-Erfahrung für unsere Kandidaten verbessern können". 

Skalierung leicht gemacht

Seit der Zusammenarbeit mit Jobbatical ist Personio als Unternehmen erheblich gewachsen und hat nicht nur in Madrid, sondern auch in einem neuen Büro in Barcelona in die globale Mobilität und Relocation Cases investiert. Da ein enormes Wachstum geplant war, bedeutete die Verbesserung der Mobilitätserfahrung für die Bewerber, das Wachstum des Unternehmens zu fördern. Wie Reece es ausdrückt: "Wir könnten nicht weiterhin die besten Leute an diesem Standort einstellen, wenn die Leute, die dorthin umziehen, keine guten Erfahrungen machen und nicht von sich hören lassen würden". In dieser Zeit des Wachstums und des verstärkten Zustroms von Mitarbeitern in die spanischen Büros war Jobbatical sehr nützlich, da es dem Personio-Mobilitätsteam die Übersicht und Kontrolle über den gesamten Mobilitätsprozess gab.

Reece hebt hervor, dass der Erhalt von Status-Updates in Echtzeit, das Wissen, an welchem Punkt des Prozesses man sich befindet, und die Möglichkeit, Probleme schnell zu markieren, "das Leben so viel einfacher macht". Der Zugriff auf eine vollständige Fallhistorie und die Einsicht in jeden Schritt des Prozesses ermöglicht es verschiedenen Teammitgliedern, einzelne Fälle effektiv weiterzuverfolgen, und versetzt das Team in die Lage, die Mitarbeiter selbst zu verfolgen, wenn Informationen oder Maßnahmen auf ihrer Seite fehlen. - Wir haben die gesamte Dokumentation an einem Ort. Das ist ein wirklich wichtiges Aufzeichnungssystem für uns".

Nicht nur Visum und Einwanderung

"Jeder Fall ist individuell und einzigartig", sagt Reece, und erfordert mehr als nur rationalisierte Visa- und Einwanderungsprozesse. Die Automatisierung von Jobbatical ist zwar in diesem Bereich hervorragend, aber sie ist auch ein Vorteil, wenn es darum geht, die Eingewöhnung zu unterstützen. Reece erklärt: "Es ist toll, dass die Leute den Papierkram erledigt haben, aber es gibt noch viel mehr zu tun. Die Leute ziehen mit ihren Familien um, brauchen eine Wohnung, eine Schulbetreuung... Das ist ein großer Schritt für sie".

Die Möglichkeit, den gesamten Mobilitätsprozess von Anfang bis Ende auf einer einzigen Plattform zu verfolgen, ist ein großer Vorteil für Personio, wenn es darum geht, seine Mitarbeiter bei der Eingewöhnung in ihrem neuen Zuhause zu unterstützen. Darüber hinaus hebt Reece die zunehmenden Integrationen mit Drittanbietern hervor, die den Umzug über Visa und Einwanderung hinaus unterstützen.

Den Kandidaten "die Aufmerksamkeit schenken, die sie verdienen"

Für Personio war die Zeitersparnis ein großer Vorteil der Partnerschaft mit Jobbatical. Von der Einrichtung bis zur Verwaltung der Fälle macht die Automatisierung der Plattform sich wiederholende Aufgaben wie Kopieren und Einfügen überflüssig, bietet Echtzeit-Updates und sendet Warnmeldungen für notwendige Aktionen. Engagierte Jobbatical-Mitarbeiter bieten während des gesamten Prozesses fachkundige Unterstützung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. "Wir können uns weitgehend ausklinken, weil wir darauf vertrauen, dass die Fallmanager sich um alles kümmern.

Diese Zeitersparnis ermöglichte es Reece und seinem Team, "sich auf die Personen zu konzentrieren, die umziehen, und ihnen die Sorgfalt und Aufmerksamkeit zukommen zu lassen, die sie verdienen". Diese Umstellung veränderte die Umzugserfahrungen und führte fast unmittelbar nach der Zusammenarbeit mit Jobbatical zu einer Verbesserung der Zufriedenheitswerte um 30 %. Diese hohen Werte blieben konstant, wobei in einigen Quartalen 100 % positives Feedback erreicht wurde. 

Für Reece ist ein großer Teil dieses Erfolgs den Jobbatical-Agenten zu verdanken: "Neben dem großartigen Technologieangebot sind auch die Fallmanager selbst hervorragend. Sie kümmern sich wirklich um die Mitarbeiter von Personio. Sie gehen weit darüber hinaus, um ihnen eine großartige Erfahrung zu bieten, helfen ihnen bei allen Fragen, die sie haben, und beruhigen sie mit ihren Anliegen. Wenn wir schriftliches Feedback erhalten, nennen die Mitarbeiter die Agenten immer beim Namen." 

Die Ergebnisse in Zahlen

Jobbatical erwies sich als 10 bis 15 % kosteneffektiver, was zu durchschnittlichen Einsparungen von 300 bis 400 € pro Fall führte. Zusätzlich zu diesen finanziellen Vorteilen konnte das Global Mobility Team von Personio den Zeitaufwand pro Fall erheblich reduzieren: "Wir mussten viele Stunden manuelle Zeit investieren, um Prozesse auszuarbeiten. Da wir uns darauf verlassen können, dass diese Prozesse abgeschlossen werden, sparen wir bei jedem Fall wahrscheinlich mindestens fünf bis zehn Stunden. Wir könnten Hunderte von Stunden an Zeitersparnis im Vergleich zur manuellen Bearbeitung berechnen.

Reece berichtet, wie die durch Jobbatical eingesparte Zeit es seinem Team ermöglichte, sich auf interne Prozessverbesserungen zu konzentrieren und Ressourcen für andere Herausforderungen, wie die Unterstützung bei der Wohnungssuche, bereitzustellen. Durch die Nutzung der Plattform und der Partner von Jobbatical verfügt Personio nun über eine solide Unterstützung bei der Wohnungssuche, die eine der größten Herausforderungen für umziehende Mitarbeiter darstellt - "wir haben einen massiven Anstieg der Rückmeldungen über die Erfahrungen der Mitarbeiter mit der Wohnungssuche erlebt". 

Die Partnerschaft zwischen Personio und Jobbatical förderte das Wachstum nicht nur durch Kosten- und Zeitersparnis, sondern auch durch die Erschließung von Spitzentalenten. "Wir bekommen viele Empfehlungen durch Mund-zu-Mund-Propaganda für die Büros in Spanien, weil die Leute, die schon einmal umgezogen sind, gute Erfahrungen gemacht haben, und das öffnet unser Netzwerk, um bessere Mitarbeiter einzustellen und Angebote abzuschließen, die wir vorher vielleicht nicht so schnell bekommen hätten", erklärt Reece. "Die Investition, die wir getätigt haben, hat sich ausgezahlt, nicht nur für mich, sondern auch für jeden anderen Bereich des Unternehmens, der aufgrund dieser Empfehlungen Mitarbeiter einstellen konnte".

Eine wachsende Partnerschaft

Aufgrund des bisherigen Erfolgs der Zusammenarbeit erweitert Personio seine Partnerschaft mit Jobbatical auf Umzüge nach Großbritannien. Reece fügte hinzu: "Wir freuen uns, unsere Beziehung zu Jobbatical an einem Standort auszubauen, der für uns ein Bereich mit starkem Wachstum zu sein verspricht. Wir sind dankbar zu wissen, dass wir unserer Partnerschaft mit Jobbatical angesichts unseres bisherigen Erfolgs vertrauen können, da wir weiterhin wichtige Talente einstellen und uns auf die Qualität des Service und der Unterstützung verlassen können, wenn wir neue Mitarbeiter für Personio gewinnen".

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