Personio: atraer a los mejores talentos con una experiencia de movilidad de primer nivel

Personio es una solución de software de RR.HH. todo en uno que agiliza los procesos de RR.HH., desde la gestión central de RR.HH. hasta el seguimiento de la adquisición de talento, nóminas sin fisuras y mucho más, incluyendo cientos de integraciones flexibles con herramientas populares en el lugar de trabajo. Ahora con oficinas en seis países diferentes y un equipo internacional diverso, Personio impulsa a más de 1 millón de personas en todo el mundo en su lugar de trabajo.

Necesidad de experiencia local y apoyo sobre el terreno

A pesar de que la empresa opera en cinco países, el equipo de movilidad global de Personio tenía su sede en Alemania. Reece Procter, responsable de movilidad global en Personio, cuenta cómo esta configuración planteó al equipo retos lingüísticos y dificultades en torno a las complejidades de los procedimientos de visado e inmigración. Esto era especialmente evidente en la oficina de Madrid, que se enfrentaba a problemas recurrentes y bajas puntuaciones de satisfacción por parte de los talentos reubicados.

Trabajar con un socio generalista, sin "personas sobre el terreno que conocieran el sistema al dedillo" significaba que el equipo de dos personas de Reece se encontraba gestionando internamente una parte importante del proceso: "Por mucho que intentáramos interactuar con las autoridades españolas, es difícil cuando ninguno de nosotros habla español o entiende realmente algunos de los intrincados procesos que hay que seguir para establecerse en un país como España".
Para dar respuesta a estas dificultades y ofrecer apoyo experto sobre el terreno a sus candidatos en proceso de reubicación, Personio se asoció con Jobbatical. "Queríamos invertir en un socio que tuviera presencia en España, buenos comentarios, experiencia con el visado español y el proceso de inmigración, y personas sobre el terreno que pudieran ayudarnos a nosotros y a nuestros empleados y mejorar la experiencia de reubicación de nuestros candidatos". 

Escalado sencillo

Desde que se asoció con Jobbatical, Personio creció significativamente como empresa e hizo una gran inversión en casos de movilidad global y reubicación, no sólo en Madrid sino también en una nueva oficina en Barcelona. Con un enorme crecimiento planificado, mejorar la experiencia de movilidad para sus candidatos significaba impulsar el crecimiento de la empresa. En palabras de Reece: "No podíamos seguir contratando a los mejores en esa ubicación si las personas que se trasladaban allí no tenían una buena experiencia y no compartían el boca a boca". Durante esta época de crecimiento y aumento de la afluencia de personas a sus oficinas españolas, Jobbatical fue muy útil al dar al equipo de movilidad de Personio la supervisión y el control de todo el proceso de movilidad.

Reece destaca cómo obtener actualizaciones de estado en tiempo real, saber en qué punto se encuentra el proceso y poder marcar rápidamente cualquier problema "simplemente hace la vida mucho más fácil". El acceso a un historial completo del caso y la visibilidad de cada paso del proceso permite a los distintos miembros del equipo hacer un seguimiento eficaz de los casos individuales y faculta al equipo para perseguir a los propios empleados cuando falta información o acciones por su parte. - "Tenemos toda la documentación en un solo lugar. Es un sistema de registro realmente importante para nosotros".

No sólo visados e inmigración

"Cada caso es individual y único", afirma Reece, lo que requiere algo más que agilizar los procesos de visado e inmigración. Aunque la automatización de Jobbatical destaca en ese aspecto, también es una ventaja a la hora de ofrecer apoyo para la instalación. Reece explica: "Está muy bien que la gente tenga el papeleo, pero hay muchas cosas más. La gente se traslada con su familia, la vivienda, el colegio... Es un paso enorme para ellos".

Poder seguir todo el proceso de movilidad, de principio a fin, en una única plataforma es una gran ventaja para Personio a la hora de ayudar a sus empleados a instalarse en sus nuevos hogares. Además, Reece destaca las crecientes integraciones con proveedores externos que apoyan aún más la reubicación más allá del visado y la inmigración.

Prestar a los candidatos "la atención que merecen"

Para Personio, el ahorro de tiempo fue una de las principales ventajas de asociarse con Jobbatical. Desde la configuración del caso hasta su gestión, la automatización de la plataforma elimina tareas repetitivas como copiar y pegar, proporciona actualizaciones en tiempo real y envía alertas para las acciones necesarias. Por su parte, los agentes especializados de Jobbatical ofrecen apoyo experto durante todo el proceso, garantizando la fluidez. "Podemos desentendernos en gran medida porque confiamos en que los gestores de casos se ocupen de todo".

Este ahorro de tiempo permitió a Reece y a su equipo "centrarse en las personas que se trasladan y prestarles el cuidado y la atención que se merecen". Este cambio transformó la experiencia de reubicación, que pasó de ser menos que estelar a una mejora del 30% en las puntuaciones de satisfacción casi inmediatamente después de asociarse con Jobbatical. Estas altas puntuaciones se mantuvieron constantes, con algunos trimestres alcanzando el 100% de comentarios positivos. 

Para Reece, gran parte de este éxito se debe a los agentes de Jobbatical: "Además de la oferta tecnológica, que es estupenda, los propios gestores de casos son brillantes. Realmente se preocupan por los empleados de Personio. Van más allá para darles una gran experiencia, ayudarles con cualquier pregunta que tengan y tranquilizarles con sus preocupaciones. Cuando recibimos comentarios por escrito, los empleados siempre llaman a los agentes por su nombre". 

Los resultados en cifras

Jobbatical resultó ser entre un 10 y un 15% más rentable, lo que se tradujo en un ahorro medio de entre 300 y 400 euros por caso. Además de estos beneficios financieros, el equipo de movilidad global de Personio ha podido reducir significativamente el tiempo dedicado a cada caso: "Teníamos que dedicar muchas horas de tiempo manual a intentar resolver los procesos. Poder confiar en que esos procesos se están completando probablemente nos ahorra entre cinco y diez horas, como mínimo, en cada caso. Podríamos calcular cientos de horas de ahorro de tiempo en comparación con lo que hacíamos manualmente".

Reece comparte cómo el tiempo ahorrado gracias a Jobbatical permitió a su equipo volver a centrarse en las mejoras de los procesos internos y asignar recursos para otros retos, como el apoyo a la vivienda. Aprovechando la plataforma y los socios de Jobbatical, Personio cuenta ahora con un sólido apoyo en materia de vivienda, abordando una de las áreas más difíciles para los empleados que se trasladan: "hemos visto un aumento masivo de comentarios sobre la experiencia de la gente con la vivienda". 

La asociación Personio-Jobbatical impulsó el crecimiento no sólo a través del ahorro de costes y tiempo, sino también desbloqueando el acceso a los mejores talentos. "Estamos recibiendo muchas recomendaciones de boca a boca a las oficinas en España porque la gente que se ha trasladado antes ha tenido una gran experiencia y eso abre nuestra red para contratar mejor y cerrar ofertas que quizás antes no cerraríamos tan rápido", explica Reece. "La inversión que hemos hecho ha merecido la pena, no sólo para mí, sino también para todas las demás áreas del negocio que han podido contratar basándose en estas referencias".

Una asociación en expansión

Basándose en el éxito de la relación hasta la fecha, Personio está ampliando su asociación con Jobbatical para cubrir las reubicaciones en el Reino Unido. Reece añadió: "Estamos encantados de ampliar nuestra relación con Jobbatical en un lugar que promete ser un área de fuerte crecimiento para nosotros. Estamos agradecidos de saber que podemos confiar en nuestra asociación con Jobbatical dado nuestro éxito hasta la fecha, ya que seguimos contratando talento clave, y podemos confiar en la calidad del servicio y el apoyo a medida que atraemos a los que se unen a Personio".

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