Personio : attirer les meilleurs talents grâce à une expérience de mobilité de premier ordre

Personio est une solution logicielle RH tout-en-un qui rationalise les processus RH, de la gestion centrale des RH au suivi de l'acquisition des talents, en passant par la gestion transparente de la paie et plus encore, y compris des centaines d'intégrations flexibles avec des outils de travail populaires. Avec des bureaux dans six pays différents et une équipe internationale diversifiée, Personio accompagne plus d'un million de personnes dans le monde sur leur lieu de travail.

La nécessité d'une expertise locale et d'un soutien sur le terrain

Bien que l'entreprise opère dans cinq pays, l'équipe de mobilité mondiale de Personio était basée en Allemagne. Reece Procter, responsable de la mobilité mondiale chez Personio, raconte comment cette configuration a posé à l'équipe des défis linguistiques et des difficultés liées à la complexité des procédures de visa et d'immigration. Cela était particulièrement évident dans le bureau de Madrid, qui était confronté à des problèmes récurrents et à de faibles taux de satisfaction de la part des talents relocalisés.

Travailler avec un partenaire généraliste, sans "personnes sur le terrain connaissant parfaitement le système" signifiait que l'équipe de deux personnes de Reece se retrouvait à gérer en interne une partie importante du processus - "Même si nous avons essayé d'interagir avec les autorités espagnoles, c'est difficile quand aucun de nous ne parle espagnol ou ne comprend vraiment certains des processus complexes qu'il faut suivre pour s'installer dans un pays comme l'Espagne".
Pour répondre à ces difficultés et offrir un soutien expert sur le terrain à ses candidats à la relocalisation, Personio s'est associé à Jobbatical. "Nous voulions investir dans un partenaire qui avait une présence en Espagne, un bon retour d'information, une expérience du processus de visa et d'immigration espagnol, et des personnes sur le terrain qui pouvaient nous aider, nous et nos employés, et améliorer l'expérience de relocalisation pour nos candidats". 

Une mise à l'échelle facilitée

Depuis son partenariat avec Jobbatical, Personio s'est considérablement développé en tant qu'entreprise et a fait un gros investissement dans la mobilité globale et les cas de relocalisation, non seulement à Madrid mais aussi dans un nouveau bureau à Barcelone. Avec une croissance énorme prévue, l'amélioration de l'expérience de mobilité pour leurs candidats signifiait alimenter la croissance de l'entreprise. Comme l'explique Reece, "nous ne pouvions pas continuer à recruter les meilleurs candidats dans ce lieu si ceux qui s'y installaient n'avaient pas une bonne expérience et n'en parlaient pas de bouche à oreille". Pendant cette période de croissance et d'afflux de personnel dans les bureaux espagnols, Jobbatical s'est avéré très utile en permettant à l'équipe de mobilité de Personio de superviser et de contrôler l'ensemble du processus de mobilité.

Reece souligne que le fait de recevoir des mises à jour en temps réel, de savoir où en est le processus et de pouvoir signaler rapidement tout problème "rend la vie tellement plus facile". L'accès à un historique complet des dossiers et la visibilité de chaque étape du processus permettent aux différents membres de l'équipe d'assurer un suivi efficace des dossiers individuels et donnent à l'équipe les moyens de poursuivre elle-même les employés lorsque des informations ou des actions manquent de leur côté. - Nous disposons de toute la documentation en un seul endroit. C'est un système d'enregistrement très important pour nous".

Pas seulement les visas et l'immigration

"Chaque cas est individuel et unique", explique M. Reece, ce qui exige plus que des processus rationalisés en matière de visa et d'immigration. Si l'automatisation de Jobbatical excelle dans cet aspect, elle est également un atout lorsqu'il s'agit de fournir une aide à l'installation. Reece explique : "C'est bien que les gens aient les papiers, mais il y a beaucoup d'autres choses qui se passent. Les gens déménagent avec leur famille, leur logement, leur école... C'est une étape importante pour eux".

Le fait de pouvoir suivre l'ensemble du processus de mobilité, de bout en bout, sur une seule et même plateforme est un avantage majeur pour Personio lorsqu'il s'agit d'aider ses employés à s'installer dans leur nouveau domicile. En outre, M. Reece souligne les intégrations croissantes avec des fournisseurs tiers qui soutiennent davantage la relocalisation en dehors du visa et de l'immigration.

Accorder aux candidats "l'attention qu'ils méritent"

Pour Personio, le gain de temps a été un avantage majeur du partenariat avec Jobbatical. De la mise en place du dossier à sa gestion, l'automatisation de la plateforme élimine les tâches répétitives comme le copier-coller, fournit des mises à jour en temps réel et envoie des alertes pour les actions nécessaires. Les agents dédiés de Jobbatical, quant à eux, offrent une assistance experte tout au long du processus, garantissant ainsi la fluidité. "Nous pouvons nous passer de tout parce que nous sommes convaincus que les gestionnaires de cas s'occupent de tout".

Ce gain de temps a permis à Reece et à son équipe de "se concentrer sur les personnes qui déménagent et de leur accorder le soin et l'attention qu'elles méritent". Ce changement a transformé l'expérience de relocalisation, la faisant passer d'une situation peu reluisante à une amélioration de 30 % des scores de satisfaction presque immédiatement après l'établissement du partenariat avec Jobbatical. Ces scores élevés sont restés constants, certains trimestres atteignant 100 % de commentaires positifs. 

Pour Reece, ce succès est dû en grande partie aux agents de Jobbatical : "En plus de l'offre technologique, qui est excellente, les gestionnaires de cas eux-mêmes sont brillants. Ils se soucient vraiment des employés de Personio. Ils se surpassent pour leur donner une bonne expérience, les aider à répondre à leurs questions et les mettre à l'aise par rapport à leurs préoccupations. Lorsque nous recevons des commentaires écrits, les employés appellent toujours les agents par leur nom". 

Les résultats en chiffres

Jobbatical s'est avéré 10 à 15 % plus rentable, ce qui s'est traduit par des économies moyennes de 300 à 400 euros par dossier. Outre ces avantages financiers, l'équipe de Personio chargée de la mobilité mondiale a pu réduire considérablement le temps consacré à chaque dossier : "Nous devions passer de nombreuses heures à essayer de mettre au point des processus. Le fait de pouvoir compter sur l'exécution de ces processus nous permet probablement d'économiser entre cinq et dix heures, au moins, sur chaque dossier. Nous pourrions calculer des centaines d'heures de gain de temps par rapport à ce que nous faisions manuellement".

Reece raconte comment le temps gagné grâce à Jobbatical a permis à son équipe de se recentrer sur l'amélioration des processus internes et d'allouer des ressources à d'autres défis, tels que l'aide au logement. En s'appuyant sur la plateforme et les partenaires de Jobbatical, Personio dispose désormais d'une aide au logement solide, qui répond à l'un des défis les plus difficiles à relever pour les employés qui déménagent - "nous avons constaté une augmentation massive des commentaires sur l'expérience des gens en matière de logement". 

Le partenariat Personio-Jobbatical a alimenté la croissance non seulement par des économies de coûts et de temps, mais aussi en ouvrant l'accès aux meilleurs talents. "Nous recevons beaucoup de recommandations de bouche à oreille vers les bureaux en Espagne parce que les personnes qui ont déménagé avant nous ont eu une excellente expérience et cela ouvre notre réseau pour mieux embaucher et conclure des offres que nous n'aurions peut-être pas conclues aussi rapidement auparavant", explique M. Reece. "L'investissement que nous avons réalisé a porté ses fruits, non seulement pour moi, mais aussi pour tous les autres secteurs de l'entreprise qui ont pu embaucher grâce à ces recommandations".

Un partenariat en expansion

Fort du succès de cette relation, Personio élargit son partenariat avec Jobbatical pour couvrir les relocalisations au Royaume-Uni. Reece a ajouté : "Nous sommes heureux de développer notre relation avec Jobbatical dans un pays qui promet d'être une zone de forte croissance pour nous. Nous sommes heureux de savoir que nous pouvons faire confiance à notre partenariat avec Jobbatical compte tenu de notre succès à ce jour, alors que nous continuons à recruter des talents clés, et nous pouvons être confiants dans la qualité du service et de l'assistance alors que nous attirons ceux qui rejoignent Personio".

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