Certificado de Concordancia in Spanien: Kurzer Überblick für Arbeitgeber

Wenn Mitarbeiter nach der Einbürgerung von der NIE zur DNI wechseln, können ihre Bankkonten, Eigentumsurkunden und Steuerunterlagen noch an ihre alte NIE gebunden sein. Unstimmigkeiten in der Verwaltung können zu Verzögerungen bei der Gehaltsabrechnung, den Steuern oder sogar bei der Übertragung von Eigentum führen. Das Certificado de Concordancia überbrückt diese Lücke: Hier erfahren Sie, was Ihr HR-Team über dieses Dokument wissen muss.

Was ist das Certificado de Concordancia?

Das Certificado de Concordancia ist ein offizielles Dokument, das von der spanischen Polizei ausgestellt wird und die Identität eines Ausländers NIE (Steuer- und Wohnsitznummer) mit der neuen DNI (National ID) eines Ausländers nach Erhalt der spanischen Staatsbürgerschaft verbindet.

Warum ist das Certificado de Concordancia wichtig?

• Vermeidet Identitätsabweichungen in Rechts-, Finanz- oder Eigentumsunterlagen.
• Erforderlich für Verwaltungsaufgaben (Steuern, Bankgeschäfte, Verträge), die an die alte NIE gebunden sind.
• Vereinfacht den Übergang für neue spanische Staatsbürger, die zuvor als Ausländer in Spanien gelebt haben.

Ohne sie kann es zu Verzögerungen oder Verwirrung kommen, wenn Mitarbeiter mit Ämtern, Banken oder Grundbuchämtern zu tun haben.

Wann wird sie benötigt?

Internationale Arbeitnehmer benötigen diese Bescheinigung, wenn sie:

• Kürzlich erworbene spanische Staatsbürgerschaft
• Notwendigkeit der Aktualisierung amtlicher Unterlagen (Eigentumsurkunden, Steuererklärungen, Bankkonten)
• Sind rechtliche oder finanzielle Angelegenheiten noch mit ihrer NIE verbunden

Der beste Zeitpunkt für die Beantragung ist unmittelbar nach Erhalt der DNI und vor allen größeren Transaktionen.

Wie man das Certificado de Concordancia erhält

Wo man sich bewirbt

Arbeitnehmer können die Bescheinigung bei ihrer örtlichen Comisaría de Policía Nacional beantragen, am besten bei demselben Termin, bei dem sie ihre DNI erhalten. Es ist zwar möglich, die Bescheinigung später zu beantragen, dies erfordert jedoch einen separaten Besuch und kann mit einer geringen Gebühr verbunden sein (etwa 7 €). 

Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, beide Schritte zu kombinieren, um ihnen eine zweite Fahrt zu ersparen.

Erforderliche Dokumente

• EX-15 Bewerbungsformular (auf Spanisch ausgefüllt)
• Zahlungsnachweis (Modelo 790-012, ~7€ Gebühr, entfällt bei Beantragung mit der DNI)
• Terminbestätigung (ausgedruckt oder als Screenshot)
• Reisepass & alte NIE (Original + Kopie)
• Neue DNI (falls bereits ausgestellt)
• Notariell beglaubigte Vollmacht (wenn sie von einer anderen Person abgeholt wird)

Hinweis: Nicht-spanische Dokumente müssen eine beglaubigte Übersetzung enthalten.

Digitale Option: E-Certificado de Concordancia

Zur schnelleren Bearbeitung bietet Spanien ein E-Certificado de Concordancia an, eine digitale Version, die für Online-Transaktionen akzeptiert wird. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die ihren Papierkram aus der Ferne erledigen oder die eine sofortige Überprüfung benötigen.

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Wie die Arbeitgeber helfen können

Proaktive Unterstützung verhindert Verzögerungen bei der Vertragsunterzeichnung, bei der Steuererklärung oder sogar bei der Gehaltszahlung, die sich alle auf die Mitarbeiterbindung auswirken. Arbeitgeber können nicht nur den Prozess erklären, sondern auch:

• Übernehmen Sie die Gebühr (~7 €) als kleine, aber sinnvolle Umzugsleistung.
• Verbinden Sie Mitarbeiter mit vereidigten Übersetzern, wenn ihre Dokumente nicht auf Spanisch sind. Die Zusammenarbeit mit einem globalen Mobilitätsanbieter wie Jobbatical vereinfacht diesen Prozess und spart Ihnen Zeit und Kosten.
• Anpassung der Einarbeitungszeiten und Arbeitspläne an die Termine bei der Polizei (die oft lange Wartezeiten haben).
• Erkennen Sie potenzielle Diskrepanzen frühzeitig, indem Sie prüfen, ob die HR-Systeme (Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen) noch die NIE des Mitarbeiters verwenden.

Schlussfolgerung

Das Certificado de Concordancia ist ein kleiner, aber wichtiger Schritt für ausländische Arbeitnehmer, die spanische Staatsbürger werden. Wenn Sie verstehen, wie es funktioniert, können Sie Ihren Mitarbeitern den Übergang erleichtern und rechtliche oder finanzielle Probleme vermeiden.

Unser Team ist spezialisiert auf Arbeitsvisa, Aufenthaltsgenehmigungen und Umzugsunterstützung in Spanien. Nehmen Sie Kontakt auf, um zu besprechen, wie wir Ihr Team unterstützen können.