Die ICT Card Deutschland verstehen: Ein Leitfaden für Personalverantwortliche (2025)

ICT Card Deutschland: HR-Leitfaden

Als Personalverantwortlicher ist die Erleichterung des Transfers von Mitarbeitern von einer Nicht-EU-Niederlassung zu einer deutschen Tochtergesellschaft eine wichtige Aufgabe. Die ICT Card Germany (Intra-Corporate Transfer Card oder Intraunternehmens-Transfer-Karte) ist ein wichtiges Instrument für diesen Prozess. Dieser Aufenthaltstitel, der durch die EU-ICT-Richtlinie und das Aufenthaltsgesetz geregelt wird, ermöglicht es Führungskräften, Fachkräften und Auszubildenden, vorübergehend in Deutschland zu arbeiten. Dieser Leitfaden bietet HR-Teams einen klaren Überblick über die ICT Card, einschließlich der Voraussetzungen, der Antragsschritte, der erforderlichen Dokumente, der Kosten und praktischer Tipps für einen reibungslosen Mitarbeitertransfer, angereichert mit Erkenntnissen aus den ICT FAQs des BAMF.

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Was ist die ICT Card Germany?

• Die ICT-Card ist ein befristeter Aufenthaltstitel für Nicht-EU-Beschäftigte, die innerhalb desselben Unternehmens oder derselben Unternehmensgruppe in eine deutsche Niederlassung versetzt werden. Sie gilt für drei Funktionen: Manager (Führungskräfte), Spezialisten (Spezialisten) und Auszubildende (Auszubildende ). Manager leiten laut BAMF Betriebe oder Abteilungen, Spezialisten verfügen über seltenes Fachwissen und Auszubildende sind Absolventen von betreuten Ausbildungsprogrammen. Die Erlaubnis ist für Führungskräfte und Spezialisten bis zu drei Jahre und für Auszubildende bis zu einem Jahr gültig, wodurch die Einhaltung der deutschen Arbeitsnormen gewährleistet und die innerbetriebliche Mobilität unterstützt wird. Für die Personalabteilung ist die Beherrschung dieser Erlaubnis eine wesentliche Voraussetzung für die Einhaltung der Rechtsvorschriften und eine effiziente Versetzung.

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Zulassungskriterien für die ICT Card Deutschland

Um die ICT Card zu erhalten, müssen die Mitarbeiter diese Kriterien erfüllen:

• Dauer der Beschäftigung: Mindestens sechs Monate vor der Versetzung bei dem Unternehmen (außerhalb der EU) beschäftigt, wie in den FAQ des BAMF bestätigt.
• Rolle: Zuweisung als Manager, Spezialist oder Trainee in der deutschen Niederlassung, wobei die Rollen klar definiert sind (z. B. benötigen Spezialisten unternehmenskritisches Fachwissen).
• Unternehmenszugehörigkeit: Die Übertragung muss innerhalb desselben Unternehmens oder derselbenUnternehmensgruppe erfolgen.
• Dauer: Die Entsendung darf nicht länger als 90 Tage und nicht länger als drei Jahre dauern (bzw. ein Jahr für Praktikanten).
• Gehaltsstandards: Die Vergütung und die Arbeitsbedingungen müssen denenvergleichbarer deutscher Arbeitnehmer entsprechen, wie es das deutsche Arbeitsrecht vorsieht.

Staatsangehörige von Ländern wie dem Vereinigten Königreich, Australien, Kanada, Japan und den USA können für 90 Tage visumfrei nach Deutschland einreisen und nach der Einreise andere Aufenthaltstitel beantragen. Für konzerninterne Versetzungen, die länger als 90 Tage dauern, ist jedoch in der Regel die ICT Card erforderlich, es sei denn, es gilt eine andere Genehmigung (z. B. die Blaue Karte EU). Überprüfen Sie die länderspezifischen Vorschriften auf der Website des Auswärtigen Amts.

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Antragsverfahren für die ICT Card

Führen Sie Ihren Mitarbeiter durch diese Schritte:

1. Vorabzustimmung (optional): Stimmen Sie sich mit der Bundesagentur für Arbeit ab, um eineVorabzustimmung zu erhalten. Sie ist zwar optional, kann aber die Bearbeitung beschleunigen.
2. Beantragung des Visums: Der Arbeitnehmer beantragt ein nationales D-Visum bei der deutschen Botschaft oder dem Konsulat in seinem Heimatland, Buchung über das Visaportal des Auswärtigen Amtes.
3. Ankunft in Deutschland: Innerhalb von zwei Wochen nach ihrer Ankunft müssen sie ihren Wohnsitz bei der örtlichen Meldebehörde anmelden(die Einzelheiten variieren von Gemeinde zu Gemeinde; siehe das offizielle deutsche Portal).
4. Aufenthaltsgenehmigung: Beantragen Sie die ICT Card innerhalb von drei Monaten nach Ihrer Ankunft bei der örtlichenAusländerbehörde. Planen Sie frühzeitig über den BAMF-Amtsfinder.

Eine detaillierte Aufschlüsselung finden Sie unter *Make it in Germany*.

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Anforderungen und benötigte Dokumente

Bereiten Sie diese Dokumente für einen erfolgreichen Antrag vor, der sich am Leitfaden des BAMF orientiert:

• Gültiger Reisepass: Innerhalb der letzten 10 Jahre ausgestellt, mit mindestens zwei leeren Seiten.
• Bewerbungsformular: Ausgefülltes und zweimal unterschriebenes VIDEX-Formular (bei VIDEX erhältlich).
• Reisepass-Fotos: Zwei biometrische Fotos, die innerhalb der letzten sechs Monate aufgenommen wurden.
• Arbeitsvertrag: Mindestens sechs Monate vor der Versetzung gültig, mit Angaben zu Funktion, Dauer und Gehalt.
• Zuweisungsschreiben: Beschreibung der Tätigkeit, des Arbeitsplatzes, der Arbeitszeit und des Gehalts in Deutschland (das BAMF weist darauf hin, dass dies dem Zweck der konzerninternen Versetzung entsprechen muss).
• Krankenversicherung: Nachweis eines der deutschengesetzlichen Krankenversicherung gleichwertigen Versicherungsschutzes mit angemessener Selbstbeteiligung und ohne altersbedingte Kündigung.
• Qualifikationen: Kopien einschlägiger akademischer oder beruflicher Zeugnisse (z. B. Abschluss bei Auszubildenden, Nachweis von Fachkenntnissen bei Spezialisten).
• Vorab-Genehmigung (falls zutreffend): Von der Bundesagentur für Arbeit.

Die Ausländerbehörde kann zusätzliche Dokumente verlangen, halten Sie also die Originale bereit. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden zum Aufenthaltstitel des BAMF.

Wo Sie sich bewerben können und Details zur Ernennung

• Außerhalb Deutschlands: Wenden Sie sich zunächst an die deutsche Botschaft oder das Konsulat im Heimatland des Arbeitnehmers. Termine finden und buchen Sie über den Standortfinder des Auswärtigen Amts.
• In Deutschland: Stellen Sie den Antrag bei der örtlichen Ausländerbehörde nach Ihrer Ankunft. Nehmen Sie sofort über die BAMF-Amtssuche Kontakt auf, da die Wartezeiten je nach Stadt unterschiedlich sind (z. B. Berlin vs. München).

HR-Tipp: Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit einer Checkliste und Botschaftskontakten des Auswärtigen Amtes aus, um das Verfahren zu vereinfachen.

Gehaltsstufen für Inhaber einer ICT Card

Es gibt kein festes Mindestgehalt, aber die Vergütung muss sich an den deutschen Standards für vergleichbare Tätigkeiten orientieren, um die Arbeitsgesetze einzuhalten und einheimische Arbeitnehmer nicht zu unterbieten (siehe BAMF FAQs). Informieren Sie sich über Branchen-Benchmarks auf *Make it in Germany*.

Bearbeitungszeit und Gebühren

• Bearbeitungszeit: Das Verfahren für das Visum und die ICT Card dauert in der Regel 4-10 Wochen ab Einreichung. Eine Vorabgenehmigung kann diese Zeitspanne auf bis zu 10 Tage verkürzen, allerdings kann es zu Verzögerungen kommen, wenn die Dokumente unvollständig sind.
• Gebühren: Die Visumgebühr beträgt 75 € (zahlbar in Landeswährung, zuzüglich eventueller Servicegebühren), die Gebühr für die ICT-Card-Erlaubnis beträgt 100 €. Erkundigen Sie sich beim Auswärtigen Amt oder beim BAMF nach den aktuellen Tarifen, da sich die Gebühren bis 2025 ändern können.

Zusätzliche wichtige Informationen

• Mobilität: Die ICT Card erlaubt kurzfristige Arbeitsaufenthalte (bis zu 90 Tage in 180 Tagen) in anderen EU-Ländern ohne gesonderte Genehmigung. Für längere Aufenthalte ist laut FAQ des BAMF eine Mobile ICT Card erforderlich (siehe Mobilitätsregeln des BAMF).
• Bedenkzeit: Nach Ablauf der Frist (drei Jahre für Fach- und Führungskräfte, ein Jahr für Auszubildende) muss eine sechsmonatige Pause eingelegt werden, bevor eine erneute Bewerbung möglich ist, wie in der EU-Richtlinie vorgeschrieben.
• Familienzusammenführung: Angehörige (Ehepartner, minderjährige Kinder) können nachziehen, wenn sie die Voraussetzungen wie ausreichender Wohnraum und Einkommen erfüllen; ihre Unterlagen sind dem Erstantrag auf Erteilung eines Visums nach den Richtlinien des Auswärtigen Amts beizufügen. Das BAMF bestätigt, dass Familienangehörige gleichwertige Genehmigungen erhalten.
• Einhaltung der Vorschriften nach der Einreise: Die Arbeitnehmer müssen sich innerhalb von zwei Wochen bei der Meldebehörde anmelden (siehe offizielles deutsches Portal) und sich bei ihrer Ankunftkrankenversichern.

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Warum HR sich um die ICT-Karte kümmern sollte

Die ICT Card vereinfacht die globale Mobilität von Talenten und gewährleistet die Einhaltung der deutschen Einwanderungsgesetze(Aufenthaltsrecht). Sie ist ein strategischer Vorteil für den Einsatz von Schlüsselpersonal ohne dauerhafte Versetzung oder lokale Verträge. Arbeiten Sie mit Ihrer Rechtsabteilung oder Ihrem Relocation-Team zusammen, um diesen Prozess effektiv zu gestalten. Weitere Unterstützung finden Sie beim BAMF.

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FAQs zur ICT-Karte