Schnelle Familienzusammenführung für hochqualifizierte Arbeitskräfte in Deutschland: HR Toolkit 2025

Schnelle Familienzusammenführung für hochqualifizierte Arbeitskräfte in Deutschland: HR Toolkit 2025

Wenn Sie als Personalverantwortlicher sicherstellen wollen, dass Ihre hochqualifizierten Mitarbeiter in Deutschland erfolgreich sind, müssen Sie auch ihr Privatleben unterstützen. Das beschleunigte Verfahren für Arbeitnehmer wie Inhaber der Blauen Karte EU, das den Familiennachzug abdeckt, ermöglicht den raschen Nachzug von Ehepartnern und Kindern, was die Arbeitsmoral und Produktivität steigert. Im Jahr 2025 wird Deutschland dieses Verfahren für Talente, die einen Aufenthaltstitel wie die Blaue Karte EU, die Fachkräfteerlaubnis oder die ICT Card anstreben, weiter vereinfachen. Dieses HR-Toolkit gibt Ihnen alles an die Hand, was Sie brauchen - Voraussetzungen, Schritte, Anforderungen und Insider-Tipps -, um dies effizient umzusetzen.

Anspruchsberechtigung: Wer kann seine Familie nach Deutschland holen?

Das Schnellverfahren zur Familienzusammenführung ist für hochqualifizierte Arbeitskräfte mit speziellen Genehmigungen gedacht. Hier ist, wer sich qualifiziert:

• Potenzielle oder bestehende Arbeitnehmer: Personen, die für eine Blaue Karte EU, eine ICT-Karte oder einen anderen hochqualifizierten Aufenthaltstitel in Frage kommen.
• Antragsteller der Anerkennungspartnerschaft: Arbeitnehmer, die nach ihrem Umzug nach Deutschland die Anerkennung ihres Abschlusses anstreben, um die Voraussetzungen für einen Aufenthaltstitel zu erfüllen (z. B. Fachkraft oder Blaue Karte EU)
• Forscher: Aufenthaltstitel für akademisches Personal und Forscher
• Azubis: Teilnehmer an einer Berufsausbildung in Deutschland
• Familienangehörige: Ehegatten und minderjährige Kinder (unter 18 Jahren) des Genehmigungsinhabers

HR-Note: 

• Keine eigenständigen Schnellbewerbungen für Familienangehörige möglich!
• Die Fast-Track-Option des Familiennachzugs steht nur Arbeitnehmern offen, die noch nicht nach Deutschland gezogen sind und noch keine Arbeit aufgenommen haben.
• Vergewissern Sie sich im Vorfeld, dass die Familienmitglieder alle Voraussetzungen erfüllen (z. B. Grundkenntnisse der deutschen Sprache).

Verfahren: Wie man den Familiennachzug beschleunigt

Die Begleitung Ihres Mitarbeiters durch den Familiennachzug erfolgt in wenigen klaren Schritten:

1. Unterzeichnung einer Dienstvereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und der Ausländerbehörde: Die Vereinbarung kann je nach Bundesland allgemein für alle zukünftigen Fälle oder individuell für jeden Fall abgeschlossen werden.
2. Berechtigung zur Antragstellung: Der Arbeitnehmer legt dem Arbeitgeber eine Vollmacht vor.
3. Antrag des Arbeitgebers: Einreichung der für das Schnellverfahren erforderlichen Antragsformulare sowie aller normalerweise für den Visumantrag erforderlichen Dokumente des Arbeitnehmers und seiner Familienangehörigen.
4. Bewertung der Vergleichbarkeit des Abschlusses: Der anerkannte Abschluss eines Arbeitnehmers ist häufig eine Voraussetzung für die Erteilung eines Aufenthaltsvisums für eine Fachkraft oder eine Blaue Karte EU. Die Ausländerbehörde koordiniert diesen Prozess als Teil des Verfahrens.
5. Vorabgenehmigung der Bundesagentur für Arbeit: Die meisten Anträge auf Erteilung eines Aufenthaltstitels beinhalten einen Antrag auf Zulassung zum Arbeitsmarkt bei der Agentur für Arbeit. Vergewissern Sie sich, dass die für eine bestimmte Genehmigungsart festgelegten Gehaltsgrenzen erfüllt sind. Eine Besonderheit des Schnellverfahrens: Die Zustimmung gilt als erteilt, wenn nach einer Woche keine Antwort der Bundesagentur vorliegt.
6. Vorabgenehmigung des Visums: Die Ausländerbehörde stellt ein Vorabgenehmigungsschreiben aus und sendet es an die zuständige Botschaft, sobald sie entscheidet, dass der Arbeitnehmer und seine Familienangehörigen die Visumvoraussetzungen erfüllen.
7. Mitarbeiter bucht einen Termin bei der Botschaft: Unterstützen Sie den Mitarbeiter bei der Suche nach der richtigen Visumart, die bei der Buchung eines Visumtermins ausgewählt werden sollte. Oft gibt es eine zusätzliche Option für Inhaber von Schnellgenehmigungen oder Sie müssen eine E-Mail an die Behörde schreiben. Der Termin sollte gemäß den Fast-Track-Richtlinien innerhalb von 3 Wochen vergeben werden.
8. Die Familie stellt den Visumantrag: Die Familienmitglieder stellen den Antrag gemeinsam mit dem Arbeitnehmer bei der deutschen Botschaft oder dem Konsulat in ihrem Heimatland. Helfen Sie ihnen, ein komplettes Dokumentenpaket mit Antragsformularen, Buchungsbestätigung für die Unterkunft und Krankenversicherung zusammenzustellen. Wenn sie die Voraussetzungen erfüllen (z. B. aus Ländern, die von der Visumspflicht befreit sind), kann die Familie ohne Visum nach Deutschland einreisen und nach der Ankunft den Aufenthaltstitel bei der örtlichen Ausländerbehörde beantragen.
9. Post-Arrival: Wenn Sie mit einer Visummarke nach Deutschland eingereist sind, ist der legale Aufenthalt und die Arbeit durch das Aufenthaltsvisum während seiner Gültigkeit gesichert. Unterstützen Sie Ihren Mitarbeiter und seine Familie bei der Beantragung der Aufenthaltserlaubnis, die vor Ablauf der Gültigkeit des Visums eingereicht werden muss.
10. HR-Tipp: Nutzen Sie das beschleunigte Vorabgenehmigungsverfahren, indem Sie sich mit den örtlichen Behörden abstimmen und die Arbeitgeberunterlagen frühzeitig einreichen.

Anforderungen: Was ist für die Zulassung erforderlich?

Um einen reibungslosen Familiennachzug zu gewährleisten, muss Ihr Arbeitnehmer diese Bedingungen erfüllen:

• Bildungsabschluss: In Deutschland oder im Verleihungsland anerkannter Berufsabschluss oder Hochschulabschluss
• Berufserfahrung: vor allem, wenn kein vorheriger Bildungsabschluss vorliegt, einschlägige Zeugnisse über den Abschluss von Kursen sowie Erfahrungsberichte früherer Arbeitgeber, aus denen die Dauer der Beschäftigung, die Berufsbezeichnung, die Aufgaben und die Leistungen des Arbeitnehmers hervorgehen.
• Gehaltsschwelle: Die Erlangung eines Aufenthaltstitels (z. B. Blaue Karte EU oder ICT Card) setzt die Erfüllung berufsspezifischer Gehaltsschwellen voraus.
• Finanzielle Stabilität: Nachweis eines ausreichenden Einkommens für den Lebensunterhalt der Familie (in der Regel durch Erfüllung der Gehaltsanforderungen).
• Sprache: Für Ehegatten von Inhabern einer Blauen Karte EU und einer Fachkräfteerlaubnis sind keine Deutschkenntnisse erforderlich.

Kreuzen Sie diese frühzeitig an, um Engpässe zu vermeiden.

Benötigte Dokumente: Ihre HR-Checkliste

Helfen Sie Ihrem Mitarbeiter, diese wichtigen Dinge zu sammeln:

• Dokumente für Arbeitnehmer: Reisepass, Arbeitsvertrag, Bildungsabschluss inkl. Übersetzung und Vergleichbarkeitsnachweis
• Familiendokumente: Reisepässe, Verwandtschaftsnachweis (Heiratsurkunde für Ehegatten, Geburtsurkunden für Kinder), Sprachzeugnis (falls erforderlich)
• Versicherung: Kranken- und Reiseversicherung für Familienangehörige.
• Wohnungsnachweis: Mietvertrag oder Wohnungsbuchungsbestätigung, aus der hervorgeht, dass genügend Platz vorhanden ist.
• HR-Maßnahme: Starten Sie das Schnellverfahren für die Vorabgenehmigung und unterstützen Sie Ihren Mitarbeiter und seine Familienangehörigen bei der Zusammenstellung der vollständigen Unterlagen.

Wenn Sie diese bereithalten, beschleunigt das die Bearbeitung bei der deutschen Botschaft oder Ausländerbehörde.

Wo Sie sich bewerben können: Navigieren durch das System

• Schnellverfahren: Die für den Fall zuständige Ausländerbehörde am Sitz des Arbeitgebers
• Visum: Arbeitnehmer und Familienangehörige stellen ihren Antrag regelmäßig bei der deutschen Botschaft oder dem Konsulat in ihrem Heimatland. Finden Sie Ihre örtliche Vertretung über die Website des Auswärtigen Amts. Prüfen Sie, ob es Visumbefreiungen aufgrund der Staatsangehörigkeit gibt.
• Aufenthaltserlaubnis: Nach der Einreise werden die Anträge bei der örtlichen Ausländerbehörde in Deutschland eingereicht. Sie finden Ihren Antrag über das BAMF-Portal.

Gehaltsniveaus: Sicherstellung der Einhaltung

Einkommensgrenzen sind der Schlüssel zum Nachweis der finanziellen Stabilität:

• Blaue Karte EU: 48.300 €/Jahr im Jahr 2025 (43.759,80 € für Mangelberufe wie IT oder Gesundheitswesen) oder Berufseinsteiger (Abschluss innerhalb der letzten 3 Jahre).
• Andere Genehmigungen für Fachkräfte: Kein fester Schwellenwert, aber in der Regel 4.500 bis 5.000 € brutto/Monat 
• HR Insight: Fügen Sie Gehaltsangaben in Arbeitgeberschreiben ein, um Bewerbungen zu verstärken.

Überprüfen Sie, ob Ihr Mitarbeiter diese Anforderungen erfüllt, um eine Ablehnung zu vermeiden.

Bearbeitungszeit: Wie lange wird es dauern?

• Schnellverfahren: 4-10 Wochen je nach Standort und Arbeitsbelastung der Behörde
• Visum: Zwischen einigen Tagen und 6 Monaten, je nach Vollständigkeit der Dokumente und Arbeitsbelastung der Botschaft. Mit Unterstützung des Arbeitgebers kann dies durch Einleitung eines Schnellverfahrens erheblich beschleunigt werden. Das Visum wird dann in der Regel innerhalb von 2-6 Wochen erteilt.
• Aufenthaltsgenehmigung: 4-12 Wochen nach visumfreier Ankunft und Adressregistrierung oder kurz vor Ablauf des Visums.
• HR-Tipp: Beginnen Sie frühzeitig und nutzen Sie die Schnellverfahren, um die Zeitspanne kurz zu halten.

Gebühren: Budgetierung für den Familiennachzug

• Gebühren für die Legalisierung von Dokumenten: variieren je nach Standort des Arbeitnehmers im Ausland.
• Schnellverfahren: 411 € für die ganze Familie.
• Verfahren zur Anerkennung des Abschlusses: 200 € bei Erfolg, 100 € bei Nicht-Erfolg.
• Visum: 75 € für Erwachsene, 37,50 € für Minderjährige.
• Aufenthaltsgenehmigung: Ungefähr 100 € pro Person.
• HR-Unterstützung: Erwägen Sie die Übernahme dieser Kosten als Relocation Perk, um Talente anzuziehen und zu halten.

Diese Kosten sind minimal im Vergleich zu der Loyalität, die Sie von einem zufriedenen Mitarbeiter erhalten.

Zusätzliche Überlegungen: Die Extrameile gehen

• Arbeitsrechte: Ehegatten von Fachkräften erhalten sofortigen Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt - ohne zusätzliche Genehmigung.
• Rolle des Arbeitgebers: Veranlassen Sie eine beschleunigte Vorabgenehmigung bei der Ausländerbehörde, um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
• Integration: Auch bei Sprachbefreiung kann das Angebot von Deutschkursen (z. B. A1 oder B1) die Bindung an die Familie und die Zufriedenheit steigern.
• Rechtliche Updates: Bleiben Sie über das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF ) über die Änderungen von 2025 informiert.

Warum es für HR wichtig ist

Ein schnell durchgeführter Familiennachzug ist nicht nur Papierkram - er ist ein strategischer Schritt. Durch die schnelle Familienzusammenführung bleiben Ihre qualifizierten Mitarbeiter konzentriert, loyal und produktiv. Im Jahr 2025, in dem die Nachfrage nach Talenten in Deutschland steigt, ist die Beherrschung dieses Prozesses ein Vorteil für Ihr Unternehmen. Nutzen Sie dieses Toolkit, um den Weg von der Beantragung des Visums bei der deutschen Botschaft bis zur Aufenthaltsgenehmigung bei der Ausländerbehörde zu vereinfachen. Ihre Mitarbeiter - und Ihr Gewinn - werden es Ihnen danken.

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Allgemeine Fragen zur Familienzusammenführung (Familiennachzug)