Neue Online-Antragsregeln für deutsche Arbeitserlaubnisse ab April 2025: Ein Leitfaden für Personalverantwortliche

Neue Online-Bewerbungsregeln für deutsche Arbeitserlaubnisse ab April 2025: Ein Leitfaden für Personalverantwortliche

Als Personalverantwortlicher, der internationale Talente verwaltet, ist es wichtig, sich über die deutsche Einwanderungspolitik auf dem Laufenden zu halten, um Ihre Mitarbeiter effektiv zu unterstützen. Ab April 2025 traten bedeutende Änderungen im Antragsverfahren für verschiedene deutsche Arbeitserlaubnisse in Kraft, darunter die Blaue Karte EU und andere wichtige Aufenthaltstitel. Das Berliner Landesamt für Einwanderung (LEA) hat angeordnet, dass mehrere Genehmigungsanträge über ein Online-Antragsformular eingereicht werden müssen, wodurch das Verfahren für qualifizierte Fachkräfte vereinfacht wird. Dieser Leitfaden enthält alle wichtigen Details - Anspruchsberechtigung, Verfahren, Anforderungen, Dokumente, Antragsformulare, Gehaltsgrenzen, Bearbeitungszeiten und Gebühren -, damit Ihre Mitarbeiter diese Neuerungen reibungslos bewältigen können.

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Was hat sich im April 2025 geändert?

Seit dem 2. April 2025 müssen die folgenden Anträge auf Erteilung eines Aufenthaltstitels neben der bereits bestehenden Online-Antragspflicht für die Blaue Karte EU nun auch online gestellt werden:

• Facharbeiter (Fachkraft mit akademischer oder Berufsausbildung)
• Bester Freund (Beschäftigung bestimmter Staatsangehöriger)
• Wissenschaftlicher Mitarbeiter (Beschäftigung zum Zweck der Forschung)
• Erlaubnis zur Arbeitsuche (Arbeitsplatzsuche im Anschluss an eine Ausbildung oder ein Studium in Deutschland)
• Working Holiday (Teilnahme am Working-Holiday- oder Youth-Mobility-Programm)
• Au-pair (Beschäftigung als Au-pair)
• Teilnahme an einem Freiwilligendienst (Voluntary Service Participation)

Regelmäßige Arbeitserlaubnisse werden seit dem 2. April 2025 online eingereicht. Während anfangs noch herkömmliche Anträge über die Kontaktformulare der jeweiligen Abteilungen "B" und "E" akzeptiert wurden, hat die LEA jetzt wahrscheinlich vollständig die Online-Anträge durchgesetzt und sich damit an ihre Politik für die Blaue Karte EU und dieNiederlassungserlaubnis angeglichen. Aktuelle Informationen zu dieser schrittweisen Einführung finden Sie auf dem offiziellen Serviceportal Berlin.de.

Weitere Informationen über den Ablauf der Einführung des Online-Bewerbungsverfahrens finden Sie hier. 

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Warum dies für HR wichtig ist

Durch diese Änderungen wurde das Einwanderungsverfahren digitalisiert und beschleunigt, wodurch sich der Papierkram und die Wartezeiten für Ihre Mitarbeiter verringern. Wenn Sie als Personalverantwortlicher diese Neuerungen verstehen, können Sie Ihre Mitarbeiter aus Nicht-EU-Ländern effizient durch das Antragsverfahren für die Aufenthaltserlaubnis führen und ihnen helfen, in Deutschland gesetzeskonform und produktiv zu bleiben.

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Zulässigkeit von Online-Anträgen auf Arbeitsgenehmigungen

Für jede Genehmigungsart gelten spezifische Förderkriterien:

• Blaue Karte EU (EU Blue Card): Richtet sich an hochqualifizierte Nicht-EU-Bürger mit akademischem Abschluss (oder gleichwertigem Abschluss) und einem Stellenangebot, das die Mindestlohnschwelle erreicht.
• Qualifizierte Arbeitskraft: Erfordert eine anerkannte Berufsausbildung oder einen auf die Tätigkeit abgestimmten Hochschulabschluss.
• Forscher: Gilt für Personen mit einem Forschungsvertrag von einer anerkannten deutschen Einrichtung.
• Erlaubnis zur Arbeitssuche: Ermöglicht qualifizierten Fachkräften mit einem deutschen Bildungsabschluss einen Aufenthalt von bis zu 18 Monaten in Deutschland, um eine Beschäftigung zu finden.

Ausführliche Informationen zu den Förderkriterien finden Sie auf dem Portal Make it in Germany

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Bewerbungsprozess: Schritt für Schritt für HR

1. Vorbereitete Dokumentation: Ihr Mitarbeiter benötigt alle erforderlichen Dokumente (siehe unten) in digitalem Format (PDF, JPG, JPEG oder PNG; insgesamt maximal 50 MB).
2. Zugriff auf das Online-Portal: Die Bewerbung erfolgte über das Berlin.de Service Portal für Berlin. Bitte prüfen Sie das Verfahren auf der Website der zuständigen Ausländerbehörde für andere Regionen.
3. Das Formular wurde ausgefüllt: Die Online-Bewerbung wurde ausgefüllt und die angeforderten Dokumente wurden hochgeladen.
4. Bezahlen Sie die Gebühr: Die Gebühren wurden online per Karte (Visa, Mastercard oder PayPal) beglichen. Girocard-Zahlungen oder spätere Zahlungen mit Bargeld wurden nicht akzeptiert.
5. Eingereicht und nachverfolgt: Nach der Einreichung erhielt Ihr Mitarbeiter eine PDF-Bestätigung, mit der die Gültigkeit seiner aktuellen Genehmigung bis zur Entscheidung verlängert wurde.
6. Termin wahrgenommen: Die Einwanderungsbehördewird sich einige Wochen nach dem Online-Antrag mit einem Termin melden. Sobald der persönliche Termin wahrgenommen wurde, bestellt die Behörde eine Aufenthaltserlaubniskarte, die in der Regel 6 Wochen später zur Abholung bereitsteht.

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Anforderungen und benötigte Dokumente

Um Verzögerungen zu vermeiden, hat Ihr Mitarbeiter diese Dokumente vorbereitet:

• Gültiger Reisepass: Gescannte Kopie (Farbe) und Original zur Überprüfung.
• Aktueller Nachweis des legalen Aufenthalts: Eingescannte Kopie eines gültigen Visums oder einer Aufenthaltsgenehmigung
• Arbeitsvertrag/Angebot: Vom deutschen Arbeitgeber unterschrieben, mit Angabe von Gehalt und Funktion.
• Einreisestempel: beim Grenzübertritt erhaltener Zollstempel (nur bei Erstanträgen erforderlich)
• Qualifikationen: Hochschulabschluss oder Abschluss einer Berufsausbildung (in Deutschland über Anabin anerkannt).
• Krankenkasse: Nachweis einer den deutschen Vorschriften entsprechenden Versicherung (öffentlich oder privat).
• Formular "Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis": Vom Arbeitgeber ausgefüllte Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis (heruntergeladen von Berlin.de).
• Nachweis des Wohnsitzes: Bescheinigung des Einwohnermeldeamts, die Sie im Rathaus erhalten.
• Mietvertrag: Vertrag, der mit einem Vermieter abgeschlossen wird.
• Nachweis der Miethöhe: Kontoauszüge über die letzten Mietzahlungen
• Gehaltsabrechnungen: die erstenbeiden und die letzten beiden Gehaltsabrechnungen, die während der Beschäftigung in Deutschland eingegangen sind (nur für die Verlängerung der Erlaubnis erforderlich)
• Bescheinigung des Arbeitgebers: Schreiben des Arbeitgebers, in dem die Dauer der Beschäftigung bestätigt wird (nur für die Verlängerung der Genehmigung erforderlich)

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Für reglementierte Berufe (z. B. Ärzte, Ingenieure) wurde eineBerufsausübungserlaubnis einbezogen.

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Wo Sie sich bewerben können und Details zur Ernennung

• Wo: Sofern verfügbar, wurden die Bewerbungen über das Online-Portal der örtlichen Ausländerbehörde eingereicht. Für Berlin nutzten die Mitarbeiter das ServicePortal Berlin. Außerhalb Berlins informierten sie sich auf der Website der Ausländerbehörde der jeweiligen Stadt (z. B. KVR München).
• Terminvereinbarungen: Für die erste Online-Anmeldung war kein persönlicher Termin erforderlich. Für die biometrischen Daten (Fingerabdrücke, Foto) ist ein späterer Besuch erforderlich, da das Landesamt für Einwanderung (Berlin) mehrere Wochen nach der Antragstellung einen Termin anbietet.

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Bearbeitungszeit und Gebühren

• Der richtige Zeitpunkt für die Antragstellung: 8 Wochen vor Ablauf des aktuellen Aufenthaltstitels (Visum oder Aufenthaltserlaubnis)
• Bearbeitungszeit: 1-3 Monate, je nach Vollständigkeit der Dokumente und Arbeitsbelastung der Ausländerbehörde. Anträge auf eine Blaue Karte EU können nach EU-Recht bis zu 90 Tage dauern.
• Gebühren:
  
  • Blaue Karte EU: 100 € (Erstausstellung).
  • Andere Genehmigungen: 75 bis 100 €, online zu bezahlen.
  • Verlängerungen: 93-€96 € (je nach Dauer).

HR-Tipp: Mitarbeiter, die sich frühzeitig beworben haben, überbrückten Lücken zwischen dem Ablauf von Genehmigungen effektiv.

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Warum sind sie online gegangen? Vorteile für Ihre Mitarbeiter

Durch die Umstellung auf Online-Anträge wurden häufige Fehler von Antragstellern vermieden und Verzögerungen bei der Bearbeitung reduziert. Ihre Mitarbeiter erhielten einen herunterladbaren PDF-Antragsnachweis, der die Kontinuität des legalen Aufenthalts während der Wartezeit auf die Genehmigung sicherstellt. Dies entsprach Deutschlands Bestreben nach digitaler Effizienz bei der Einwanderung und kam sowohl Arbeitgebern als auch Fachkräften zugute.

Nächste Schritte für HR

• Überprüfen Sie die Arten und die Gültigkeit der Genehmigungen Ihrer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie mit dem neuen System übereinstimmen.
• Setzen Sie ein Lesezeichen für offizielle Quellen wie Make it in Germany und Berlin.de, um aktuelle Informationen zu erhalten.
• Planen Sie vorausschauend biometrische Termine in stark nachgefragten Gebieten, falls diese noch ausstehen.

Indem sie sich auf dem Laufenden halten, können Arbeitgeber einen reibungslosen Übergang für ihre Nicht-EU-Talente im Rahmen dieser im April 2025 in Kraft getretenen Vorschriften gewährleisten.