ICT (Intra-Corporate Transfer) Genehmigungsverfahren in Italien: Schritt-für-Schritt-Verfahren (2025)

ICT (Innerbetrieblicher Transfer) Italien: Einführung

Die Umsiedlung von Nicht-EU-Mitarbeitern nach Italien im Rahmen der ICT-Genehmigung erfordert die Koordination zwischen der Personalabteilung, den Einwanderungsberatern, dem Mitarbeiter und den verschiedenen italienischen Behörden. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung des gesamten Prozesses, vom Erstantrag bis zur endgültigen Abholung der Genehmigung.

Dieser Leitfaden ist ideal für HR-Teams, globale Mobilitätsmanager und Relocation-Dienstleister, die ihre Abläufe rationalisieren und die Einhaltung von Vorschriften während des gesamten Transfers sicherstellen wollen.
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Was ist die ICT-Genehmigung in Italien?

Die ICT-Genehmigung (Permesso di Soggiorno per Trasferimento Intra-Societario) ist eine Arbeitsgenehmigung gemäß dem italienischen Einwanderungsgesetz (Artikel 27-quinquies und 27-sexies) und der EU-Richtlinie 2014/66/EU. Sie ermöglicht es Nicht-EU-Beschäftigten von multinationalen Unternehmen, vorübergehend für Führungs-, Fach- oder Ausbildungszwecke in eine italienische Einrichtung entsandt zu werden. Im Gegensatz zu normalen Arbeitsgenehmigungen, die den Quoten des Decreto Flussi unterliegen, ist die ICT-Genehmigung nicht quotengebunden, was sie zu einer effizienten Option für hochqualifizierte Arbeitnehmer macht.

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Zulassungskriterien für die ICT-Genehmigung

Um eine ICT-Genehmigung in Italien zu erhalten, müssen die Arbeitnehmer bestimmte Kriterien erfüllen:

• Beschäftigungsstatus: Der Arbeitnehmer muss ein Nicht-EU-Bürger sein, der bei einem Unternehmen außerhalb der EU beschäftigt ist und innerhalb der letzten 48 Monate mindestens 12 Monate bei demselben Unternehmen oder seinen Tochtergesellschaften gearbeitet hat.
• Anforderungen an die Rolle: In Frage kommen u. a. folgende Aufgaben:
  
  • Leitende Angestellte: Leitende Angestellte mit Entscheidungsbefugnis.
  • Fachleute: Mitarbeiter mit fortgeschrittenen technischen Kenntnissen, die für das Unternehmen entscheidend sind.
  • Auszubildende: Beschäftigte mit Hochschulabschluss, die zur beruflichen Weiterentwicklung wechseln.
• Unternehmensstruktur: Die italienische Einrichtung muss zur gleichen Unternehmensgruppe gehören wie der ausländische Arbeitgeber (z. B. Niederlassung, Tochtergesellschaft oder Hauptsitz).
• Dauer: Die Entsendung kann für Führungskräfte und Spezialisten bis zu 3 Jahre dauern (1 Jahr für Praktikanten), danach ist eine Rückkehr in das Heimatland obligatorisch. Verlängerungen bis zu 5 Jahren sind im Rahmen der nationalen unternehmensinternen Arbeitsgenehmigung möglich.
• Frühere ICT-Genehmigungen: Arbeitnehmer, die eine IKT-Genehmigung aus einem anderen EU-Land besitzen, können im Rahmen des EU-IKT-Rahmens nach Italien wechseln.

HR-Tipp: Überprüfen Sie frühzeitig die Rolle und den Werdegang des Mitarbeiters, um sicherzustellen, dass die Anforderungen des Ministero dell'Interno erfüllt werden.

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ICT-Genehmigungsantragsverfahren

Das ICT-Genehmigungsverfahren umfasst mehrere Schritte, die eine Koordination zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und den italienischen Behörden erfordern. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

• Arbeitgeber reicht Nulla-Osta-Antrag ein:
  
  • Das italienische Gastunternehmen beantragt eine Nulla Osta al Lavoro (Arbeitsgenehmigung) beim Sportello Unico per l'Immigrazione (SUI ) in der Provinz, in der die Arbeit ausgeführt werden soll.
  • Die Bewerbungen werden online über das Portale Servizi del Ministero dell'Interno(https://portaleimmigrazione.it/) eingereicht.[](https://corporateimmigrationpartners.com/italy-new-online-ict-permit-application-process/)
  • Der Arbeitgeber muss das Gesellschaftsverhältnis, die Qualifikation des Arbeitnehmers und die Beschäftigungsbedingungen nachweisen.
• Nulla Osta-Zulassung:
  
  • Der SUI prüft den Antrag innerhalb von 30-60 Tagen. Wird der Antrag genehmigt, wird die Nulla Osta an den Arbeitgeber geschickt und an die italienische Botschaft/das Konsulat im Heimatland des Arbeitnehmers weitergeleitet.
• Arbeitnehmer beantragt Arbeitsvisum:
  
  • Der Arbeitnehmer stellt einen Antrag auf ein Visum des Typs D bei der italienischen Botschaft oder dem Konsulat in seinem Heimatland.
  • Termine werden über die Website der Botschaft oder VFS Global(https://www.vfsglobal.com/en/individuals/index.html) gebucht.
• Einreise nach Italien:
  
  • Nach der Genehmigung des Visums hat der Arbeitnehmer 6 Monate Zeit, um nach Italien einzureisen. Das Visum ist in der Regel für 1-2 Jahre gültig, je nach Arbeitsvertrag.
• Antrag auf Aufenthaltsgenehmigung:
  
  • Innerhalb von 8 Tagen nach der Einreise nach Italien muss der Arbeitnehmer bei der örtlichen Questura (Polizeipräsidium) über ein Postamt eine "Permesso di Soggiorno" (Aufenthaltsgenehmigung) unter Verwendung des "Kit Giallo " ( Gelbe Karte) beantragen.
  • Der Aufenthaltstitel ist auf die Dauer des Visums abgestimmt und kann verlängert werden.
• Konfirmationspflicht (neu für 2025):
  
  • Ab dem 11. Januar 2025 müssen die Arbeitgeber innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt der Genehmigungsmitteilung über das Visa-Informationssystem bestätigen, dass sie weiterhin an der Genehmigung interessiert sind. Erfolgt keine Bestätigung, wird die Genehmigung widerrufen.

HR-Tipp: Achten Sie auf die E-Mail-Benachrichtigungen des SUI, damit Sie die 7-Tage-Frist für die Bestätigung nicht verpassen.

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Erforderliche Dokumente für die ICT-Genehmigung

Die HR-Teams müssen sicherstellen, dass die Mitarbeiter die folgenden Dokumente vorlegen:

• Für Nulla Osta (Arbeitgeber):
  
  • Nachweis des Gesellschaftsverhältnisses (z. B. Firmenbuchauszug).
  • Unterschriebener Arbeitsvertrag oder Entsendungsschreiben mit Angaben zu Funktion, Gehalt und Dauer.
  • Nachweis der finanziellen Stabilität des Arbeitgebers (z. B. Bilanzen).
  • Contratto di Soggiorno (Aufenthaltsvertrag ) zur Bestätigung der Unterbringung und der Übernahme der Rückführungskosten.
  • Eintragung der italienischen Einrichtung bei der Handelskammer.
• Für Visumantrag (Arbeitnehmer):
  
  • Gültiger Reisepass (mindestens 3 Monate über die Visumdauer hinaus gültig).
  • Ausgefülltes Antragsformular für ein Visum des Typs D (erhältlich auf den Websites der Botschaften).
  • Nachweis der Nulla Osta.
  • Zwei aktuelle Fotos in Passgröße.
  • In Italien gültige Krankenversicherung.
  • Nachweis der Unterkunft (z. B. Mietvertrag oder Hotelbuchung).
  • Bildungsnachweise oder berufliche Qualifikationen (z. B. Abschluss mit Dichiarazione di Valore des italienischen Konsulats).
  • Nachweis der finanziellen Mittel (z. B. Kontoauszüge).
• Für Aufenthaltsgenehmigung:
  
  • Antragsformular für das Kit Giallo (MOD 209, Modulo 1).
  • Kopie von Reisepass und Visum.
  • Nachweis einer Krankenversicherung (z. B. Anmeldung beim Servizio Sanitario Nazionale).
  • Nachweis der Unterkunft.
  • Steuernummer(Codice Fiscale) von der Agenzia delle Entrate.

HR-Tipp: Vergewissern Sie sich, dass alle Dokumente ins Italienische übersetzt und gegebenenfalls apostilliert sind, um Verzögerungen zu vermeiden.

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Wo Sie sich bewerben können und Details zur Ernennung: ICT Italien

• Nulla Osta: Wird vom Arbeitgeber online über das Portale Immigrazione(https://portaleimmigrazione.it/) eingereicht. Eine persönliche Vorsprache ist nicht erforderlich, es sei denn, der SUI verlangt sie.
• Arbeitsvisum: Die Mitarbeiter buchen Termine bei der italienischen Botschaft/dem italienischen Konsulat in ihrem Heimatland. Verwenden Sie die Website der Botschaft oder VFS Global für die Terminvereinbarung. Einige Konsulate verlangen die Erfassung biometrischer Daten während des Termins.
• Aufenthaltstitel: Die Arbeitnehmer beantragen bei einem örtlichen Postamt die Erteilung der Bausatz Giallodann einen Termin zur Abnahme von Fingerabdrücken bei der Questura. Die Termine werden automatisch über das digitale System der Post vergeben.
  
  • Hinweis zur Sprache: Die Mitarbeiter von Questura sprechen in der Regel Italienisch und Englisch. Erwägen Sie die Beauftragung eines Dolmetschers für nicht Englisch/Italienisch sprechende Mitarbeiter.

Offizielle Website: Informieren Sie sich beim Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale(https://www.esteri.it/en/) über die Standorte der Botschaften und die Visabestimmungen.

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Gehaltsanforderungen

Es gibt zwar kein festes Mindestgehalt für die IKT-Genehmigung, aber die Vergütung muss sich an den italienischen Standards für ähnliche Aufgaben orientieren und den nationalen Tarifverträgen(Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro) entsprechen. Zum Kontext:

• EU Blue Card Vergleich: Für die Blaue Karte EU ist ein Mindestjahresbruttogehalt von 24.789 € (ca. 22.56.661 ₹) erforderlich. Die Gehälter im Rahmen der IKT-Genehmigung sollten für hochqualifizierte Tätigkeiten vergleichbar sein.
• Benchmarks der Branche: Führungskräfte und Spezialisten in den Bereichen IT, Technik oder Finanzen verdienen in der Regel zwischen 40.000 und 80.000 € jährlich, je nach Erfahrung und Branche.
• Sozialversicherungsbeiträge: Die Arbeitgeber müssen ihre Arbeitnehmer beim INPS (Italienische Sozialversicherungsanstalt) anmelden und Beiträge auf der Grundlage des Gehalts zahlen.

HR-Tipp: Konsultieren Sie die für die Branche des Mitarbeiters zuständige CCNL, um die Einhaltung der Gehalts- und Leistungsstandards sicherzustellen.

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ICT Italien Bearbeitungszeiten

• Nulla Osta: 2-3 Monate, je nach Provinz.
• Arbeitsvisum: 15-30 Tage bei der italienischen Botschaft/Konsulat.
• Aufenthaltsgenehmigung: 45-60 Tage nach Abnahme der Fingerabdrücke, sofern alle Dokumente vollständig sind.
• Gesamter Zeitrahmen: Von der Beantragung der Nulla Osta bis zur Erteilung der Aufenthaltsgenehmigung vergehen voraussichtlich 3-6 Monate.

HR-Tipp: Beginnen Sie frühzeitig mit dem Verfahren, um mögliche Verzögerungen aufgrund unvollständiger Unterlagen oder hoher Bewerbungszahlen zu berücksichtigen.

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Gebühren

• Nulla Osta: Keine spezifische Gebühr, aber es können Verwaltungskosten (z. B. für juristische Unterstützung) anfallen.
• Arbeitsvisum: 100 € bis 116 €, je nach Art des Visums.
• Aufenthaltstitel:
  
  • 100,46 € - 160,46 € für Genehmigungen bis zu 1-2 Jahren (variiert je nach Dauer und Alter des Antragstellers).
  • Zusätzliche Postgebühren für das Kit Giallo (ca. 30 €).
• Sonstige Kosten: Die Kosten für Übersetzung, Apostille, Krankenversicherung und Rechtsberatung können je nach Komplexität zwischen 500 und 1 500 € liegen.

HR-Tipp: Planen Sie die Nebenkosten ein und klären Sie mit den Mitarbeitern, wer diese Kosten übernimmt.

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Zusätzliche Überlegungen für Personalverantwortliche

• Compliance-Risiken:
  
  • Verstöße (z. B. gefälschte Dokumente oder die Gründung eines Unternehmens ausschließlich zu Einwanderungszwecken) können nach dem italienischen Einwanderungsgesetz zum Entzug der Genehmigung und zu strafrechtlichen Sanktionen führen.
  • Vergewissern Sie sich, dass die italienische Einrichtung rechtmäßig und bei der Camera di Commercio registriert ist.
• Steuern und Sozialversicherung:
  
  • Arbeitnehmer benötigen einen Codice Fiscale von der Agenzia delle Entrate(https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/).
  • Anmeldung der Arbeitnehmer beim INPS für Sozialversicherungsbeiträge.
• Familienzusammenführung:
  
  • Arbeitnehmer können ein Visum zur Familienzusammenführung für Ehepartner und unterhaltsberechtigte Kinder beantragen. Wenden Sie sich für Einzelheiten an die Questura.
• Sprachliche Hürden:
  
  • Die Anträge und der Schriftverkehr mit der Questura oder dem SUI erfolgen hauptsächlich auf Italienisch. Ziehen Sie in Erwägung, einen Anwalt für Einwanderungsfragen oder einen Dolmetscher vor Ort zu beauftragen.
• Unterstützung nach dem Eintreffen:
  
  • Unterstützung der Mitarbeiter bei der Wohnungssuche, der Anmeldung bei der Krankenkasse(Servizio Sanitario Nazionale) und bei der Anmeldung vor Ort, um ihnen den Übergang zu erleichtern.
• 2025 Aktualisierungen:
  
  • Die neue 7-Tage-Bestätigungspflicht unterstreicht die Notwendigkeit einer schnellen Kommunikation. Aktualisieren Sie die HR-Workflows, um die Benachrichtigungen des Visa-Informationssystems zu überwachen.

Warum die ICT-Genehmigung?

Die IKT-Genehmigung bietet mehrere Vorteile für multinationale Unternehmen:

• Keine Quotenbeschränkungen: Im Gegensatz zu den Decreto-Flussi-Genehmigungen sind die ICT-Genehmigungen quotenunabhängig, was das Verfahren vereinfacht.
• Flexibel: Geeignet für Führungskräfte, Fachkräfte und Auszubildende, die verschiedene Aufgabenbereiche abdecken.
• EU-Mobilität: Arbeitnehmer mit einer EU ICT-Genehmigung aus einem anderen Mitgliedstaat können nahtlos nach Italien wechseln.

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Schlussfolgerung

Für Personalverantwortliche erfordert die Erteilung einer ICT-Genehmigung für Mitarbeiter, die 2025 nach Italien wechseln, eine sorgfältige Planung und die Einhaltung der italienischen Einwanderungsbestimmungen. Wenn Sie wissen, welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen, die erforderlichen Dokumente vorbereiten und die Gehalts- und Bearbeitungsvorschriften einhalten, können Sie den Prozess rationalisieren. Nutzen Sie offizielle Quellen wie das Ministero dell'Interno(https://www.interno.gov.it/) und das Ministero degli Esteri(https://www.esteri.it/), um sich über die neuesten Entwicklungen zu informieren. In komplexen Fällen sollten Sie die Zusammenarbeit mit einem italienischen Einwanderungsanwalt in Betracht ziehen, um einen reibungslosen Umzug zu gewährleisten.

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🏛️ Hilfreiche Ressourcen der Regierung

Als rechtliche Referenz und für genaue politische Informationen finden Sie hier die offiziellen Quellen für IKT-Genehmigungen in Italien:

• Italienisches Innenministerium - Einwanderungsportal:
  https://www.interno.gov.it/it/temi/immigrazione-e-asilo
  
• Decreto Legislativo 286/1998 (Konsolidiertes Einwanderungsgesetz):
  https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:1998;286
  
• IKT-Richtlinie (Richtlinie 2014/66/EU über die konzerninterne Datenübermittlung):
  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32014L0066
  
• Visa-Informationen über das italienische Konsularnetz (Farnesina):
  https://vistoperitalia.esteri.it/home/en
  
• Nationale Gesamtarbeitsverträge (CCNL-Verzeichnis):
  https://www.contrattidilavoro.it/ccnl/
  
  

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