Die wichtige Checkliste für den Umzug von Mitarbeitern

Sie haben Ihren ersten internationalen Mitarbeiter gefunden - herzlichen Glückwunsch! Vielleicht haben Sie aber auch ein wenig Angst vor dem Umzugsprozess. Vielleicht haben Sie bereits einige talentierte internationale Teammitglieder und möchten weitere einstellen. Wenn der letzte Umzug nicht so reibungslos verlaufen ist wie erhofft, mit all dem Papierkram und den unzähligen Dokumenten, die Sie verwalten müssen, sind Sie nicht allein.

Keine Sorge, Jobbatical hat die Lösungen, die Sie brauchen.

Da wir bereits Tausende von Menschen bei internationalen Umzügen unterstützt haben, kennt unser Team alle Einzelheiten des Umzugs und alle Formulare, die Sie ausfüllen müssen. Und um es Ihnen ein wenig leichter zu machen, haben wir diese Checkliste zusammengestellt, damit Sie nichts übersehen.

Timing ist alles

Wir werden es nicht beschönigen, ein Umzug braucht Zeit. Der Prozess von Anfang bis Ende kann zwischen einem und drei Monaten dauern. In dieser Zeit muss eine Menge passieren. Dokumente müssen unterschrieben, versiegelt und zugestellt werden - möglicherweise übersetzt und apostilliert. Und vergessen wir nicht den eigentlichen Umzug.

Mit anderen Worten: Je früher Sie mit dem Umzugsprozess beginnen, desto besser. Mit den richtigen globalen Mobilitätslösungen kann er jedoch reibungsloser und effizienter verlaufen.

Checkliste

Der wichtigste Teil des globalen Mobilitätsmanagements ist die Beschaffung aller erforderlichen Unterlagen. Jegliche Fehler oder fehlende Formulare können den Prozess verzögern. Die genauen Dokumente, die Sie benötigen, sind je nach Land und Aufenthaltsdauer unterschiedlich, aber in den meisten Fällen werden sie benötigt:

Der Vertrag

Das mag wie ein Selbstläufer erscheinen, aber der Arbeitsvertrag ist das A und O. In den meisten Fällen können Sie ohne ihn kein Arbeitsvisum beantragen. Der Arbeitsvertrag muss fertig sein, bevor Sie mit dem Relocation-Prozess beginnen, denn ohne ihn kommen Sie nicht weit. Wenn wir bei der Umsiedlung helfen, ist es (für uns) überraschend, dass wir manchmal wochenlang auf einen Vertrag warten müssen, was einen langwierigen Prozess bereits verzögert.

Ein gültiger Reisepass 

Dies mag selbstverständlich erscheinen, aber nicht jeder hält einen gültigen Reisepass bereit, um jederzeit reisen zu können. Ein Reisepass sollte nicht kurz vor dem Ablaufdatum stehen und mindestens zwei leere Seiten für das Visum haben. Bei einigen Visumanträgen sind zusätzliche Fotos erforderlich. Erkundigen Sie sich, welche und wie viele Fotos Sie benötigen.

Visum/Arbeitserlaubnis

Wissen Sie, ob und welches Visum Ihr neuer Mitarbeiter benötigt? Was ist mit dem Ehepartner und den Kindern? Erlaubt das Visum, dass auch der Partner arbeiten darf? Möglicherweise müssen Sie ein Unterstützungsschreiben für Ihren neuen Mitarbeiter verfassen, um nachzuweisen, dass er einen Vollzeitarbeitsvertrag hat. Erkundigen Sie sich, welche Dokumente wie Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Adoptionspapiere usw. für die Beantragung eines Visums oder einer Arbeitserlaubnis erforderlich sind und ob sie übersetzt werden müssen.

Wenn Ihr neuer Mitarbeiter mit seiner Familie umzieht, müssen Sie eine Heiratsurkunde oder eine Bescheinigung über eine eingetragene Lebenspartnerschaft sowie Geburtsurkunden für Kinder vorlegen. Je nachdem, wohin Sie umziehen, müssen diese Dokumente apostilliert oder im Falle der EU beglaubigt werden.

In den meisten Ländern müssen Sie auch etwaige Vorstrafen offenlegen oder besser noch nachweisen, dass Sie nicht vorbestraft sind.

Ist für das Visum eine ärztliche Untersuchung erforderlich?

In einigen Ländern wie den Niederlanden müssen sich Visumantragsteller einer ärztlichen Untersuchung und bestimmten medizinischen Tests unterziehen, um ein Visum oder eine befristete Aufenthaltsgenehmigung zu beantragen. Oft können diese Tests und Untersuchungen nur von Ärzten durchgeführt werden, die von der örtlichen Botschaft zugelassen sind. In den Niederlanden müssen sich manche Antragsteller (je nach Staatsangehörigkeit) auch einem Tuberkulosetest unterziehen.

Führerschein

Wird Ihr neuer Mitarbeiter in Ihrem Land fahren können? In EU-Ländern wie Estland benötigen Sie einen internationalen Führerschein, um Auto fahren zu können, bis Sie Ihren Führerschein in einen lokalen Führerschein umtauschen können. Andere Länder verlangen, dass Sie Ihren Führerschein in einen lokalen Führerschein umtauschen oder eine Fahrprüfung ablegen. Und in den Niederlanden gibt es weitere Bedingungen für den Umtausch des Führerscheins, wie z. B. ein Gesundheitszeugnis von einem örtlichen Arzt.

Krankenkasse

Bietet Ihr Land eine Gesundheitsversorgung für Expats an? Oder wird Ihr neuer Mitarbeiter eine Krankenversicherung benötigen? Was wird abgedeckt sein? Beinhaltet sie auch Zahnbehandlungen? Das Mitbringen von medizinischen/zahnärztlichen Unterlagen kann den Übergang zu einem örtlichen Hausarzt erleichtern. 

Reise- und Hausratversicherung

Unfälle passieren, vor allem bei Umzügen. Wenn Ihr neuer Mitarbeiter seinen gesamten Hausrat in Ihr Land transportiert, sollten Sie eine Hausratversicherung abschließen. Es ist besser, auf Nummer sicher zu gehen.

Schul-/Ausbildungsunterlagen

Wird Ihr neuer Mitarbeiter mit Kindern umziehen? Informieren Sie sich über die örtlichen Schulen und stellen Sie eine Liste mit Optionen zur Verfügung. Bildungsunterlagen wie Zeugnisse werden ebenfalls benötigt.

Sie ziehen mit Haustieren um?

Sorgen Sie dafür, dass auch die Haustiere Ihres neuen Mitarbeiters einen guten Umzug erleben. Katzen, Hunde und Leguane ins Ausland zu bringen, ist nicht so einfach, wie ein Ticket zu kaufen und sie in ein Flugzeug zu setzen. Zumindest benötigen sie einen Reisepass. Haustiere müssen unter Umständen vor der Reise untersucht werden, und in einigen Ländern müssen Haustiere bei der Ankunft bis zu drei Monate in Quarantäne gehalten werden.

Das Leistungspaket

Leider gibt es kein einheitliches Umzugspaket, das für alle passt. Die Situation eines jeden Talents ist anders. Einige werden allein umziehen, andere zusammen mit ihren Familien. Überlegen Sie also, welche Kosten Sie übernehmen werden, und teilen Sie dies Ihrem Bewerber mit. Hier sind einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten:

• Arbeitsvisum. Wie werden Sie Ihrem neuen Mitarbeiter bei der Bewältigung des Papierkrams helfen?
• Krankenversicherung. In den meisten Fällen benötigen neu eingestellte Mitarbeiter aus dem Ausland eine Krankenversicherung in ihrem neuen Land. Werden Sie die Kosten für sie und ihre Familie übernehmen? Und für wie lange?
• Finanzielle Unterstützung. Werden Sie die Kosten für den Umzug übernehmen? Und die Kosten für eine vorübergehende Unterkunft, während sie nach einer dauerhaften Unterkunft suchen?
• Eingewöhnung. Wie helfen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter nach dem Umzug, seine neue Stadt kennenzulernen? Eine Schule für ihre Kinder finden? Sprachkurse oder kulturelles Training anbieten? Ein Bankkonto einrichten? Die Eingewöhnung Ihres neuen Mitarbeiters ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsiedlung.

‍

Wir wissen, dass es viel zu bedenken gibt, wenn man international anheuert. Aber Sie müssen das nicht allein tun. Der Einsatz von Software für globale Mobilität kann den gesamten Prozess der Mitarbeiterentsendung rationalisieren, von der Verwaltung der Visa bis hin zur rechtzeitigen Einreichung aller erforderlichen Dokumente, so dass Sie sich keine Sorgen machen müssen und Ihr neuer Mitarbeiter sich reibungslos einleben kann.

Die Beauftragung eines Relocation-Partners kann Ihnen die Unterstützung bieten, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass der Umzugsprozess für Sie und Ihren neuen internationalen Mitarbeiter reibungslos verläuft.