Certificado de Concordancia en Espagne : Aperçu pour les employeurs

Lorsque les employés passent du NIE au DNI après l'obtention de la citoyenneté, leurs comptes bancaires, leurs titres de propriété et leurs dossiers fiscaux peuvent encore être liés à leur ancien NIE. Les incohérences administratives peuvent retarder la paie, les impôts ou même les transferts de propriété. Le Certificado de Concordancia comble cette lacune : voici ce que votre équipe RH doit savoir sur ce document.

Qu'est-ce que le certificat de concordance ?

Le Certificado de Concordancia est un document officiel délivré par la police espagnole qui établit un lien entre le NIE (numéro d'identification fiscale et de résidence) d'un étranger à son nouveau DNI (numéro d'identification national) après l'obtention de la nationalité espagnole.

Pourquoi le certificat de concordance est-il important ?

• Évite les erreurs d'identité dans les dossiers juridiques, financiers ou de propriété.
• Nécessaire pour les tâches administratives (impôts, banque, contrats) liées à l'ancien NIE.
• Simplifie la transition pour les nouveaux citoyens espagnols qui vivaient auparavant en Espagne en tant qu'étrangers.

Sans cela, les employés peuvent être confrontés à des retards ou à des confusions lorsqu'ils traitent avec des administrations, des banques ou des registres de propriété.

Quand est-il nécessaire ?

Les employés internationaux ont besoin de ce certificat s'ils

• Citoyenneté espagnole récemment acquise
• Nécessité de mettre à jour des documents officiels (titres de propriété, déclarations fiscales, comptes bancaires)
• La gestion des questions juridiques ou financières est-elle toujours liée à leur NIE ?

Le meilleur moment pour déposer une demande est juste après avoir reçu le DNI, avant toute transaction importante.

Comment obtenir le Certificado de Concordancia ?

Où postuler ?

Les employés peuvent demander le certificat à la Comisaría de Policía Nacional de leur pays, de préférence lors du même rendez-vous que celui au cours duquel ils reçoivent leur DNI. Il est possible de faire la demande plus tard, mais cela nécessite une visite séparée et peut entraîner des frais minimes (environ 7 euros). 

Encouragez les employés à combiner les deux étapes pour leur éviter un deuxième voyage.

Documents requis

• Formulaire de demande EX-15 (rempli en espagnol)
• Preuve de paiement (Modelo 790-012, frais de ~7 €, supprimés si la demande est faite avec le DNI)
• Confirmation de rendez-vous (imprimée ou capture d'écran)
• Passeport et ancien NIE (original + copie)
• Nouveau DNI (si déjà délivré)
• Autorisation notariée (si quelqu'un d'autre la collecte)

Note : Les documents non espagnols doivent être accompagnés d'une traduction assermentée.

Option numérique : Certificat électronique de Concordance

Pour un traitement plus rapide, l'Espagne propose un E-Certificado de Concordancia, une version numérique acceptée pour les transactions en ligne. Ce certificat est particulièrement utile pour les employés qui gèrent des documents à distance ou pour ceux qui ont besoin d'une vérification immédiate.

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Comment les employeurs peuvent-ils aider ?

Un soutien proactif permet d'éviter les retards dans la signature des contrats, les déclarations d'impôts ou même le versement des salaires, autant d'éléments qui ont un impact sur le maintien de l'emploi. En plus d'expliquer le processus, les employeurs peuvent :

• Couvrir les frais (~7 €) en tant qu'avantage modeste, mais significatif, lié à la réinstallation.
• Mettre les employés en contact avec des traducteurs assermentés si leurs documents ne sont pas rédigés en espagnol. Un partenariat avec un fournisseur de mobilité globale tel que Jobbatical simplifie ce processus, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent.
• Ajuster les délais d'intégration et les horaires de travail pour tenir compte des rendez-vous avec la police (qui ont souvent de longs délais d'attente).
• Détectez rapidement les disparités potentielles en vérifiant si les systèmes de ressources humaines (paie, avantages sociaux) utilisent toujours le NIE de l'employé.

Conclusion

Le Certificado de Concordancia est une étape modeste mais importante pour les employés étrangers qui deviennent des citoyens espagnols. Comprendre son fonctionnement peut faciliter la transition de vos employés et leur éviter des problèmes juridiques ou financiers.

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