Comment préparer votre équipe à la nouvelle normalité post-COVID ?

Alors que certains attendent encore que les choses reviennent à la normale, il devient de plus en plus évident pour beaucoup d'entre nous que le monde ne sera plus le même une fois que le COVID-19 sera passé, quelle que soit la date de ce passage.

Quels sont les effets à long terme du COVID-19 sur notre façon de travailler, et comment les dirigeants et les équipes RH peuvent-ils se préparer à la nouvelle normalité ?

Quelle est la nouvelle normalité dans le monde du travail ?

L'ère de la télématique est arrivée

Tous ceux qui le peuvent travaillent à distance aujourd'hui. Et même si ce n'est pas nécessairement le cas pour toujours - uneétude menée au Royaume-Uni a révélé que près de la moitié des employés s'attendent à revenir à une flexibilité limitée une fois le confinement terminé - il est presque certain que le travail à distance sera plus répandu qu'il ne l'était avant la pandémie.

Daniella Sikora, responsable des opérations humaines chez Typeform, souligne la nécessité pour les entreprises de modifier leurs stratégies et de considérer le travail à distance comme la nouvelle normalité. "La situation que nous connaissons actuellement est loin d'être normale et nécessite une adaptation, une flexibilité et de nouveaux modes de communication et de collaboration", déclare-t-elle. "Nous apprendrons tous à quel point nous pouvons être plus ouverts au travail à distance une fois que tout cela sera terminé.

Pour certains, c'est une bénédiction, pour d'autres un défi majeur. Même les équipes qui avaient adopté le travail à distance bien avant l'arrivée du coronavirus ne sont pas complètement épargnées et doivent repenser leur approche du renforcement de l'esprit d'équipe. Vaida Revuckaite, responsable des ressources humaines chez Slite, estime que les plus grands défis pour les équipes à distance sont de travailler sur la culture d'équipe et de faire en sorte que les gens se connectent. "Même si nous avons déjà travaillé à distance, nous avons organisé des réunions et des retraites en personne pour apprendre à nous connaître et à nous rapprocher en tant qu'êtres humains", explique-t-elle. "Il est plus difficile de faire cela à distance, surtout si vous avez de nouveaux arrivants.

La nature inédite de la situation signifie qu'il n'existe pas de meilleures pratiques éprouvées. Les dirigeants doivent procéder à de nombreux essais et erreurs pour trouver ce qui fonctionne. Bien qu'il n'existe pas encore de solution universelle, M. Revuckaite est convaincu que de nombreux aspects positifs peuvent résulter de cette évolution mondiale vers un travail à distance généralisé. "Par exemple, le fait d'être obligé de repenser la manière d'organiser des sessions de travail, des ateliers d'équipe plus importants et des réunions", dit-elle.

"Nous organisions des réunions en personne tous les deux ou trois mois. Maintenant, nous les faisons à distance. Nous avons changé quelque chose qui a bien fonctionné : nous avons enregistré les présentations à l'avance à l'aide de Loom. Ensuite, nous avons organisé des séances de questions-réponses avec deux ou trois personnes par tranche horaire au sujet de la présentation. Nous avons constaté que les questions étaient beaucoup plus réfléchies car les participants les avaient préparées à l'avance et que les discussions étaient plus qualitatives.

Le marché de l'embauche est un marché d'acheteurs

Ces dernières années, le marché mondial de l'emploi a été décrit comme un marché de vendeurs. C'est le talent qui mène la danse, car une pénurie de talents sans précédent et qui s'aggrave progressivement signifie que les meilleurs talents sont libres de choisir où et pour qui ils travaillent dans le monde. La légendaire et inquiétante pénurie de talents était en passe de coûter à l'économie mondiale 8 500 milliards de dollars de revenus annuels non réalisés en 2030.

Avec l'arrivée du COVID-19, cette tendance s'est inversée pratiquement du jour au lendemain. Rien qu'aux États-Unis, le nombre de personnes privées d'emploi par le coronavirus s'élève à 22 millions. Les économistes ne peuvent même pas prédire avec précision le coût total et l'ampleur de la récession dans laquelle nous nous dirigeons, mais il y a fort à parier que les 8 500 milliards de dollars ne sont qu'un rêve en comparaison.

Le paysage des talents est en train de changer à grande échelle. Les entreprises des régions et des secteurs les plus touchés ferment leurs portes, réduisent leurs effectifs ou gèlent leurs plans d'embauche. Avec l'arrivée soudaine sur le marché d'un flot de nouveaux talents sans emploi, les entreprises qui ont la chance d'embaucher ont l'embarras du choix. Elles doivent également apprendre à interviewer et à intégrer les nouveaux employés à distance - une autre tendance, comme le travail à distance, qui était déjà en croissance constante et qui connaît aujourd'hui un essor important et imprévu.

La santé mentale des employés est au centre des préoccupations

Le monde du travail à distance n'est pas fait que de jeux et d'arrière-plans Zoom hilarants. Derrière les scènes apparemment joyeuses, le bien-être des employés en prend un coup. La conférence COVID-19 met en lumière l'importance de préserver la santé mentale du personnel.

Les experts prévoient une augmentation substantielle de la prévalence des problèmes de santé mentale. Une étude récente du JAMA prévoit une augmentation de "l'anxiété et de la dépression, de la consommation de substances, de la solitude et de la violence domestique ; et avec la fermeture des écoles, il y a une réelle possibilité d'épidémie de maltraitance des enfants". Les employeurs ne peuvent pas se permettre de rester les bras croisés en espérant que leurs employés ne seront pas affectés ou qu'ils seront capables de tout gérer par eux-mêmes.

"Pour que notre personnel reste engagé et productif, il doit être en bonne santé", déclare Daniella Sikora. "En tant que responsables des ressources humaines, nous devons plus que jamais soutenir nos collaborateurs dans cette nouvelle réalité, introduire des initiatives axées sur le bien-être mental et physique, ouvrir des lignes de soutien et renforcer une communication fréquente et ouverte. Nous devons également adapter nos processus internes de gestion des ressources humaines en nous concentrant sur la technologie pour nous aider dans l'engagement des employés, l'intégration et la désinsertion, etc.

Les priorités sont réévaluées

En tant qu'individus, nous nous devons de faire tout ce qu'il faut pour rester sains d'esprit en temps de crise. En tant que société, nous nous devons les uns aux autres de continuer à aller de l'avant, d'éliminer les tâches fastidieuses et de nous concentrer sur la manière dont nous pouvons faire la différence et sur l'endroit où nous pouvons le faire.

La pandémie a montré qu'une grande partie du travail quotidien ne sert pas à grand-chose. Dans son article de Forbes intitulé " 5 Predictions About How Coronavirus Will Change The Future Of Work", Tracy Brower note que le COVID-19 a entraîné une diminution des systèmes inutiles dans de nombreuses organisations, ce qui a permis à ces dernières de réagir rapidement grâce à des processus plus rationalisés. "En outre, écrit-elle, de nombreuses entreprises ont dû déléguer la prise de décision pour gagner en rapidité, ce qui s'est traduit par une plus grande responsabilisation des employés.

Alors que les entreprises et les individus sont soumis à d'énormes quantités de stress et à des exigences supplémentaires, les dirigeants travaillent avec leurs équipes pour identifier les tâches les plus significatives et les plus importantes. Comme l'explique Silja Voolma, docteur en sciences comportementales appliquées, "la productivité est égale à la quantité de travail utile effectuée, plutôt qu'aux heures passées à travailler : "La productivité est égale à la quantité de travail significatif effectué, plutôt qu'aux heures passées ou aux tâches ayant un impact sur le travail accomplies."

Comment se préparer et préparer ses équipes au nouveau monde du travail ?

Alors que le monde entier s'efforce de comprendre ce qui se passe et ce à quoi il faut s'attendre, les employeurs peuvent d'ores et déjà prendre quelques mesures pour se préparer, eux et leurs équipes, à la réussite.

Adopter un état d'esprit de flux

La nouvelle normalité pourrait bien signifier que la normalité n'existe pas. Pour s'adapter au rythme du changement qui s'annonce, les employeurs comme les employés doivent adopter un "état d'esprit de flux".

D'après April Rinneune autorité mondiale sur l'avenir du travail et de l'économie numérique, "un état d'esprit de flux exige que nous fassions des plans en partant du principe que ces plans changeront". Rinne souligne que plutôt que de ne pas faire de plans du tout, il s'agit de s'habituer à un changement continu par défaut. "Les personnes qui ont un état d'esprit de flux seront mieux placées pour naviguer dans les semaines et les mois à venir que celles qui attendent simplement que la situation soit terminée", écrit-elle.

Vaida Revuckaite insiste elle aussi sur la nécessité d'adopter un tout nouvel état d'esprit pour survivre et prospérer dans la nouvelle normalité. Selon elle, pour que les équipes réussissent dans le nouveau monde du travail, il ne suffit pas de repenser les outils, les cadres et les règles, mais aussi la manière dont on souhaite travailler au sens large. "Dans notre cas, nous sommes partisans d'une culture de travail réfléchie, écrite et transparente", explique-t-elle. "La documentation, les notes et le contenu écrit des projets aident toutes les personnes impliquées à collaborer au moment le plus opportun, sans que la culture de la distraction ne s'installe dans l'immédiat. L'adoption de bonnes pratiques permet d'accomplir beaucoup de travail. Vous aurez plus de temps pour organiser des appels téléphoniques ou des réunions en personne afin de vous rapprocher les uns des autres et de vous améliorer en tant qu'équipe, au lieu de lutter contre les incendies et de prendre des décisions sur-le-champ.

Transformer les maisons en lieux de travail agréables

La crise actuelle attire également l'attention sur les responsabilités des employeurs lorsqu'il s'agit de fournir à leurs travailleurs à distance les outils dont ils ont besoin pour travailler efficacement à domicile.

Dans sa lettre d'information sur l'avenir du travail, l'écrivain et conférencière Laëtitia Vitaud souligne l'importance de considérer le domicile comme un lieu de travail. "Avec l'omniprésence des outils de travail de la connaissance, le domicile est depuis de nombreuses années un lieu de travail de la connaissance, comme il l'a toujours été pour de nombreux artisans et artistes", écrit Mme Vitaud. "Pourtant, les employeurs accordent trop peu d'attention à ces lieux de travail dont les conditions ergonomiques laissent beaucoup à désirer."

Pour s'assurer que les employés travaillent dans de bonnes conditions, les employeurs devraient élargir leur définition du lieu de travail pour inclure officiellement le bureau à domicile et veiller à ce que leurs équipes disposent de tous les outils, équipements et soutiens moraux nécessaires au maintien de leur bien-être physique et mental.

Rechercher des personnes prêtes à travailler à distance

Vous êtes ce que vous embauchez. Et l'embauche vient de devenir un tout nouveau jeu. Kwun-Lok Ng, fondateur du fournisseur d'outils de gestion des connaissances Kipwise, pense qu'à la suite du COVID-19, de nombreuses équipes se rendront compte que le travail à distance est la voie à suivre et cesseront de louer des bureaux. "Embauchez ceux qui s'adapteraient à un environnement 100 % à distance", recommande-t-il.

Même si vous n'abandonnez pas complètement le bureau, il n'y a pas moyen d'échapper complètement à l'avenir à distance. "Nous devrons peut-être rendre nos politiques de travail à distance plus ouvertes et plus souples, et modifier nos besoins et nos stratégies de recrutement pour nous concentrer sur les candidats à distance", explique Daniella Sikora.

Le travail à distance a été imposé à des millions de personnes dans le monde en très peu de temps, dans des circonstances extraordinairement stressantes. Il était inévitable de s'y adapter. S'y adapter et rester au moins prêt à travailler à distance, si ce n'est en premier, même après que la menace immédiate du COVID-19 soit passée, vous aidera à garder vos équipes prospères alors que vous vous apprêtez à affronter un avenir incertain.

‍