La liste de contrôle essentielle pour la relocalisation des employés

Vous avez trouvé votre première embauche internationale - félicitations ! Cependant, il se peut que vous ressentiez une certaine appréhension à l'égard du processus de relocalisation. Peut-être avez-vous déjà quelques membres talentueux de l'équipe internationale et cherchez-vous à en recruter d'autres ? Si la dernière relocalisation ne s'est pas déroulée aussi bien que prévu, avec toute la paperasserie et la myriade de documents à gérer, vous n'êtes pas seul.

Ne vous inquiétez pas, Jobbatical a les solutions qu'il vous faut.

Ayant aidé des milliers de personnes à s'installer à l'étranger, notre équipe connaît tous les tenants et aboutissants de la relocalisation et tous les formulaires que vous devrez remplir. Pour vous faciliter la tâche, nous avons établi cette liste de contrôle afin que vous ne manquiez de rien.

Tout est dans le choix du moment

Nous n'allons pas l'édulcorer, la relocalisation prend du temps. Le processus, du début à la fin, peut prendre entre un et trois mois. Pendant cette période, beaucoup de choses doivent se passer. Les documents doivent être signés, scellés et livrés, voire traduits et apostillés. Sans oublier le déménagement proprement dit.

En d'autres termes, plus tôt vous entamez le processus de relocalisation, mieux c'est. Mais avec les bonnes solutions de mobilité mondiale en place, le processus peut être plus fluide et plus efficace.

Liste de contrôle

La partie la plus importante du processus de gestion de la mobilité mondiale est l'obtention de tous les documents nécessaires. Toute erreur ou oubli de formulaire peut retarder la procédure. Les documents exacts dont vous aurez besoin varieront en fonction du pays et de la durée du séjour, mais dans la plupart des cas, il s'agira des documents suivants :

Le contrat

Cela peut sembler évident, mais le contrat de travail est essentiel. Dans la plupart des cas, vous ne pourrez pas demander de visa de travail sans ce contrat. Le contrat de travail doit être prêt avant que vous ne commenciez le processus de relocalisation, car vous n'irez pas loin sans lui. Lorsque nous aidons à la relocalisation, il est surprenant (pour nous) que nous devions parfois attendre des semaines pour obtenir un contrat, ce qui retarde déjà le processus.

Un passeport en cours de validité 

Cela peut sembler évident, mais tout le monde n'a pas un passeport valide prêt à voyager à tout moment. Le passeport ne doit pas être sur le point d'expirer et doit comporter au moins deux pages vierges pour le visa. Certaines demandes de visa peuvent nécessiter des photos supplémentaires. Faites vos recherches et vérifiez la taille et le nombre de photos dont vous aurez besoin.

Visa/permis de travail

Savez-vous de quel visa votre nouvel employé aura besoin, le cas échéant ? Qu'en est-il de son conjoint et de ses enfants ? Le visa permettra-t-il à son partenaire de travailler également ? Il se peut que vous deviez rédiger une lettre de soutien pour votre nouvel employé afin de prouver qu'il dispose d'un contrat de travail à temps plein. N'oubliez pas de vérifier quels sont les documents nécessaires pour demander un visa ou un permis de travail, comme un acte de naissance, un acte de mariage, des documents relatifs à l'adoption, etc.

Si votre nouvel employé déménage avec sa famille, vous devrez fournir un certificat de mariage ou d'union libre, ainsi que les certificats de naissance des enfants. Selon l'endroit où vous vous installez, ces documents doivent être apostillés ou attestés dans le cas de l'UE.

La plupart des pays vous demanderont également de révéler tout casier judiciaire ou, mieux encore, de prouver que vous n'en avez pas.

Un examen médical sera-t-il nécessaire pour l'obtention du visa ?

Certains pays, comme les Pays-Bas, exigent que les demandeurs de visa se soumettent à un examen physique et à des tests médicaux spécifiques pour demander un visa ou un permis de séjour temporaire. Souvent, ces tests et examens ne peuvent être effectués que par des médecins agréés par l'ambassade locale. Les Pays-Bas exigent également que certains demandeurs (en fonction de leur nationalité) se soumettent à un test de dépistage de la tuberculose.

Permis de conduire

Votre nouvel employé pourra-t-il conduire dans votre pays ? Les pays de l'UE, comme l'Estonie, exigent un permis de conduire international pour pouvoir conduire jusqu'à ce que vous puissiez échanger votre permis contre un permis local. D'autres pays exigent que vous échangiez votre permis contre un permis local ou que vous passiez un examen de conduite. Les Pays-Bas imposent d'autres conditions pour échanger votre permis, comme un certificat de santé physique délivré par un médecin local.

Assurance maladie

Votre pays offre-t-il des soins de santé aux expatriés ? Votre nouvel employé aura-t-il besoin d'une assurance maladie ? Qu'est-ce qui sera couvert ? Les soins dentaires seront-ils couverts ? Le fait d'apporter son dossier médical/dentaire peut faciliter la recherche d'un médecin généraliste local. 

Assurance voyage et contenu

Les accidents sont fréquents, surtout lors d'un déménagement. Si votre nouvel employé expédie tout le contenu de sa maison dans votre pays, pensez à souscrire une assurance. Mieux vaut prévenir que guérir.

Dossiers scolaires/éducation

Votre nouvel employé déménagera-t-il avec des enfants ? Renseignez-vous sur les écoles locales et fournissez une liste d'options. Les dossiers scolaires, comme les bulletins de notes, seront également nécessaires.

Vous déménagez avec des animaux de compagnie ?

Veillez à ce que les animaux de compagnie de votre nouvel employé aient eux aussi une bonne expérience de la relocalisation. Emmener des chats, des chiens et des iguanes à l'étranger n'est pas aussi simple que d'acheter un billet et de les mettre dans un avion. Au minimum, ils auront besoin d'un passeport. Les animaux peuvent avoir besoin d'un examen avant de voyager, et certains pays exigent que les animaux soient mis en quarantaine à l'arrivée pendant une période pouvant aller jusqu'à trois mois.

L'ensemble des avantages

Malheureusement, il n'existe pas de programme de relocalisation unique. La situation de chaque talent est différente. Certains déménageront seuls, d'autres avec leur famille. Réfléchissez donc à ce que vous allez couvrir et assurez-vous de le communiquer à votre candidat. Voici quelques éléments à prendre en compte :

• Visa de travail. Comment aiderez-vous votre nouvel employé à s'y retrouver dans toutes les formalités administratives ?
• Assurance maladie. Dans la plupart des cas, les nouveaux embauchés internationaux auront besoin d'une assurance maladie dans leur nouveau pays. Allez-vous couvrir les frais pour eux et leur famille ? Et pendant combien de temps ?
• Soutien financier. Allez-vous prendre en charge les frais de réinstallation ? Et le coût d'un logement temporaire pendant qu'ils cherchent un logement permanent ?
• S'installer. Une fois que votre nouvel employé a déménagé, comment allez-vous l'aider à se familiariser avec sa nouvelle ville ? Trouver une école pour leurs enfants ? Proposer des cours de langue ou une formation culturelle ? Ouvrir un compte bancaire ? Aider votre nouvel employé à s'installer est la clé d'une relocalisation réussie.

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Nous savons qu'il y a beaucoup de choses à prendre en compte lorsque l'on recrute à l'étranger. Mais vous n'avez pas à le faire seul. L'utilisation d'un logiciel de mobilité internationale peut rationaliser l'ensemble du processus de relocalisation des employés, de la gestion des visas à l'assurance que tous les documents requis sont soumis à temps, ce qui vous permet d'avoir l'esprit tranquille et d'aider votre nouveau collaborateur à s'installer en douceur.

L'embauche d'un partenaire de relocalisation peut vous apporter le soutien dont vous avez besoin pour vous assurer que le processus de relocalisation se déroule sans heurts pour vous et votre nouvel employé international.