Portugals neue Niss-Anwendung: Herausforderungen für die globale Personalbeschaffung

Unternehmen, die in Portugal internationale Fachkräfte einstellen wollen, sehen sich aufgrund der jüngsten Änderungen im Verfahren zur Erlangung einer Sozialversicherungsnummer (NISS) neuen Herausforderungen gegenüber. Zuvor konnten ausländische Arbeitnehmer eine NISS im Voraus beantragen und mussten lediglich persönliche Daten und ihren Ausweis angeben. Dies ermöglichte es den Unternehmen, die Beschäftigung kurz nach der Ankunft ihres Mitarbeiters aufzunehmen. Doch nun sorgen strengere Anforderungen für Verzögerungen und Verwirrung, was sich sowohl auf Arbeitgeber als auch auf Arbeitnehmer auswirkt.

Was ist der NISS?

Die NISS ist eine Sozialversicherungsnummer, die für jeden, der in Portugal legal arbeitet, obligatorisch ist. Sie ermöglicht den Zugang zu Sozialversicherungsleistungen und ermöglicht es den Arbeitgebern, die Sozialversicherungsbeiträge vom Gehalt abzuziehen.

Was hat sich am 2. Juli geändert? 

Ab dem 2. Juli müssen Antragsteller für die Beantragung einer NISS nun folgende Angaben machen

1. Nachweis des Beschäftigungsstatus (Vertrag, Unternehmensanmeldung, Bestätigung als Freiberufler)
2. Nachweis des Einwanderungsstatus (Aufenthaltsgenehmigung, Antrag auf Aufenthaltsgenehmigung, Antrag auf Aufenthaltsvisum für CPLP-Länder oder Bescheinigung über die Aufenthaltsgenehmigung für CPLP-Bürger)

Wer ist von dieser Änderung betroffen? 

CPLP-Bürger (Gemeinschaft der portugiesischsprachigen Länder): Unberührt, da die NISS bei der Visumserteilung beantragt werden kann.

TPS-Inhaber (vorübergehender Schutzstatus): Unberührt, da bei manuellen Anträgen ein Schutznachweis akzeptiert wird, auch wenn der NISS in der Regel automatisch erteilt wird.

EU-Bürger: Unklar, da eines der erforderlichen Dokumente, das Arbeitsvisum, für EU-Bürger nicht existiert. Außerdem verstößt die Forderung nach zusätzlichen Dokumenten gegen das Recht, sich innerhalb der EU frei zu bewegen, aufzuhalten und zu arbeiten.

Drittstaatsangehörige: Müssen möglicherweise ihren Umzug abschließen, bevor sie sich für NISS bewerben können.

Familienangehörige: Das Verfahren zur Erlangung eines NISS für Familienangehörige, die Arbeitnehmer begleiten, ist noch unklar.

Welche Herausforderungen ergeben sich aus den neuen Vorschriften? 

Diese Änderungen stellen Unternehmen, die internationale Fachkräfte einstellen, vor ein Dilemma. Die Unternehmen müssen sich nun entscheiden zwischen einer sofortigen Einstellung, bei der sie Geldstrafen riskieren, oder dem Warten auf die NISS-Zuteilung, was zu einer Verzögerung der Einstellung um 6 bis 8 Monate führen kann.

Die meisten Unternehmen werden wahrscheinlich einstellen, sobald die meisten Dokumente vorliegen, und die Behörden 15 Tage im Voraus über die Einstellungsentscheidung informieren, wobei sie nur die Steuernummer (NIF) verwenden. Am ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers ist jedoch eine Erklärung beim NISS erforderlich. Andernfalls kann die Comunicação de vínculo de trabalhadores (Meldung des Arbeitsverhältnisses) von der Sozialversicherung abgelehnt werden, und die Unternehmen riskieren Geldstrafen zwischen 50 € (ein betroffener Arbeitnehmer) und 1000 € (50 oder mehr betroffene Arbeitnehmer). Außerdem müssen die Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge einbehalten, bis die NISS-Nummer der Sozialversicherung mitgeteilt werden kann.

Es gibt zwar ein Verfahren, mit dem Unternehmen im Namen ihrer Mitarbeiter einen Antrag an den NISS stellen können, aber die erforderlichen Dokumente bleiben dieselben, und auch das Ergebnis ist dasselbe.

Was folgt daraus? 

Die portugiesischen Sozialversicherungsdienste haben sich nicht mit den rechtlichen Auswirkungen befasst und keine eindeutigen Erklärungen geliefert, so dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer keine klaren Leitlinien für das weitere Vorgehen haben.

Wir empfehlen Unternehmen, die internationale Mitarbeiter in Portugal einstellen, die Situation im Auge zu behalten und die Verfahren entsprechend der Entwicklung anzupassen. Es ist wichtig, eine offene Kommunikation mit den umziehenden Mitarbeitern über mögliche Verzögerungen und veränderte Verfahren zu führen.

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