Meilleures pratiques pour les programmes de mobilité mondiale

Il est dans l'intérêt de toutes les parties de mettre en place un processus de relocalisation efficace et d'assurer une transition en douceur pour votre nouvel employé. Si la relocalisation peut être une opportunité passionnante, la réalité est qu'un déménagement est toujours stressant - l'ajout d'un aspect international ne fait qu'ajouter au stress. Un programme de mobilité mondiale solide permet de s'assurer que les détails administratifs et juridiques sont pris en charge afin que vos employés puissent se concentrer sur leur travail.

Il est évident que la prise en charge du billet d'avion et des frais de déménagement fait partie de l'accord, mais les programmes les plus efficaces vont bien au-delà. Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques et des éléments à garder à l'esprit lorsque vous développez ou améliorez votre programme.

Visas et permis

Recherchez les détails nécessaires pour que le salarié obtienne un visa et une autorisation de travail dans le pays où il s'installe. L'immigration, les visas et l'autorisation de travail peuvent être compliqués et la documentation peut être écrasante. C'est pourquoi la collaboration avec une agence de mobilité internationale ou un prestataire de services de mobilité des salariés peut simplifier ce processus. Si l'employé a de la famille qui voyage avec lui, le prestataire peut également l'aider à obtenir des visas et des informations sur l'immigration. Il s'agit également d'un processus qui prend du temps, il convient donc de prévoir suffisamment de temps à cet effet.

Fournir un soutien en matière de logement et d'autres conditions de vie

Une fois que vous savez que les questions d'immigration et de visas sont bien maîtrisées, vous pouvez vous concentrer sur la logistique du transfert de votre employé. Si le logement est le principal élément à prendre en compte, il existe d'autres domaines dans lesquels vous pouvez apporter votre soutien.

Logement

Le type de logement que vous choisirez dépendra du type de mission. Par exemple, pour une mission de courte durée, la location d'un appartement ou d'une maison meublée peut être une meilleure option que l'achat d'une maison. Quel que soit le type de logement, précisez d'emblée les coûts que vous prendrez en charge pour le compte de l'employé, ou si vous lui rembourserez ces coûts. Il peut s'agir d'une indemnité de logement ou de la prise en charge des frais de clôture, des dépôts de garantie ou des frais de résiliation du bail si le salarié est actuellement locataire.  

Votre employé appréciera également votre soutien dans le processus de sélection d'un lieu de résidence. Le processus est compliqué pour tout le monde, mais n'oubliez pas que votre employé a une connaissance limitée de la région et qu'il ne comprendra probablement pas tout à fait le processus. Pensez à l'aider pour des détails tels que la signature d'un bail, l'inspection d'une maison ou la mise en place des services publics nécessaires.

Transport

En plus des informations sur le logement, fournissez des informations sur les transports publics, les applications de covoiturage ou d'autres moyens de transport. Si l'employé a l'intention de conduire, il peut avoir besoin d'aide pour obtenir un permis de conduire dans le nouveau pays et pour savoir comment acheter ou louer une voiture.

N'oubliez pas la famille

Le salarié peut ne pas être la seule personne à déménager dans un nouveau pays. Étant donné que la résistance du conjoint au déménagement est souvent le principal obstacle à la relocalisation, il est essentiel de tenir compte de ses besoins également. Les solutions de mobilité globale peuvent vous aider à y répondre.

Le conjoint ou le partenaire de l'employé peut renoncer à une carrière ou à des possibilités de formation, à ses amis ou à sa famille. Dans le nouveau pays, il se peut qu'il n'ait pas droit à une autorisation de travail. N'oubliez pas qu'ils s'adaptent également à une nouvelle culture, mais qu'ils ne bénéficient pas d'un réseau ou d'un emploi pour faciliter la transition. S'ils ont des enfants, ils auront probablement besoin d'aide pour identifier les options scolaires appropriées et les activités extrascolaires ou autres activités d'enrichissement. Envisagez d'organiser des événements sociaux pour permettre aux employés et à leur famille de se rencontrer et de leur souhaiter la bienvenue.

N'oubliez pas l'acclimatation culturelle

Le transfert d'un employé ne se limite pas à l'aider à s'installer dans son travail. Ne négligez pas l'importance d'aider votre employé et sa famille à s'adapter à leur nouvelle culture. L'adaptation à une nouvelle culture peut être très éprouvante sur le plan émotionnel, et le fait de guider votre employé - et sa famille - tout au long du processus aura un impact positif sur sa réussite.

Envisagez de proposer des cours de langue à l'employé et à sa famille avant leur arrivée, afin qu'ils soient mieux préparés, et poursuivez les cours une fois qu'ils sont arrivés dans leur nouveau pays. Si ce n'est pas possible, faites appel à un traducteur.

L'objectif est d'aider votre employé à se sentir bien accueilli dans son nouveau lieu de résidence. Pensez donc à rédiger un guide sur son nouveau quartier, comprenant des recommandations sur les épiceries, les restaurants, les hôpitaux, les cafés, les musées et d'autres centres d'intérêt.

Santé et considérations financières/fiscales

Votre employé aura probablement besoin de conseils sur certains des aspects les plus banals - mais très importants - de son nouveau pays, notamment en matière d'assurance et d'implications financières ou fiscales.

L'assurance maladie et la prestation de soins de santé changent d'un pays à l'autre, et fournir des conseils à ce sujet ne se limite pas à donner des documents à remplir. Veillez à expliquer les différents aspects de la couverture santé, à examiner les conditions d'éligibilité et à discuter de ce qui est couvert. Montrez-lui comment trouver des prestataires de soins médicaux si nécessaire, en particulier si votre régime d'assurance maladie limite les prestataires auxquels il peut faire appel. Présentez l'employé à votre conseiller en avantages sociaux ou à votre courtier, qui pourra lui fournir des informations plus détaillées. Enfin, fournissez-lui des informations sur les endroits où il peut obtenir des soins d'urgence, y compris l'emplacement des cliniques sans rendez-vous, des salles d'urgence et des hôpitaux.

S'installer dans un nouveau pays implique également de se familiariser avec de nouvelles lois fiscales et de s'adapter à une nouvelle monnaie. Fournissez à votre employé des informations sur les systèmes bancaires, fiscaux et financiers du pays, y compris sur la manière d'ouvrir un compte bancaire. Mettez-le en contact avec un conseiller financier de confiance qui pourra lui fournir des informations impartiales et précises et lui servir de ressource permanente.

Le soutien se poursuit après la relocalisation

Il est essentiel de poursuivre l'assistance après la relocalisation. Veillez donc à ce que votre stratégie de mobilité mondiale prenne en compte les besoins continus.

Une fois que la nouveauté et l'excitation du déménagement dans un nouveau pays se sont dissipées, l'adaptation à une nouvelle culture peut être source de solitude et d'isolement. Donnez à l'employé la possibilité de rencontrer ses collègues dans un cadre social, en particulier s'il y a d'autres employés délocalisés qui peuvent compatir à sa situation.

Il est impossible d'envisager toutes les questions qui se poseront lors du transfert d'un employé. Soyez disponible pour répondre aux questions au fur et à mesure qu'elles se présentent et soyez proactif en contactant régulièrement l'employé pour qu'il sache qu'il a du soutien, non seulement sur le plan professionnel, mais aussi sur le plan personnel.

Angela Smith est une consultante, rédactrice et conférencière en ressources humaines très demandée. Elle a de l'expérience dans le domaine de l'acquisition et de la gestion des talents en entreprise, des relations de travail et de l'accompagnement des cadres et des dirigeants. Elle est intervenue notamment à l'université du Massachusetts, au Miami Dade College, au Champlain College et à l'université Cornell, et ses écrits ont été publiés dans The Muse, Forbes et Mashable. Angela est titulaire d'un MBA de l'université du Massachusetts.

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