Comment embaucher à distance pendant la conférence COVID-19

La propagation continue du COVID-19 affecte les différentes régions et industries de manière radicalement différente.

Les secteurs du voyage et du tourisme ont subi des pertes sans précédent, tandis que de nombreuses entreprises de jeux et de livraison prospèrent dans un monde bloqué à la maison. "Il n'est pas surprenant qu'avec des voyages réduits au minimum et une vie sociale mise en veilleuse, les secteurs de l'hébergement et de la restauration soient parmi ceux qui souffrent le plus, tout comme l'industrie manufacturière, le commerce de gros et de détail, ainsi que l'immobilier et les affaires", rapporte la BBC, qui poursuit : "Ensemble, ils représentent près de 38 % de la main-d'œuvre mondiale, avec 1,25 milliard de personnes employées dans ces secteurs à travers le monde.

De nombreuses startups se trouvent dans une situation particulièrement précaire. Une étude de Startup Genome a révélé que depuis le début de la crise, près de trois quarts des startups ont licencié des travailleurs à temps plein. La même étude a révélé que 41 % des startups se retrouvent avec trois mois ou moins de marge de manœuvre.

En raison de ces bouleversements massifs, le marché de l'emploi est inondé de talents, et un grand nombre d'entreprises se sont retirées du jeu de l'embauche à plus ou moins long terme. Il s'agit désormais d'un marché d'acheteurs, mais la recherche de talents ne sera pas nécessairement une promenade de santé pour ceux qui ont la chance de pouvoir encore embaucher.

Si vous êtes l'un d'entre eux, voici comment aborder l'embauche à distance pendant la crise du COVID-19.

Embaucher au niveau international

Si vous avez hésité à ouvrir votre recrutement au pool de talents internationaux, c'est le moment idéal pour commencer. Si vous recrutez déjà à l'échelle internationale, continuez.

Cela peut sembler un peu contre-intuitif - les pays sont verrouillés, les licenciements rendent les talents locaux plus disponibles. Mais ne vous laissez pas distancer par la diversité que vous trouverez sur le marché mondial. C'est important pour plusieurs raisons :

• Les personnes que vous engagez aujourd'hui sont cruciales. La bonne équipe peut faire la différence entre la prospérité et la langueur en temps de crise. Même si votre vivier de talents est plus important qu'auparavant, la pression pour bien recruter l'est tout autant.
• Le monde a changé, mais de nombreuses vérités fondamentales n'ont pas changé: La diversité reste la clé de l'innovation. En apportant à votre équipe des perspectives et des expériences plus variées provenant du monde entier, vous augmentez vos chances de réussite.

Les voyages internationaux étant pratiquement au point mort, il se peut que vous ne déplaciez personne physiquement avant un certain temps, mais il est vital de conserver un vivier de talents internationaux. De même, si vous recrutez et intégrez des personnes à distance de toute façon, l'endroit où elles se trouvent dans le monde a-t-il vraiment de l'importance ?

Lorsque le monde s'ouvrira à nouveau et que la relocalisation reviendra à la normale (dans une certaine mesure), vous aurez une longueur d'avance, surtout si vous avez un partenaire de relocalisation fiable qui vous soutient sur le plan logistique.

Faire preuve d'une grande sensibilité

L'Organisation mondiale de la santé reconnaît que les niveaux élevés de stress et d'anxiété constituent le principal impact psychologique de la pandémie. Lorsque vous recrutez à distance pendant la période du COVID-19, n'oubliez pas que toutes les personnes que vous interrogez peuvent être confrontées à un certain nombre de difficultés dans leur vie personnelle :

• Difficultés financières. Avec des millions d'emplois perdus dans le monde, de nombreuses personnes et familles ne savent pas d'où viendra leur prochain salaire.
• Des problèmes de santé, tant physiques que mentaux. Non seulement il constitue une menace physique directe partout dans le monde, mais le COVID-19 provoque et exacerbe également des problèmes de santé mentale chez de nombreuses personnes dans le monde. Il rend également plus difficile la recherche d'une aide médicale pour des problèmes non liés au COVID.
• Problèmes familiaux. Alors que les familles sont confinées chez elles, de nombreuses personnes doivent s'occuper de leurs enfants et/ou de leurs parents âgés, tout en devant faire face à une augmentation soudaine du temps passé avec leur conjoint. On s'attend à ce que les taux de divorce augmentent en raison de la pandémie et, ce qui est particulièrement inquiétant, la violence domestique est en hausse.

Ces questions ne sont pas souvent abordées lors des entretiens d'embauche, mais elles peuvent facilement influer sur la performance de l'entretien.

Cela ne signifie pas que vous devez marcher sur des œufs et embaucher tous ceux qui frappent à la porte de votre réunion Zoom de peur de les blesser. Gardez simplement à l'esprit les circonstances actuelles et :

• Mettez les gens à l'aise. Les entretiens vidéo sont souvent voués à la maladresse dès le départ. Il peut être difficile d'établir une relation par vidéo, surtout si les microphones, les haut-parleurs ou les caméras ne fonctionnent pas, si les connexions internet sont mauvaises ou s'il y a trop de bruit de fond, d'écho ou de décalage. Donnez le ton de l'appel dès le début en vous montrant énergique, sympathique et de bonne humeur (sans tomber dans la fausse gaieté).
• Ne jugez pas trop sévèrement sur la base des premières impressions. Bien sûr, vous voulez recruter les meilleurs éléments pour votre équipe, mais n'oubliez pas que vous n'avez peut-être pas l'occasion de les voir sous leur meilleur jour à l'heure actuelle.
• Soyez flexible et compréhensif. Pour les personnes qui restent à la maison avec des enfants, d'autres membres de la famille ou des animaux, les routines quotidiennes peuvent être très difficiles. En fait, il n'y a souvent que très peu de "routine".
• Si votre candidat doit reporter un appel, laissez-lui une marge de manœuvre et essayez d'arranger les choses.
• Ne considérez pas les retards comme des échecs automatiques. Il peut s'agir d'un enfant malade, d'un conflit d'horaire avec un conjoint occupé, ou d'un autre retard inattendu qui peut découler d'une profonde perturbation des habitudes quotidiennes.
• Ne soyez pas trop malin dans vos questions. Les questions d'entretien astucieuses semblent heureusement passer de mode, et elles sont inutilement stressantes. Posez des questions directes, donnez-leur des scénarios hypothétiques pour voir comment ils réagiraient. Mais à moins qu'elles ne soient réellement en rapport avec le poste, des questions telles que "Combien de paires de lunettes de soleil sont vendues en Thaïlande chaque année ?" ne feront qu'encombrer l'esprit des candidats et leur faire perdre un temps précieux lors de l'entretien.

Veillez à ce que votre culture rayonne tout au long de votre processus d'entretien et au-delà

Votre culture n'est pas un diaporama poussiéreux que tous les membres de votre équipe ne verront qu'une seule fois au cours de leur mandat. Pour le meilleur ou pour le pire, la culture de votre entreprise transparaît dans tout ce que vous faites. Dès l'instant où vous cliquez sur le bouton "publier" de votre offre d'emploi, vous montrez à vos candidats à quel point ils comptent pour vous.

Le processus d'entretien est un reflet important et critique de votre culture. Dans son récent article paru dans Forbes, Meghan M. Biro, fondatrice de TalentCulture, explique pourquoi il est essentiel de s'approprier dès maintenant le processus d'entretien à distance. "Des entretiens médiocres, maladroits et fastidieux transmettront le message que la culture de travail de cet employeur potentiel est probablement insuffisante", écrit-elle.

Pour s'assurer que les personnes interrogées à distance voient que votre culture est à la hauteur :

• Ayez un ensemble de valeurs fondamentales bien définies et réalisables que vous défendez et mettez en pratique tous les jours.
• Disposez d'un dossier culturel que vous pouvez partager avec les candidats.
• Élaborez une série de questions d'entretien qui permettront d'évaluer l'adéquation des candidats avec vos valeurs.
• Mettez tout par écrit. Établissez un processus d'embauche clair et documenté afin de vous assurer que tous les membres de votre équipe de recrutement sont sur la même longueur d'onde.
• Coordonnez l'action des membres de l'équipe de recrutement pour vous assurer que vous ne posez pas de questions redondantes ou non pertinentes.
• Soyez organisé et précis dans votre préparation à l'entretien. Montrez à vos candidats que vous les respectez et que vous respectez leur temps en préparant les entretiens bien à l'avance.

Même si vous êtes pressé d'embaucher, réfléchissez à votre processus d'entretien et ne vous précipitez pas. Très peu d'embauches intelligentes sont réalisées lorsque le processus est pensé après coup.

Vérifier si l'on est prêt à travailler à distance

Que vous envisagiez ou non de vous en tenir au travail à distance dans un monde post-COVID (quel qu'en soit le moment et la forme), vous avez probablement compris que la préparation au travail à distance est une nécessité pour les entreprises et les membres de l'équipe.

Vous recherchez donc une personne organisée, motivée, disciplinée et responsable - une personne qui peut vous montrer qu'elle est capable de faire le travail en dehors d'un bureau ou d'un domicile bien rangé.

Mais surtout, votre équipe bénéficiera de la présence de personnes capables de s'adapter aux aléas de la vie. En un mot, adaptables. Au cours des derniers mois, nous avons vu à quel point les choses peuvent changer rapidement et radicalement. Il n'y a pas de normalité qui soit la nouvelle normalité, et ceux qui ont le bon"état d'esprit de flux" sont les mieux armés pour prospérer dans un monde où règne l'incertitude.

Mettre en place une bonne politique de santé

Les personnes qui rejoignent votre entreprise dans un contexte aussi précaire que celui que nous connaissons aujourd'hui auront très certainement leur santé et leur bien-être à l'esprit. C'est le moment pour les employeurs de prendre les devants et de montrer aux candidats le type de filet de sécurité auquel ils peuvent s'attendre.

Publiée en avril dernier, une enquête menée auprès d'employeurs aux États-Unis a révélé que 86 % d'entre eux ont déclaré promouvoir l'utilisation de la télémédecine, des lignes d'infirmières ou des visites virtuelles de soins de santé. Cinquante-huit pour cent d'entre eux augmentent l'accès à la télésanté comportementale, et 14 % prévoient de le faire.

La santé mentale des employés étant menacée dans le monde entier, il est essentiel de faire savoir aux futurs employés que vous avez un plan pour être là pour eux.

Définir les modalités d'accueil et d'expérience à distance

L'intégration d'une personne dans une équipe existante est une entreprise délicate, comme le sait Gonz Sanchez, responsable de la croissance chez Jobbatical. Le fait de le faire à distance, en particulier au milieu d'une pandémie mondiale, ajoute une couche supplémentaire de complexité. "Ma plus grande erreur a été de ne pas fournir suffisamment de soutien et de structure au nouvel employé", explique-t-il. Pour assurer la réussite de ses nouvelles recrues à distance, Gonz a élaboré les trois règles suivantes pour son processus d'intégration :

• Disposer d'une documentation complète. La documentation de votre entreprise devrait être un manuel d'instructions sur la manière de fonctionner, et il convient donc de l'ouvrir complètement à tous les nouveaux embauchés. Elle doit être la source ultime de vérité pour tout le monde.
• Élaborer un plan clair sur 90 jours. Tous les nouveaux employés ont d'énormes attentes. Après tout, c'est pour cela que vous les engagez. Le problème survient lorsqu'il y a un décalage entre eux et le reste de l'équipe. Un plan de 90 jours permet de fixer des attentes claires (et réalistes) et d'être sur la même longueur d'onde.
• Nommez un copain d'intégration. Un nouvel employé à distance aura des millions de questions, mais personne vers qui se tourner pour obtenir des réponses. La désignation d'un compagnon d'intégration officiel et la responsabilisation de cette personne quant à la réussite du processus garantiront une transition en douceur.

Rejoindre une nouvelle équipe peut être accablant, c'est pourquoi tout ce que vous pouvez faire pour fournir une structure à un nouvel employé sera apprécié.

Si vous n'avez pas confiance en votre capacité à offrir une expérience à distance harmonieuse, c'est le moment d'expérimenter et de trouver ce qui fonctionne pour vous. De nombreux logiciels et outils de RH sont actuellement disponibles gratuitement, alors faites participer votre équipe et travaillez ensemble pour trouver des solutions auxquelles les gens réagissent bien.

Être un excellent communicateur à chaque étape du processus d'embauche

Une communication claire et concise a toujours été et sera toujours le fondement des entreprises et des équipes performantes. Plus que jamais, cependant, une crise mondiale est le moment et l'endroit où l'on peut vraiment pousser le bouchon de la communication efficace. Dans le contexte de l'embauche à distance au cours de la conférence COVID-19, cela signifie :

• Réduire au minimum les réponses toutes faites. Même dans les bons jours, un message manifestement automatisé et sans âme est décourageant pour un candidat rejeté. Dans un tel moment, un message personnalisé peut faire toute la différence dans l'état d'esprit d'une personne.
• Faire preuve de transparence et gérer les attentes. Si votre charge de travail est écrasante et entraîne de longs délais de réponse/traitement, vos candidats comprendront probablement. Ne leur dites pas que vous les contacterez demain si vous n'êtes pas sûr de pouvoir le faire.
• Pas de fantômes. Il s'agit d'une règle d'or de l'embauche qui semble toujours être enfreinte. Ne laissez pas vos candidats en suspens, dans l'attente d'une mise à jour qui ne viendra jamais. Fermez toutes les boucles, que vous ayez de bonnes ou de mauvaises nouvelles.

Comme presque tous les aspects de la vie telle que nous commençons à la connaître, l'embauche à distance pendant la conférence COVID-19 impliquera inévitablement beaucoup d'essais et d'erreurs. Quoi qu'il en soit, façonnez votre processus d'embauche en gardant à l'esprit des êtres humains réels. Dans une récente interview pour TecHRseries, Samuel Leduc, responsable du recrutement mondial chez Kiwi.com, souligne que l'on oublie souvent que les entreprises sont constituées de personnes. "Placer les personnes au centre de l'entreprise résoudra la plupart des autres problèmes", déclare-t-il.

Avec une bonne communication, de l'honnêteté, de la transparence et une approche humaine, vous pouvez construire une équipe capable de résister à toutes les tempêtes.

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