Comment gérer humainement les licenciements (à distance) ?

Il n'y a pas de bonne façon d'annoncer à quelqu'un qu'il n'a plus de travail. 

Nous avons consulté des experts et des fondateurs pour élaborer un guide sur la manière de gérer les licenciements avec humanité, en mettant l'accent sur les équipes à distance.

Si votre entreprise se trouve confrontée à la perspective d'une réduction des dépenses, vous trouverez ci-après des conseils pour faire face à cette situation complexe.

Envisager toutes les autres solutions

Dans le cas très improbable où cela ne vous serait pas venu à l'esprit : avant de licencier, assurez-vous que c'est la bonne décision.

Examinez toutes les autres options pour voir si une combinaison de réduction temporaire des salaires, de réduction des avantages sociaux, de réduction du temps de travail, de programmes d'aide gouvernementaux ou de congés sans solde pourrait être financièrement viable en tant qu'alternative aux licenciements.

Il est essentiel de maintenir les lignes de communication ouvertes avec vos équipes à ce moment-là et cela peut donner des résultats inattendus. Quand les équipes se rassemblent dans les moments difficiles, solutions de crowdsourcing peuvent déboucher sur des moyens créatifs de réduire les coûts et/ou d'augmenter les revenus.

De plus, lorsque vous faites en sorte que votre équipe se sente incluse, en confiance et écoutée, vous augmentez vos chances d'obtenir son adhésion à tous les projets ou initiatives que vous finirez par mettre en œuvre. Une communication ouverte est particulièrement importante pour les équipes éloignées, où la peur et l'incertitude sont facilement amplifiées par l'isolement et les silences suspects de la direction.

Cette décision est, bien sûr, infiniment plus importante qu'un article qui dit "essayez de ne pas le faire". Il n'existe pas de solution globale.

En fin de compte, tout le monde ne pourra pas éviter les licenciements. Si vous vous trouvez dans cette situation, ne paniquez pas et préparez-vous.

Pourquoi il est essentiel d'aborder les licenciements avec prudence

Quelles que soient les circonstances, une chose est sûre : les licenciements doivent être gérés de manière à ce que les personnes conservent leur dignité, leur humanité et tout le soutien que vous pouvez leur apporter.

Beaucoup de choses dépendent de la manière dont vous abordez ces réductions :

Le bien-être des travailleurs licenciés

Tout d'abord, un licenciement peut avoir des conséquences importantes sur les plans émotionnel, psychologique, financier et physique. Les réactions émotionnelles potentielles à la perte d'un emploi sont les suivantes (source : Université de Stanford)

• Anxiété
• Choc/incrédulité
• Irritabilité
• Colère
• Frustration
• Résistance
• Tristesse
• La peur
• Perte de jouissance ou d'appréciation
• Sentiments de dévalorisation
• Perte d'estime de soi
• Honte

En plus de ces symptômes évidents et immédiats, une étude de 2015 a montré qu'un licenciement peut entraîner des problèmes de confiance durables chez un individu.

Les conséquences de la perte d'emploi ne se limitent pas à la détresse émotionnelle. Les symptômes physiques tels que la perte ou la prise de poids, les troubles du sommeil, la fatigue et l'affaiblissement du système immunitaire sont également fréquents, rapporte le Guardian. En cas de crise mondiale et de conditions économiques précaires, ces effets peuvent s'aggraver. Tout cela peut placer vos travailleurs licenciés dans une position psychologiquement et financièrement vulnérable.

La marque et la réputation de votre employeur

Votre propre réputation ne devrait pas être votre principale préoccupation dans cette situation, mais cela vaut la peine de la garder à l'esprit comme un rappel à la réalité. Une approche indifférente et insensible des licenciements peut revenir vous hanter bien plus tard. La façon dont vous traitez vos employés aujourd'hui influencera votre marque (d'employeur). 

Sur l'internet, il n'y a pas moyen de se cacher d'une atteinte à sa réputation. Selon une une étudeprès de 38 % des employés licenciés ou mis à pied publient des avis négatifs sur leur employeur sur des sites tels que Glassdoor. Une autre étude a révélé que "83 % des demandeurs d'emploi sont susceptibles de fonder leur décision de postuler sur les critiques de l'entreprise, et 46 % d'entre eux pèseront lourdement sur la réputation d'une entreprise avant d'accepter une offre d'emploi".

Le moral des employés et la culpabilité du survivant

Les licenciements n'affectent pas seulement les personnes qui s'en vont. Les employés restants seront-ils reconnaissants d'avoir encore un emploi ? N'y comptez pas et ne vous attendez pas à ce que cela "augmente la productivité". Les membres de l'équipe restants peuvent souffrir d'une baisse sensible de motivation et de moral. Selon une une étude74 % des employés qui ont conservé leur emploi lors d'un licenciement ont signalé une baisse de productivité par la suite. Les licenciements provoquent également un sentiment de culpabilité chez ceux qui restent, et peuvent même les rendre plus enclins à démissionner volontairement.

Ainsi, même si les survivants d'un licenciement reconnaissent rationnellement qu'ils ont de la chance d'être employés à un moment comme celui-ci, ils sont susceptibles de ressentir de fortes émotions négatives liées au fait de voir leurs collègues se faire licencier.

Comment licencier des employés (à distance) avec humanité et compassion ?

Si le licenciement de personnel est la seule option viable qui s'offre à vous, il est temps de faire appel à toute votre intelligence émotionnelle.

"Les licenciements peuvent être l'une des actions les plus stressantes qu'un dirigeant ou un propriétaire d'entreprise doive prendre au cours de sa carrière", déclare Silja Voolma, docteur en sciences comportementales appliquées et PDG de Behavioral Design Global. "Surtout si c'est la première fois qu'ils le font. Il en va de même pour les employés. Même si le coût potentiel de la peur et de l'incertitude à court terme est élevé, les licenciements peuvent être gérés d'une manière qui favorise la santé mentale des employés à long terme."

Voici comment causer le moins de dommages possible à votre équipe et à vous-même lorsque vous licenciez des employés.

Considérations pratiques avant d'annoncer des licenciements

Il y a, bien sûr, de nombreuses questions pratiques et logistiques à résoudre : Les employés partiront-ils immédiatement ou continueront-ils à travailler pendant une période de préavis ? Comment allez-vous gérer la charge de travail des employés qui partent ? Sera-t-elle répartie entre les autres employés ou certains services seront-ils supprimés ?

Pensez aux avantages qu'il y a à accorder un délai de préavis aux employés : Cela donne aux employés le temps de chercher un autre emploi ou de s'inscrire à temps à l'assurance chômage, en fonction de la politique de votre pays. En Allemagne, par exemple, une personne doit s'inscrire dans les trois jours suivant la réception d'un avis de résiliation de contrat, sous peine de se voir infliger une pénalité lors du versement de sa première allocation. En Espagne, une entreprise dispose généralement de 30 jours pour communiquer le licenciement à l'office de l'immigration.

En Estonie, les salariés licenciés disposent de 90 jours pour trouver un nouveau poste, et il en va de même pour les salariés américains titulaires d'un visa H1B1.

 Dans ce cas, le fait d'informer les gens à l'avance leur donne plus de chances de trouver un autre emploi et, le cas échéant, de demander des allocations de chômage.

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Comment se préparer mentalement à un licenciement ?

Commencer par prendre soin de soi 

"Pour maintenir l'empathie, la compassion et l'engagement envers la réussite des employés que vous licenciez, vous avez besoin d'une réserve d'énergie supplémentaire", explique le Dr Voolma. Mais alors que les gens subissent partout des niveaux de stress sans précédent, ce n'est pas une mince affaire.

La meilleure chose que les employeurs puissent faire avant de commencer à licencier est d'investir du temps dans leur propre santé mentale et émotionnelle. Pour gérer le stress, le Dr Voolma recommande de commencer par quelque chose d'aussi simple qu'une journée de spa à la maison avant de procéder à des licenciements. Pour vous assurer que vous faites tout ce qui est en votre pouvoir pour protéger votre propre santé mentale dans cette situation, envisagez de demander l'aide d'un professionnel. Vous ne pouvez pas être là pour votre équipe si vous n'êtes pas là pour vous-même.

Ne vous cachez pas derrière l'écran

La sagesse conventionnelle veut que le seul moyen acceptable de licencier quelqu'un soit le face à face. Pour les équipes travaillant à distance, ce n'est pas toujours possible. Mais ne vous laissez pas tenter par un licenciement par courrier électronique, par un message préenregistré ou même par un appel de groupe. Une conversation individuelle avec chaque employé concerné est la chose la plus respectueuse à faire dans ces circonstances.

"Licencier des gens, ce n'est pas seulement nul, c'est très nul", résume succinctement le fondateur d'une startup. "Je pense que le secret est d'être là pour faire passer le message. J'ai commis des erreurs dans ce domaine, mais honnêtement, je pense que c'est là que le PDG doit avoir cette conversation. Au moins dans une organisation de moins de cent personnes."

Mais que ce soit le PDG ou le responsable direct de chaque personne qui annonce la nouvelle, celle-ci doit venir d'une personne réelle, en temps réel, et aussi près que possible d'une réunion en face-à-face.

Comment organiser un appel vidéo de licenciement avec compassion ?

• Planifiez l'appel le jour même de l'envoi de l'invitation. Cela évite à l'employé d'avoir à redouter une réunion mystérieuse, dont il peut probablement deviner l'objet d'après le contexte. Si votre employé à distance se trouve dans un autre fuseau horaire, consultez son calendrier pour programmer l'appel à une heure raisonnable pour lui.
• S'en tenir à un scénario. Si vous n'avez aucune expérience des licenciements, votre première ligne de défense pourrait être de dissimuler votre malaise derrière un langage vague. Préparez un script pour la conversation afin d'éviter de vous laisser distraire ou de vous énerver.
• Entraînez-vous à l'avance. Répétez votre texte afin de ne pas donner l'impression d'être robotisé et insensible lorsque vous délivrez votre message scénarisé. Il ne s'agira jamais d'une bonne conversation, mais elle doit quand même ressembler à une vraie conversation.
• Mettez de l'ordre dans votre technologie. Comme pour tout autre appel vidéo, assurez-vous que tout fonctionne correctement. Si l'appel tombe inopinément, cela ajoutera un facteur de stress supplémentaire à une situation déjà tendue. Vérifiez votre micro et votre haut-parleur. Assurez-vous que votre connexion internet est suffisamment solide pour gérer un appel vidéo sans interruption. Fermez les applications dont vous n'avez pas besoin.
• Maximisez l'intimité. Ne laissez aucun membre de votre famille vous accompagner dans la pièce lorsque vous passez l'appel. Lors d'une réunion à distance ordinaire, les gens s'habituent à voir les enfants et les conjoints s'agiter en arrière-plan, mais essayez de l'éviter dans ce cas-ci, si c'est possible. Demandez à l'employé de faire de même.
• Adoptez un ton encourageant et positif. Selon le Dr Voolma, il est important de reconnaître la difficulté de la situation et d'adopter un ton encourageant lorsque vous annoncez la nouvelle à vos employés, afin de les aider à considérer l'événement comme une expérience émotionnelle au moins neutre, même si elle ne peut pas être positive. "Cela donnera à vos employés la résilience et l'attitude positive dont ils ont besoin pour réussir leur recherche d'emploi", explique le Dr Voolma. Soyez encourageant sans être condescendant :

• Évitez les mots qui minimisent la situation (comme "juste" ou "en fait") ;
• Ne leur dites pas ce qu'ils doivent ressentir ("vous êtes probablement bouleversé") ;
• Montrez comment vous comptez les soutenir tout au long de la transition.

• Parlez lentement et calmement. Lors d'un appel vidéo, les mots peuvent facilement être avalés par un problème de connexion internet, une main négligente sur le microphone ou toute autre mésaventure. Veillez à ce que vos paroles soient claires et votre ton calme afin de minimiser les malentendus.
• Faites en sorte que votre raisonnement soit clair et fondé sur des faits. Expliquez clairement et sans ambiguïté :

• Certains postes de l'entreprise ont été supprimés (évitez les mots comme "restructuration" qui pourraient être mal interprétés) ;
• Le poste de l'employé est l'un des postes concernés et il est licencié;
• Les raisons, point par point ;
• Cette décision est définitive.

• Demandez-lui s'il a bien compris tout ce que vous avez dit. Proposez de répéter ou de clarifier vos propos, surtout si la qualité de l'appel devient irrégulière à un moment ou à un autre. 
• Ne faites pas de promesses que vous ne pourrez pas tenir. Offrez toute l'aide possible, mais assurez-vous d'avoir le temps et les ressources nécessaires pour tenir vos promesses, afin d'éviter toute déception ultérieure.
• N'en faites pas une affaire personnelle. Vous êtes probablement (à juste titre) contrarié de devoir licencier des employés que vous respectez en tant que personnes et en tant que professionnels. Mais vos employés licenciés ne veulent pas savoir à quel point la situation est difficile pour vous. Vous pouvez mentionner que la décision a été difficile à prendre, mais ne vous étendez pas sur le sujet et ne leur demandez pas de compatir. Ce n'est pas le moment.
• Expliquez clairement comment se déroulera la transition. Vos employés licenciés ne doivent jamais être dans l'ignorance de ce qui les attend et du moment où cela se produira.
• Donnez-leur la possibilité de répondre. Écoutez-le patiemment. Ne discutez pas, mais donnez des explications claires et calmes. S'ils deviennent émotifs ou s'échauffent, proposez-leur de les rencontrer à nouveau à un moment ultérieur pour examiner les questions ou les préoccupations qui subsistent.
• Préparez un plan pour la restitution de l'équipement. N'insistez pas sur ce point. La restitution de l'ordinateur portable ou du téléphone de l'entreprise ne doit pas être votre priorité absolue pour l'instant. Faites preuve de souplesse en ce qui concerne les délais. S'ils n'ont pas de téléphone ou d'ordinateur portable personnel, par exemple, laissez-les conserver vos appareils pendant qu'ils cherchent un nouvel emploi.
• Terminez l'appel en indiquant clairement les prochaines étapes. Dites-leur qui les contactera et quand. Donnez-leur un moyen facile de vous contacter ou de contacter un autre membre de l'équipe qui les soutiendra tout au long du processus.

Comment gérer les conséquences d'un licenciement ?

Proposer des ressources et des lettres de recommandation

Le marché de l'emploi est difficile. Proposez toutes les ressources auxquelles vous avez accès : conseils en matière d'emploi, formation professionnelle, présentations. "Les salariés licenciés ont surtout besoin de votre aide pratique pour garder le moral et l'espoir de trouver un nouvel emploi", déclare le Dr Voolma. "Veillez à ce que vos employés partent avec d'excellentes lettres de recommandation afin qu'ils se sentent valorisés par rapport à leurs compétences et à leurs perspectives d'avenir."

Ne laissez pas les salariés internationaux licenciés livrés à eux-mêmes

Les expatriés qui perdent leur emploi peuvent se retrouver dans les limbes de l'immigration avec un certain nombre de problèmes potentiels, comme le risque de perdre leur droit de rester dans votre pays. Veillez à respecter les exigences des autorités d'immigration de votre pays : êtes-vous tenu d'informer les autorités du licenciement de vos travailleurs internationaux ? Dans l'affirmative, quand et comment devez-vous le faire ?

Apportez à vos expatriés tout le soutien possible et/ou travaillez avec un partenaire tel que Jobbatical pour faciliter leur transition.

Ne pas couper le contact

Une fois les licenciements effectués, le Dr Voolma conseille de ne pas fermer la porte aux personnes licenciées. Invitez les anciens employés à des événements organisés par l'entreprise, à des "happy hours" virtuels ou même à des séances d'entraînement vidéo", recommande-t-elle. "Cela aidera les personnes en transition à ressentir moins de stress et à être moins vulnérables à des problèmes de santé mentale plus graves, comme la dépression, car elles maintiendront certains des liens sociaux si importants pour notre bien-être."

Si vous pensez que cela pourrait provoquer des tensions ou des maladresses, envisagez tout de même de prendre régulièrement des nouvelles de vos anciens employés. "Ils apprécieront le sentiment de familiarité que leur procure le fait de parler à d'anciens collègues alors qu'ils sont en phase de transition pour en trouver de nouveaux", explique le Dr Voolma.

Ouvrez votre réseau

À l'approche d'une récession économique, le Dr Voolma estime qu'il est essentiel de consacrer du temps à la présentation des employés licenciés aux personnes de votre réseau qui pourraient être en mesure de les embaucher. "Vous êtes beaucoup plus proche des décisions d'embauche que ne le sont la plupart de vos employés", déclare le Dr Voolma. "Bien que vous ne puissiez pas assumer la responsabilité des résultats de chacun, vous devriez tendre une main secourable en établissant des liens entre les employés que vous licenciez et les personnes de votre réseau qui pourraient être en mesure de les aider."

Comment soutenir la santé mentale et le bien-être des employés restants après leur licenciement ?

Une fois que vous avez fait tout ce que vous pouviez pour les personnes directement touchées par les licenciements, il est temps d'être présent pour l'équipe restante. Écrasez toute rumeur potentielle en faisant une annonce précoce, avec autant de transparence et d'honnêteté que possible.

Nous avons déjà établi que vos employés restants ressentiront très certainement toute une série d'émotions contradictoires. Soulagement, culpabilité, tristesse, peur d'être le prochain - quels que soient leurs sentiments, ils sont probablement nombreux.

Ne vous défilez pas, ne fabriquez pas de la joie forcée et de l'optimisme mal placé. Les gens voient clair dans les tentatives de dissimuler les problèmes, et vous ne gagnerez pas la confiance des gens en faisant comme si rien n'avait changé.

Encourager la conversation

"L'un des effets les plus néfastes des licenciements dans une entreprise est de réduire au silence les personnes qui restent", déclare le Dr Voolma. "Il est important que les employeurs encouragent la discussion sur les licenciements et sur les craintes ou les sentiments de culpabilité que les employés qui restent peuvent avoir. Cela permettra d'atténuer les sentiments d'anxiété et d'incertitude sur ce qui se passe dans l'entreprise et sur les raisons qui ont poussé certains employés à être licenciés par rapport à d'autres qui sont restés."

Faire preuve de transparence sur l'avenir de l'entreprise

La transparence n'a jamais été aussi importante pour les chefs d'entreprise. La question que se posent les employés restants est la suivante : qui sera le prochain ? Soyez proactif et donnez des informations honnêtes et régulières sur l'avenir de l'entreprise. Faites-le chaque semaine ou plus souvent si l'entreprise est menacée de fermeture. "La meilleure chose que vous puissiez faire pour vos employés restants est de les avertir suffisamment à l'avance d'un éventuel nouveau licenciement, afin qu'ils aient le plus de temps possible pour trouver de nouvelles opportunités", déclare le Dr Voolma.

Organiser des réunions individuelles avec les employés restants

"Pendant les licenciements, les employés ont besoin d'être rassurés sur le plan personnel", explique le Dr Voolma. "C'est ce qui les aide à gérer le stress et l'anxiété liés à leur propre travail et à maintenir un niveau raisonnable de productivité." Soyez disponible et abordable pour toute personne ayant des questions ou des inquiétudes : une étude Leadership IQ a montré que "chaque heure supplémentaire qu'un dirigeant passe avec ses collaborateurs augmente l'engagement, l'inspiration et l'innovation". Si la taille de votre entreprise le permet, veillez à ce que chaque employé puisse s'entretenir avec le PDG en personne et ait la possibilité d'exprimer ses préoccupations.

C'est une période cruciale pour votre entreprise. Vous êtes peut-être plus occupé et plus stressé que jamais, mais prenez le temps d'être là pour votre équipe et pour vous-même. 

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