Comment soutenir vos équipes à distance tout au long de la crise du COVID-19

Les temps sont durs, c'est le moins que l'on puisse dire. De l'individu à l'humanité dans son ensemble, la propagation du COVID-19 affecte tous les niveaux de la société comme jamais auparavant.

Dans la tourmente mondiale, les entreprises doivent s'adapter aux changements du jour au lendemain. Et même si les gens - ceux qui ont le luxe de le faire - parlent du maintien de la productivité ou des défis pratiques de la gestion des équipes à distance, ce qui est peut-être le plus menacé dans cet étrange nouveau monde du travail, c'est notre santé mentale.

"L'évolution vers un travail presque entièrement à distance dans le monde entier a engendré des problèmes imprévus de santé mentale liés au travail pour de nombreux employés, que les employeurs ont un rôle important à jouer pour atténuer", déclare Silja Voolma, docteur en sciences comportementales appliquées et PDG de Behavioral Design Global.

Dans un avenir prévisible, le travail à distance est la nouvelle norme pour une grande partie du monde. Au-delà, rien n'est certain et les employeurs ressentent la pression de devoir naviguer dans l'inconnu. Tiina Saar-Veelmaa, psychologue et fondatrice de happyme.ee, met le doigt sur ce qui rend cette crise mondiale particulièrement difficile à gérer : "La situation est compliquée par le fait que les chefs d'entreprise ne peuvent pas prédire la durée ou l'ampleur de la crise", explique-t-elle. "Les survivants seront les entreprises dont la culture est fondée sur l'honnêteté, l'inclusion, la transparence et la flexibilité.

Alors, comment vous assurer que vous et vos équipes sortirez (relativement) indemnes de cette situation ? Voici votre guide pour soutenir la santé mentale des employés à distance pendant une crise mondiale.

Commençons par identifier les problèmes spécifiques de santé mentale que nous essayons de résoudre.

Les problèmes de santé mentale auxquels vos employés risquent d'être confrontés pendant la crise du COVID-19

Anxiété

"L'anxiété est de loin la principale source de troubles mentaux que les employés sont susceptibles de ressentir en cette période de crise", explique le Dr Silja Voolma. En plus de se manifester par des pensées ou des préoccupations intrusives récurrentes, de l'irritabilité, de l'inquiétude et de la peur, l'anxiété s'accompagne souvent de symptômes physiques tels que des vertiges, de la transpiration, des tremblements et une accélération du rythme cardiaque. L'anxiété persistante ne perturbe pas seulement la vie quotidienne, elle peut aussi affecter la santé physique.

Stress aigu et chronique

Se sentir stressé est, même en période relativement calme, l'une des plaintes les plus courantes liées au travail que l'on peut s'attendre à entendre. "Le stress est en fait la réponse physiologique de notre système nerveux à un stimulus de l'environnement qui peut être perçu comme menaçant ou motivant", explique le Dr Voolma. "Lorsque le système de réponse au stress est activé, des hormones affluent dans l'organisme, ce qui accélère le rythme cardiaque, augmente l'adrénaline et rend plus alerte. C'est très utile pour résoudre des problèmes simples".

Mais une urgence sanitaire mondiale ne permet pas de résoudre les problèmes simplement, et la situation risque de faire boule de neige pour certains. "Comme nous n'en sommes qu'au début de la crise, il est très probable que les gens ressentent surtout un stress aigu ou à court terme lié à celle-ci", explique le Dr Voolma. "Dans certains cas, cependant, ce stress aigu peut se transformer en stress chronique s'il n'est pas atténué à temps. Le stress chronique a des conséquences sur la santé et la productivité de vos employés et de votre entreprise, car même au-delà de la crise du COVID-19, les gens peuvent connaître des niveaux de stress accrus et des niveaux de productivité moindres."

L'épuisement professionnel

Un stress excessif et prolongé peut conduire au burn-out, un état d'épuisement émotionnel, physique et mental. Dans le cas du COVID-19, de nombreuses personnes se retrouvent à gérer des charges de travail supplémentaires : s'occuper des enfants, des personnes âgées ou d'autres membres vulnérables de la communauté, ainsi que de leur propre santé. Sans parler des efforts qu'elles déploient pour conserver leur emploi.

Le Dr Voolma met en garde contre les risques d'épuisement au fur et à mesure que vos employés s'adaptent à ces changements dans leur vie professionnelle et privée.

Procrastination

La procrastination, c'est-à-dire le fait d'éviter une tâche qui doit être accomplie dans les délais, est une autre réaction très courante au stress prolongé. "Pendant les périodes de stress aigu et chronique, comme la crise actuelle, vos employés peuvent être débordés et les attentes et conditions de leur vie et de leur travail changent trop rapidement pour qu'ils puissent s'autoréguler de manière optimale", explique le Dr Voolma.

Violence domestique

Tout le monde ne peut pas considérer son domicile comme l'endroit le plus sûr. Une femme sur trois dans le monde subit des violences domestiques au cours de sa vie et de nombreux hommes sont également concernés (Organisation mondiale de la santé, 2019).

"Lorsque vous renvoyez vos employés chez eux pour une durée indéterminée, soyez attentifs aux signes avant-coureurs de la violence domestique", prévient le Dr Voolma. Les signes de violence domestique à surveiller dans le cadre du travail à distance sont, entre autres, les suivants :

• Signes de détresse physique ou émotionnelle chez l'employé ;
• Ne pas se présenter aux réunions et aux contrôles prévus ;
• Il se peut que les employés n'accomplissent pas leurs tâches régulièrement.

Comment soutenir la santé mentale des employés à distance pendant l'épidémie de COVID-19 ?

Identifier un travail utile et fixer des objectifs significatifs

Dans le monde du travail à distance, et plus particulièrement en période de crise mondiale où chacun est soumis à des exigences supplémentaires, tant sur le plan physique que mental, il est particulièrement important d'identifier les tâches qui doivent réellement être accomplies et celles qui ne sont que des occupations qui peuvent être abandonnées en cas de besoin.

"C'est l'occasion de découvrir quelles tâches sont les plus proches des objectifs de l'entreprise et de son chiffre d'affaires", explique le Dr Voolma. "Explorer la notion selon laquelle la productivité équivaut à la quantité de travail utile effectuée, plutôt qu'aux heures passées ou aux tâches ayant un impact sur l'entreprise.

Avec chaque employé, prenez du recul pour évaluer ses tâches et répondre à la question suivante : "Laquelle de mes tâches fera la plus grande différence par rapport aux objectifs de l'entreprise ?"

Soyez aussi flexible que possible

Beaucoup de vos employés devront s'occuper de leurs enfants et/ou de leurs proches âgés pendant cette période. Travaillez avec vos employés pour vous assurer qu'ils ne se sentent pas dépassés. Communiquez clairement vos attentes en termes de délais et de rythme de travail. Au cours des deux premiers mois de fermeture, le Dr Voolma recommande des contrôles hebdomadaires et un calibrage des attentes pour s'assurer que les employeurs et les équipes s'adaptent avec succès à ce nouveau monde.

Pour définir vos propres attentes, n'oubliez pas que la compréhension et la flexibilité sont essentielles. "Si un employé ne peut se concentrer que sur deux heures de travail par jour, ce n'est pas grave", déclare Alina Basina, Senior Technical Talent Partner chez TripActions. "Parce que nous savons que vous reviendrez plus fort dans six mois. Si vous devez travailler uniquement pendant les heures où vos enfants dorment parce que vous ne voulez pas vous sentir coupable de les jeter devant la télévision pendant des heures, ce n'est pas grave. Les entreprises se rétabliront très bien si elles prennent soin de leurs employés aujourd'hui".

N'oubliez pas non plus que s'il est facile de supposer que le fait de travailler à distance sans être distrait par le monde extérieur devrait être un moment particulièrement productif, ce n'est pas nécessairement le cas pour tout le monde dans une situation d'urgence à l'échelle mondiale. Comme le dit Basina, "les employeurs devraient offrir à leurs employés la possibilité de travailler à distance sans être distraits par le monde extérieur : "Les employeurs devraient offrir à leurs employés la flexibilité nécessaire pour qu'ils puissent faire tout ce dont ils ont besoin pour rester sains d'esprit. Par exemple, dit-elle, certains membres de votre équipe peuvent vouloir se consacrer entièrement à leur travail, tandis que d'autres voudront donner la priorité à leur famille, à leur propre bien-être mental ou à l'assainissement de leur situation financière. La meilleure chose que vous puissiez faire en ce moment est de trouver un moyen de les soutenir dans cette démarche.

Au lieu de demander aux employés de "donner le meilleur d'eux-mêmes", de "faire preuve de créativité" ou de "faire de l'exercice comme jamais auparavant", pourquoi ne pas leur permettre d'être authentiques, sans la pression de ce qui est attendu ? - Alina Basina

Organiser des événements sur la santé numérique à l'échelle de l'entreprise

La plupart d'entre nous ont probablement déjà remarqué à quel point il peut être difficile de rester actif lorsqu'on est enfermé chez soi. Ce manque d'activité physique peut, à son tour, entraîner une baisse d'énergie et d'humeur, qui se traduit par une diminution de l'activité physique. Pour briser ce cercle vicieux, le Dr Voolma recommande de créer un événement quotidien en ligne au cours duquel toute l'entreprise s'active pendant 15 à 30 minutes.

Si possible, proposez des abonnements ou des allocations pour la thérapie numérique.

Si vous êtes en mesure d'offrir de tels avantages, c'est le moment idéal pour donner à vos employés un accès facile aux plateformes de santé numérique qui proposent des thérapies et des conseils en ligne.

Si vous ne pouvez pas vous permettre ce type de soutien financier, il peut être utile d'indiquer à votre équipe quelques bonnes ressources. Pour commencer, le Dr Voolma recommande de consulter TalkSpace et BetterHelp et de noter que l'application de méditation Headspace offre un contenu gratuit pendant la crise du coronavirus.

Fournir des canaux de communication aux personnes qui ne se sentent pas en sécurité chez elles

Comme nous l'avons vu plus haut, la violence domestique risque fort d'augmenter de façon exponentielle maintenant que les gens sont confinés chez eux. Par mesure de précaution supplémentaire, le Dr Voolma recommande aux employeurs de mettre en place une "ligne de crise" - un numéro de téléphone ou une personne désignée à contacter pour les employés qui ne se sentent pas en sécurité à la maison ou qui ont besoin de conseils supplémentaires par rapport à ce que vous leur fournissez déjà.

Si vous avez l'impression de ne pas être équipé pour aborder cette question très sérieuse, ne vous inquiétez pas. On n'attend pas de vous que vous soyez un expert. Mais même si vous ne vous sentez pas en mesure de donner des conseils à une personne qui subit des violences domestiques, vous pouvez faire de votre mieux pour qu'elle se sente soutenue en maintenant une ligne de communication ouverte. Assurez-vous que les gens savent qu'ils peuvent s'adresser à vous et qu'ils peuvent compter sur votre discrétion. Partagez les ressources et les contacts des refuges ou des lignes d'assistance locales.

Communiquer avec honnêteté et transparence

Une bonne communication est la réponse à presque tout. Tiina Saar-Veelmaa souligne l'importance d'une communication ouverte en temps de crise. "Les chefs d'entreprise peuvent organiser des réunions d'information régulières pour faire le point sur la situation", explique-t-elle. "Le principe directeur devrait être le suivant : il n'y a pas de questions stupides, nous trouverons ensemble des solutions et des réponses.

Ainsi, même si les gens se tourneront vers vous pour votre leadership, ne vous lancez pas dans la tâche impossible de devoir trouver toutes les réponses par vous-même. Créez un environnement dans lequel vous et vos équipes pouvez partager ouvertement vos idées et vos préoccupations.

Par exemple, de nombreuses personnes craignent de perdre leur emploi, alors gardez cela à l'esprit lorsque vous communiquez des informations à votre équipe. La transparence est la meilleure des politiques. Si vous ne vous attendez pas à des licenciements, rassurez les gens. Si des licenciements sont à craindre, n'ébranlez pas la confiance que vos employés ont en vous enrobant ou en évitant le sujet. Même si vous ne savez pas quoi faire, ne restez pas silencieux. Faites au moins savoir à votre équipe que vous travaillez sur un plan.

Favoriser le sens de la communauté et de l'humanité

L'homme est un animal notoirement social. Bien que de nombreuses personnes apprécient la solitude et s'amusent à ne parler qu'à leurs plantes d'intérieur en ce moment, on peut affirmer sans risque de se tromper que personne ne supporte la solitude. Nous détestons tous nous sentir seuls avec nos peurs et nos angoisses.

Il existe d'innombrables petites façons pour chaque membre de votre équipe (et pas seulement pour vous) de contribuer à la création d'un environnement animé par un sens de la communauté et de l'humanité partagée. En voici quelques-unes :

• Partagez vos expériences. Vous avez une astuce géniale pour travailler à la maison pendant que vos enfants déversent le contenu de votre garde-manger dans la baignoire ? Parlez-en aux autres parents de l'équipe.
• Demandez des conseils. Vous avez besoin d'une astuce pour travailler à la maison pendant que vos enfants déversent le contenu de votre garde-manger dans la baignoire ? Peut-être que quelqu'un de l'équipe est déjà passé par là.
• Ne perdez pas de vue la notion radicale selon laquelle les managers sont aussi des personnes. Si vous lisez ceci, c'est probablement parce que vous voulez soutenir votre équipe, mais n'oubliez pas de vous accorder le même soutien et la même flexibilité.
• Gardez l'humour. La situation est grave, mais quelqu'un a-t-il déjà survécu à une situation grave sans humour ? Partagez donc ce mème #relatable sur Slack. Tout le monde n'est pas obligé de participer à l'humour, mais la possibilité doit être offerte.
• Parlez aussi des choses sérieuses. Quelles sont les nouvelles mesures de sécurité mises en place par votre gouvernement ? Soutenez-vous mutuellement pendant que vous vous adaptez aux restrictions. Félicitez-vous d'avoir réussi à prendre vos distances par rapport à la société.

Le tour de table des primes aux expatriés : Comment soutenir vos employés internationaux

Si vous avez une équipe internationale, vos employés expatriés sont dans une situation difficile en ce moment. Loin de leurs proches, se sentant peut-être impuissants à les aider ou même coupables d'être partis, ils peuvent avoir besoin d'un soutien supplémentaire.

Faire preuve de souplesse en matière d'horaires de travail

Nous avons déjà abordé la question de la flexibilité en général, mais elle est peut-être particulièrement pertinente dans le cas des employés étrangers qui peuvent avoir besoin de parler à leur famille et d'organiser la garde de leurs proches âgés situés dans des fuseaux horaires différents.

Selon le Dr Voolma, il est important de laisser à vos collaborateurs la possibilité de prendre des appels pendant les heures de travail afin qu'ils puissent retourner à leurs tâches sans culpabilité une fois que leur famille à l'autre bout du monde est prise en charge. En plus d'offrir la flexibilité nécessaire pour traiter les affaires urgentes dans le pays d'origine, encouragez activement vos collaborateurs à rester en contact avec leur famille et leurs amis. L'appel vidéo aux proches est un moyen de survie essentiel dont tout le monde devrait profiter de nos jours, quelle que soit l'heure de la journée.

S'assurer que les personnes bénéficient d'un soutien local

Les expatriés ont généralement des réseaux de soutien plus restreints dans leur pays d'origine. Qui plus est, ces réseaux sont généralement constitués d'autres expatriés. Bien que les communautés d'expatriés puissent être merveilleusement actives et solidaires, il y a des moments où l'aide des locaux est vraiment utile.

N'oubliez pas de prendre contact avec les membres de votre équipe internationale et de vous assurer qu'ils ont une personne sur place qu'ils peuvent contacter s'ils ont besoin d'aide, recommande le Dr Voolma. Il n'est pas nécessaire que ce soit vous, mais s'ils n'ont personne d'autre, essayez de faire en sorte que quelqu'un de votre équipe puisse être leur ami local en cas de crise. Tout le monde a besoin d'un compagnon de crise.

Tenez vos employés étrangers pleinement informés

"Tomber malade dans un pays étranger peut être l'une des expériences les plus effrayantes de la vie", déclare le Dr Voolma. Vous n'avez aucun contrôle direct sur la santé de vos employés, mais vous pouvez vous assurer que les membres de votre équipe à l'étranger comprennent toutes les informations vitales et se sentent soutenus tout au long de cette crise : fournissez des traductions des informations gouvernementales et aidez-les à naviguer dans le système de santé de votre pays. Gardez un œil sur les conférences de presse, recommandez des sites d'information locaux fiables en anglais ou des comptes Twitter à suivre. Tout ce que vous pouvez faire pour combler le fossé linguistique des membres de votre équipe internationale les aidera à se sentir moins isolés et plus au courant.

Il ne s'agit pas d'un exercice.

S'il est un moment où il faut faire de la santé mentale des employés une priorité, c'est bien maintenant. Il n'existe pas de solution miracle pour que tout le monde soit parfaitement heureux, concentré et productif. Mais alors que vous essayez de donner un sens à un monde qui a changé au point de devenir méconnaissable presque du jour au lendemain, restez ouverts, honnêtes, flexibles et humains.