Certificado de Concordância em Espanha: Visão geral para os empregadores

Quando os funcionários fazem a transição do NIE para o DNI após a cidadania, as suas contas bancárias, escrituras de propriedade e registos fiscais podem ainda estar ligados ao seu antigo NIE. As discrepâncias administrativas podem atrasar os pagamentos de salários, os impostos ou mesmo as transferências de propriedade. O Certificado de Concordância colmata esta lacuna: eis o que a sua equipa de RH precisa de saber sobre este documento.

O que é o Certificado de Concordância?

O Certificado de Concordância é um documento oficial emitido pela polícia espanhola que associa o NIE (número de contribuinte e de residente) de um estrangeiro com o seu novo DNI (bilhete de identidade nacional) após a obtenção da nacionalidade espanhola.

Porque é que o Certificado de Concordância é importante?

• Evita a falta de correspondência de identidade nos registos legais, financeiros ou de propriedade.
• Necessário para as tarefas administrativas (impostos, bancos, contratos) ligadas ao antigo NIE.
• Simplifica a transição para os novos cidadãos espanhóis que viviam anteriormente em Espanha como estrangeiros.

Sem ele, os empregados podem enfrentar atrasos ou confusão quando lidam com repartições públicas, bancos ou registos de propriedade.

Quando é que é necessário?

Os trabalhadores internacionais necessitam deste certificado se

• Cidadania espanhola adquirida recentemente
• Necessidade de atualizar registos oficiais (escrituras de propriedade, declarações fiscais, contas bancárias)
• Estão a gerir assuntos jurídicos ou financeiros ainda ligados ao seu NIE

A melhor altura para apresentar o pedido é logo após a obtenção do DNI, antes de qualquer transação importante.

Como obter o Certificado de Concordância

Onde se candidatar

Os trabalhadores assalariados podem pedir o certificado na Comisaría de Policía Nacional da sua área de residência, de preferência durante a mesma consulta em que recebem o seu DNI. Embora seja possível apresentar o pedido mais tarde, é necessário efetuar uma visita separada e pode ser necessário pagar uma pequena taxa (cerca de 7 euros). 

Incentive os empregados a combinarem ambos os passos para pouparem uma segunda viagem.

Documentos necessários

• Formulário de pedido EX-15 (preenchido em espanhol)
• Comprovativo de pagamento (Modelo 790-012, taxa de ~7 euros, dispensada se o pedido for efectuado com o DNI)
• Confirmação da marcação (impressa ou captura de ecrã)
• Passaporte e NIE antigo (original + cópia)
• Novo DNI (se já tiver sido emitido)
• Autorização autenticada (se for outra pessoa a recolher)

Nota: Os documentos que não sejam em espanhol devem ser acompanhados de uma tradução ajuramentada.

Opção digital: E-Certificado de Concordância

Para um processamento mais rápido, a Espanha oferece um E-Certificado de Concordancia, uma versão digital aceite para transacções em linha. Esta versão é especialmente útil para os trabalhadores que gerem a documentação à distância ou que necessitam de uma verificação imediata.

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Como é que os empregadores podem ajudar

O apoio proactivo evita atrasos na assinatura de contratos, na declaração de impostos ou mesmo no pagamento de salários, o que tem impacto na retenção. Para além de explicar o processo, os empregadores podem:

• Cobrir a taxa (~7 euros) como um pequeno mas significativo benefício de relocalização.
• Conectar funcionários com tradutores juramentados se seus documentos não estiverem em espanhol. A parceria com um Fornecedor de Mobilidade Global como a Jobbatical simplifica este processo, poupando-lhe tempo e custos.
• Ajustar os calendários de integração e os horários de trabalho para acomodar as marcações da polícia (que muitas vezes têm longos tempos de espera).
• Identifique precocemente potenciais incompatibilidades, verificando se os sistemas de RH (folha de pagamentos, benefícios) ainda utilizam o NIE do empregado.

Conclusão

O Certificado de Concordância é um passo pequeno mas importante para os trabalhadores estrangeiros que se tornam cidadãos espanhóis. Compreender o seu funcionamento pode ajudar a facilitar a transição dos seus empregados e evitar problemas legais ou financeiros no futuro.

A nossa equipa é especializada em vistos de trabalho, residência e apoio à relocalização em Espanha. Entre em contacto connosco para saber como podemos ajudar a sua equipa.