Como gerir os despedimentos (à distância) de forma humana

Ter de despedir pessoas é uma coisa dolorosa na melhor das hipóteses - não há realmente uma boa maneira de dizer a alguém que já não tem emprego. 

Desde decidir se os despedimentos são a sua única opção até despedir pessoas da forma mais humana possível, consultámos especialistas e fundadores para elaborar um guia para lidar com os despedimentos de forma humana, com ênfase nas equipas remotas.

Se a sua empresa se vê confrontada com a perspetiva de efetuar cortes, leia os conselhos que lhe serão dados para enfrentar esta situação complexa.

Considerar todas as outras alternativas

No caso muito improvável de isto não lhe ter ocorrido: antes de despedir pessoas, certifique-se de que é a decisão certa.

Rever todas as outras opções para ver se alguma combinação de redução temporária de salários, corte de benefícios, redução de horas de trabalho, programas de apoio do governo ou licença sem vencimento pode ser financeiramente viável como alternativa aos despedimentos.

Manter as linhas de comunicação abertas com as suas equipas nesta altura é crucial e pode produzir resultados inesperados. Quando as equipas se juntam em tempos difíceis, soluções de crowdsourcing podem resultar em formas criativas de reduzir custos e/ou aumentar as receitas.

Além disso, quando faz com que a sua equipa se sinta incluída, confiada e ouvida, está a aumentar as suas hipóteses de obter a sua adesão a quaisquer projectos ou iniciativas que venha a desenvolver. A comunicação aberta é particularmente importante para as equipas remotas, onde o medo e a incerteza são facilmente amplificados pelo isolamento e pelos silêncios suspeitos da administração.

Esta decisão é, evidentemente, infinitamente maior do que um artigo que diz "tente não o fazer". Não existe uma solução global.

Em última análise, nem toda a gente conseguirá evitar os despedimentos. Se se encontrar nesta situação, não entre em pânico e prepare-se.

Porque é que é crucial abordar os despedimentos com cuidado

Quaisquer que sejam as circunstâncias exactas, uma coisa é certa: os despedimentos devem ser geridos de forma a deixar as pessoas com a sua dignidade, humanidade e todo o apoio que lhes puder dar.

Muito depende da forma como se abordam estes cortes:

O bem-estar dos trabalhadores despedidos

Antes de mais, o despedimento pode afetar significativamente as pessoas do ponto de vista emocional, psicológico, financeiro e físico. As potenciais reacções emocionais à perda de um emprego incluem (fonte: Universidade de Stanford)

• Ansiedade
• Choque/desconfiança
• Irritabilidade
• Raiva
• Frustração
• Resistência
• Tristeza
• Medo
• Perda de prazer ou apreciação
• Sentimentos de inutilidade
• Perda de autoestima
• Vergonha

Para além destes sintomas óbvios e imediatos, um estudo de 2015 descobriu que passar por um despedimento pode causar problemas de confiança duradouros num indivíduo.

As consequências da perda de emprego não se limitam ao sofrimento emocional. Sintomas físicos como perda ou aumento de peso, perturbações do sono, fadiga e enfraquecimento do sistema imunitário também são comuns, refere o Guardian. Em situações de crise global e de condições económicas precárias, estes efeitos podem agravar-se. Tudo isto pode deixar os seus trabalhadores despedidos numa posição psicológica e financeiramente vulnerável.

A marca e a reputação do seu empregador

A sua própria reputação não deve ser a sua principal preocupação nesta situação, mas vale a pena tê-la em mente como uma verificação da realidade. Uma abordagem indiferente e insensível aos despedimentos pode voltar a assombrá-lo muito mais tarde. A forma como trata os seus empregados agora irá influenciar a sua marca (de empregador). 

Na Internet, não há sítio para nos escondermos de um ataque à nossa reputação. De acordo com um estudocerca de 38% dos trabalhadores despedidos e demitidos publicam críticas negativas sobre o empregador em sítios como o Glassdoor. Outro estudo concluiu que "83% dos candidatos a emprego baseiam a sua decisão sobre o local onde se vão candidatar nas críticas da empresa e 46% ponderam fortemente a reputação da empresa antes de aceitarem uma oferta de emprego".

A moral dos empregados e a culpa dos sobreviventes

Os despedimentos não afectam apenas as pessoas que são despedidas. Será que os empregados que ficarem vão ficar gratos por ainda terem um emprego? Não conte com isso e não espere que isso "aumente a produtividade". Os restantes membros da equipa podem sofrer de uma quebra notável na motivação e na moral. De acordo com um estudo74% dos trabalhadores que mantiveram o seu emprego num despedimento relataram uma diminuição da produtividade mais tarde. Os despedimentos também provocam a culpa do sobrevivente naqueles que ficam e podem até torná-los mais propensos a demitir-se voluntariamente.

Assim, embora os sobreviventes de despedimentos possam racionalmente reconhecer que têm sorte em estar empregados numa altura destas, é provável que sintam fortes emoções negativas associadas ao facto de verem colegas serem despedidos.

Como despedir trabalhadores (remotos) com humanidade e compaixão

Se o despedimento de pessoal é a única opção viável que tem à sua disposição, chegou o momento de pôr em prática toda a sua inteligência emocional.

"Os despedimentos podem ser uma das acções mais stressantes que um líder ou empresário tem de tomar na sua carreira", diz Silja Voolma, Ph.D., cientista comportamental aplicada e CEO da Behavioral Design Global. "Especialmente se estiverem a passar por isso pela primeira vez. O mesmo se aplica aos empregados. Embora com o custo potencial do medo e da incerteza a curto prazo, os despedimentos podem ser geridos de uma forma que apoie a saúde mental dos empregados a longo prazo."

Eis como causar o menor dano possível à sua equipa e a si próprio quando despede empregados.

Considerações práticas antes de anunciar despedimentos

Existem, naturalmente, muitas questões práticas e logísticas a resolver: Os empregados vão sair imediatamente ou continuarão a trabalhar durante o período de pré-aviso? Como é que vai lidar com a carga de trabalho dos empregados que saem - será distribuída por outros empregados ou serão cortados alguns serviços?

Considere as vantagens de dar aos trabalhadores um período de pré-aviso: Isto dá tempo às pessoas para procurarem outro emprego ou para se inscreverem no seguro de desemprego, dependendo das políticas do seu país. Na Alemanha, por exemplo, uma pessoa tem de se inscrever no prazo de 3 dias a contar da data de receção do aviso de rescisão do contrato, sob pena de sofrer uma penalização quando receber o seu primeiro subsídio. Em Espanha, a empresa tem geralmente 30 dias para comunicar o despedimento ao serviço de imigração.

Na Estónia, os trabalhadores despedidos têm 90 dias para encontrar um novo emprego, e o mesmo se aplica aos trabalhadores nos EUA com um visto H1B1.

 Nestes casos, o facto de se avisar as pessoas com antecedência dá-lhes mais hipóteses de encontrarem outro emprego e, se for caso disso, de requererem o subsídio de desemprego.

‍

Como se preparar mentalmente para um despedimento

Começar pelo autocuidado 

"Para manter a empatia, a compaixão e o empenho no sucesso dos empregados que está a despedir, precisa de uma reserva de energia extra", diz o Dr. Voolma. Mas enquanto as pessoas em todo o mundo estão a sofrer quantidades de stress sem precedentes, esta é uma tarefa difícil.

O melhor primeiro passo que os empregadores podem dar antes de começarem a despedir pessoas é investir tempo na sua própria saúde mental e emocional. Para gerir o stress, o Dr. Voolma recomenda começar com algo tão simples como um dia de spa em casa antes de proceder a despedimentos. Para se certificar de que está a fazer tudo o que pode para proteger a sua própria saúde mental nesta situação, considere a possibilidade de obter ajuda profissional. Não pode estar presente para a sua equipa se não estiver presente para si próprio.

Não se esconda atrás do ecrã

A sabedoria convencional dita que a única forma aceitável de despedir alguém é cara a cara. Para as equipas que trabalham remotamente, esta nem sempre é uma opção. Mas não se deixe tentar a despedir pessoas por correio eletrónico, mensagem pré-gravada ou mesmo uma chamada de grupo. Uma conversa individual com cada funcionário afetado é a atitude mais respeitosa a tomar nestas circunstâncias.

"Despedir pessoas não é apenas uma chatice, é uma grande chatice", resume sucintamente o problema um fundador de uma empresa em fase de arranque. "Penso que o segredo é estar presente para passar a mensagem. Já cometi erros nessa área, mas, sinceramente, acho que é aqui que o diretor-geral tem de ter essa conversa. Pelo menos numa organização com menos de cem pessoas".

Mas quer seja o CEO ou o gestor direto de cada pessoa a dar a notícia, esta deve vir de uma pessoa real, em tempo real e o mais próximo possível de uma reunião presencial.

Como conduzir uma videochamada de despedimento com compaixão

• Marque a chamada para o mesmo dia em que enviar o convite. Desta forma, evita-se que o colaborador tenha de recear uma reunião misteriosa, cujo objetivo provavelmente conseguirá adivinhar pelo contexto. Se o seu empregado remoto estiver num fuso horário diferente, consulte o calendário dele para agendar a chamada a uma hora razoável para ele.
• Seguir um guião. Se não tem experiência com despedimentos, a sua primeira linha de defesa pode ser esconder o seu desconforto através de uma linguagem vaga. Prepare um guião para a conversa para não se desviar do assunto ou ficar nervoso.
• Pratique de antemão. Repita as suas falas para não parecer robótico e insensível ao transmitir a sua mensagem escrita. Nunca será uma boa conversa, mas deve parecer uma conversa real.
• Ponha a sua tecnologia em ordem. Como em qualquer outra videochamada, certifique-se de que tudo está a funcionar corretamente. Se a chamada cair inesperadamente, isso irá adicionar um fator de stress extra a uma situação já de si tensa. Verifique o microfone e o altifalante. Certifique-se de que a sua ligação à Internet é suficientemente sólida para suportar uma videochamada sem interrupções. Feche todas as aplicações de que não precisa.
• Maximizar a privacidade. Não tenha nenhum membro da família na sala consigo enquanto faz a chamada. Numa reunião remota normal, as pessoas habituam-se a ver os filhos e os cônjuges a circularem em segundo plano, mas tente evitá-lo neste caso, se possível. Peça ao empregado para fazer o mesmo.
• Adotar um tom encorajador e de apoio. De acordo com o Dr. Voolma, é importante reconhecer a dificuldade da situação e adotar um tom encorajador quando revela as notícias aos seus empregados, ajudando-os a enquadrar o acontecimento como uma experiência emocional pelo menos neutra, mesmo que não possa ser positiva. "Isto dará aos seus empregados a resiliência e a atitude positiva de que necessitam para prosseguirem com sucesso a sua procura de emprego", afirma o Dr. Voolma. Seja encorajador sem ser condescendente:

• Evite palavras que minimizem a situação (como "apenas" ou "na verdade");
• Não lhes diga como se devem sentir ("provavelmente estás chateado");
• Mostre como tenciona apoiá-los durante a transição.

• Fale devagar e com calma. Numa videochamada, as palavras podem ser facilmente engolidas por uma falha na ligação à Internet, uma mão descuidada no microfone ou qualquer outro contratempo. Mantenha as suas palavras claras e o seu tom calmo para minimizar mal-entendidos.
• O seu raciocínio deve ser claro e baseado em factos. Explicar de forma clara e inequívoca:

• Foram eliminados alguns postos de trabalho na empresa (evitar palavras como "reestruturação" que possam ser mal interpretadas);
• O posto de trabalho do trabalhador é um dos afectados e este vai ser despedido;
• As razões, ponto por ponto;
• Esta decisão é definitiva.

• Pergunte se perceberam tudo o que disse. Ofereça-se para repetir ou clarificar, especialmente se a qualidade da chamada se tornar irregular em qualquer altura. 
• Não faça promessas que não possa cumprir. Ofereça toda a ajuda que puder, mas certifique-se de que tem tempo e recursos para cumprir o que promete, para evitar mais desilusões no futuro.
• Não faça com que isto seja sobre si. Provavelmente, está (com razão) aborrecido por ter de despedir empregados que respeita como pessoas e profissionais. Mas os seus empregados despedidos não querem ouvir falar do quão difícil é para si. Pode fazer questão de mencionar que a decisão foi difícil, mas não fale sobre isso nem peça a simpatia deles. Não é a altura certa para isso.
• Seja muito claro quanto à forma como a transição irá decorrer. Os seus trabalhadores despedidos nunca devem estar às escuras sobre o que esperar e quando.
• Dar-lhes a oportunidade de responder. Ouça com paciência. Não discuta, mas dê explicações claras e calmas. Se a pessoa ficar emocionada ou exaltada, ofereça-se para voltar a encontrar-se com ela mais tarde para analisar quaisquer questões ou preocupações remanescentes.
• Ter um plano para a devolução do equipamento. Não insista na questão. Recuperar o portátil ou o telemóvel da empresa não deve ser a sua principal prioridade neste momento. Seja flexível quanto aos prazos para o efeito. Se não tiverem um telemóvel ou portátil pessoal, por exemplo, deixe-os ficar com os seus dispositivos enquanto procuram um novo emprego.
• Termine a chamada com passos claros. Diga-lhes quem entrará em contacto e quando. Dê-lhes uma forma fácil de o contactar a si ou a outra pessoa da equipa que os apoiará durante todo o processo.

Como gerir as consequências de um despedimento

Oferecer recursos e cartas de recomendação

O mercado de trabalho é difícil. Ofereça todos os recursos a que tem acesso: aconselhamento em matéria de emprego, formação profissional, apresentações. "Os trabalhadores despedidos precisam, acima de tudo, da sua ajuda prática para manterem o ânimo e a esperança de encontrarem um novo emprego", afirma o Dr. Voolma. "Certifique-se de que envia os seus empregados com excelentes cartas de recomendação para que eles se sintam fortalecidos em relação às suas competências e oportunidades futuras."

Não deixar os trabalhadores internacionais despedidos entregues a si próprios

Os expatriados que perdem o emprego podem encontrar-se no limbo da imigração com uma série de problemas potenciais, como o risco de perder o direito de permanecer no seu país. Certifique-se de que cumpre os requisitos das autoridades de imigração do seu país: é obrigado a notificar as autoridades sobre o despedimento dos seus trabalhadores internacionais? Em caso afirmativo, quando e como o deve fazer?

Dê aos seus expatriados todo o apoio que puder e/ou trabalhe com um parceiro como a Jobbatical para facilitar a sua transição.

Não cortar o contacto

Uma vez efectuados os despedimentos, a Dra. Voolma aconselha a não fechar as portas às pessoas despedidas. "Convide os antigos funcionários para eventos da empresa, happy hours virtuais ou até mesmo exercícios em vídeo", recomenda. "Mais uma vez, isto ajudará as pessoas em transição a sentirem menos stress e a serem menos vulneráveis a problemas de saúde mental mais graves, como a depressão, uma vez que manterão algumas das ligações sociais tão importantes para o nosso bem-estar."

Se acredita que isto pode causar tensão ou constrangimento, considere a possibilidade de contactar regularmente os seus antigos empregados. "Eles apreciarão a sensação de familiaridade de falar com antigos colegas enquanto estão na fase de transição para encontrar novos colegas", diz o Dr. Voolma.

Abra a sua rede

Com a recessão económica a aproximar-se, o Dr. Voolma acredita que é vital investir tempo na apresentação dos empregados despedidos a pessoas da sua rede que possam estar em posição de os contratar. "Está muito mais próximo das decisões de contratação do que muitos dos seus empregados", afirma o Dr. Voolma. "Embora não possa assumir a responsabilidade pelos resultados de ninguém, deve ajudar a estabelecer ligações entre os empregados que está a despedir e as pessoas da sua rede que poderão ser capazes de ajudar."

Como apoiar a saúde mental e o bem-estar dos restantes trabalhadores após o despedimento

Depois de ter feito tudo o que estava ao seu alcance para os que foram diretamente afectados pelos despedimentos, é altura de estar presente para a sua equipa restante. Esmague quaisquer potenciais rumores fazendo um anúncio antecipado, com o máximo de transparência e honestidade que conseguir reunir.

Já estabelecemos que os seus restantes empregados irão quase de certeza sentir uma série de emoções contraditórias. Alívio, culpa, tristeza, medo de ser o próximo - seja o que for que estejam a sentir, é provável que sejam muitas.

Não encolha os ombros e não fabrique uma alegria forçada e um otimismo deslocado. As pessoas conseguem ver através das tentativas de encobrir os problemas, e não vai ganhar confiança ou segurança se agir como se nada tivesse mudado.

Incentivar a conversação

"Uma das influências mais prejudiciais que os despedimentos podem ter numa empresa é a de silenciar as pessoas que ficam para trás", afirma o Dr. Voolma. "É importante que os empregadores incentivem a discussão em torno dos despedimentos e de quaisquer receios ou sentimentos de culpa que os empregados que ficam possam ter. Isto ajudará a diminuir os sentimentos de ansiedade e incerteza sobre o que está a acontecer na empresa e o que causou o despedimento de alguns funcionários em relação a outros que ficaram."

Ser transparente quanto ao futuro da empresa

A transparência nunca foi tão importante para os líderes empresariais. A questão que se coloca aos restantes funcionários é: quem é o próximo? Seja pró-ativo ao fornecer actualizações honestas e regulares sobre o futuro da empresa. Faça-o semanalmente ou com maior frequência se a empresa estiver em risco de fechar. "A melhor coisa que pode fazer pelos restantes empregados é avisá-los com antecedência sobre possíveis despedimentos, para que possam ter o máximo de tempo possível para encontrar novas oportunidades", diz o Dr. Voolma.

Realizar reuniões individuais com os restantes trabalhadores

"Durante os despedimentos, os empregados querem garantias pessoais", afirma o Dr. Voolma. "É isto que os ajuda a gerir o stress e a ansiedade em torno dos seus próprios empregos e a manter um nível razoável de produtividade." Mostre-se disponível e acessível para qualquer pessoa que tenha dúvidas ou preocupações: um estudo Leadership IQ mostrou que "cada hora extra que um líder passa com os seus colaboradores aumenta o envolvimento, a inspiração e a inovação". Se a dimensão da sua empresa o permitir, certifique-se de que todos os empregados falam pessoalmente com o CEO e têm a oportunidade de expressar as suas preocupações.

Este é um momento crucial para a sua empresa. Pode estar mais ocupado e mais stressado do que nunca, mas arranje tempo para estar presente para a sua equipa e para si próprio. 

‍