Lista de comprobación esencial para la reubicación de empleados

Ha encontrado a su primer empleado internacional: ¡enhorabuena! Sin embargo, es posible que sienta cierta aprensión ante el proceso de reubicación. Puede que ya cuente con algunos miembros internacionales de talento en su equipo y quiera incorporar a más. Si la última reubicación no fue todo lo bien que esperaba, con todo ese papeleo y esa miríada de documentos que gestionar, no está solo.

No se preocupe, Jobbatical tiene las soluciones que necesita.

Tras haber ayudado a trasladar a miles de personas al extranjero, nuestro equipo conoce todos los pormenores del traslado y todos los formularios que tendrá que rellenar. Y para ponértelo un poco más fácil, hemos elaborado esta lista de comprobación para que no se te escape nada.

El momento oportuno lo es todo

No vamos a endulzarlo: la reubicación lleva su tiempo. El proceso de principio a fin puede durar entre uno y tres meses. Durante este tiempo, tienen que pasar muchas cosas. Hay que firmar, sellar y entregar documentos, y posiblemente traducirlos y apostillarlos. Y no nos olvidemos de la mudanza en sí.

En otras palabras, cuanto antes empiece el proceso de reubicación, mejor. Pero con las soluciones de movilidad global adecuadas, puede ser más fácil y eficiente.

Lista de control

La parte más importante del proceso de gestión de la movilidad global es obtener toda la documentación necesaria. Cualquier error u omisión en los formularios puede retrasar el proceso. Los documentos exactos que necesitarás variarán según el país y la duración de la estancia, pero en la mayoría de los casos serán:

El contrato

Puede parecer una obviedad, pero el contrato de trabajo lo es todo. En la mayoría de los casos, no podrás solicitar un visado de trabajo sin él. El contrato de trabajo debe estar listo antes de empezar el proceso de reubicación, porque sin él no llegarás muy lejos. Cuando ayudamos con la reubicación, es sorprendente (para nosotros) que a veces tengamos que esperar semanas por un contrato, lo que ya retrasa un proceso largo.

Pasaporte en vigor 

Esto puede parecer obvio, pero no todo el mundo tiene un pasaporte válido listo para viajar en cualquier momento. El pasaporte no debe estar a punto de caducar y debe tener al menos dos páginas en blanco para el visado. Algunas solicitudes de visado pueden requerir fotos adicionales. Investigue y compruebe qué tamaño y cuántas necesitará.

Visado/permiso de trabajo

¿Sabe qué visado necesitará su nuevo empleado? ¿Y su cónyuge e hijos? ¿Permitirá el visado que su pareja trabaje también? Puede que tenga que redactar una carta de apoyo para que su nuevo empleado demuestre que tiene un contrato de trabajo a tiempo completo. Asegúrese de comprobar qué documentos, como el certificado de nacimiento, el certificado de matrimonio, los documentos de adopción, etc., son necesarios para solicitar un visado o permiso de trabajo y si hay que traducirlos.

Si el nuevo empleado se traslada con su familia, tendrá que presentar un certificado de matrimonio o de pareja de hecho, así como los certificados de nacimiento de los hijos. Dependiendo del lugar de destino, estos documentos deben estar apostillados o compulsados en el caso de la UE.

La mayoría de los países también le exigirán que revele cualquier antecedente penal o, mejor aún, que demuestre que no lo tiene.

¿Se exigirá un examen médico para el visado?

Algunos países, como Holanda, exigen que los solicitantes de visado se sometan a un examen físico y a pruebas médicas específicas para solicitar un visado o un permiso de residencia temporal. A menudo, estas pruebas y exámenes sólo pueden realizarlos médicos autorizados por la embajada local. Los Países Bajos también exigen que algunos solicitantes (dependiendo de la nacionalidad) se sometan a una prueba de tuberculosis.

Permiso de conducir

¿Su nuevo empleado podrá conducir en su país? Los países de la UE, como Estonia, exigen un permiso de conducir internacional para poder conducir hasta que pueda cambiar su carné por uno local. Otros países exigen canjear el carné por uno local o hacer un examen de conducir. Y los Países Bajos imponen otras condiciones para canjear el carné, como un certificado de salud física expedido por un médico local.

Seguro de enfermedad

¿Ofrece su país asistencia sanitaria a los expatriados? ¿O su nuevo empleado necesitará un seguro médico? ¿Qué cubrirá? ¿Incluirá seguro dental? Llevar el historial médico y dental puede facilitar la transición a la búsqueda de un médico de cabecera local. 

Seguro de viaje y de contenido

Los accidentes ocurren, sobre todo en las mudanzas. Si su nuevo empleado va a enviar todo el contenido de su casa a su país, infórmese sobre el seguro de contenido. Más vale prevenir que curar.

Expedientes escolares

¿Su nuevo empleado se trasladará con niños? Infórmese sobre las escuelas locales y facilite una lista de opciones. También serán necesarios los expedientes académicos, como los boletines de notas.

¿Se muda con animales de compañía?

Asegúrese también de que las mascotas de su nuevo empleado tengan una buena experiencia de traslado. Llevar gatos, perros e iguanas al extranjero no es tan fácil como comprar un billete y subirlos a un avión. Como mínimo, necesitarán un pasaporte. Las mascotas pueden necesitar un examen antes de viajar, y algunos países exigen que estén en cuarentena a su llegada durante un máximo de tres meses.

El paquete de prestaciones

Desgraciadamente, no existe un paquete de recolocación que sirva para todos. La situación de cada talento es diferente. Algunos se trasladarán solos y otros con sus familias. Así que piense en lo que cubrirá y asegúrese de comunicárselo a su candidato. He aquí algunos aspectos a tener en cuenta:

• Visado de trabajo. ¿Cómo ayudará a su nuevo empleado a realizar todo el papeleo?
• Seguro médico. En la mayoría de los casos, los nuevos contratados internacionales necesitarán un seguro médico en su nuevo país. ¿Cubrirá usted los costes para ellos y su familia? ¿Y durante cuánto tiempo?
• Apoyo financiero. ¿Cubrirá usted los gastos de traslado? ¿Y el coste del alojamiento temporal mientras buscan un alojamiento permanente?
• Instalarse. Una vez que su nuevo empleado se haya mudado, ¿cómo le ayudará a conocer su nueva ciudad? ¿Encontrar un colegio para sus hijos? ¿Ofrecerle cursos de idiomas o formación cultural? ¿A abrir una cuenta bancaria? Ayudar a su nuevo empleado a instalarse es clave para el éxito del traslado.

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Sabemos que hay mucho que pensar a la hora de contratar internacionalmente. Pero no tiene por qué hacerlo solo. Aprovechar el software de movilidad global puede agilizar todo el proceso de reubicación de los empleados, desde la gestión de los visados hasta garantizar que todos los documentos necesarios se presenten a tiempo, dándole tranquilidad y ayudando a su nuevo empleado a instalarse sin problemas.

Contratar a un socio de reubicación puede proporcionarle el apoyo que necesita para garantizar que el proceso de reubicación transcurra sin contratiempos para usted y su nuevo empleado internacional.