Como contratar à distância durante a COVID-19

A propagação contínua da COVID-19 está a afetar diferentes regiões e indústrias de formas dramaticamente diferentes.

As indústrias das viagens e do turismo sofreram perdas sem precedentes, enquanto muitas empresas de jogos e de entregas estão a prosperar num mundo que está preso em casa. "Não é de surpreender que, com as viagens reduzidas ao mínimo e as vidas sociais suspensas, as indústrias do alojamento e dos serviços de alimentação estejam entre as que mais sofrem, juntamente com a indústria transformadora, o comércio grossista e retalhista e o sector imobiliário e empresarial", relata a BBC e continua: "Juntos, representam quase 38% da força de trabalho global, com 1,25 mil milhões de pessoas empregadas nestas indústrias em todo o mundo".

Muitas empresas em fase de arranque encontram-se numa situação particularmente precária. Um estudo da Startup Genome revelou que, desde o início da crise, quase três quartos das empresas em fase de arranque despediram trabalhadores a tempo inteiro. O mesmo estudo concluiu que 41% das empresas em fase de arranque se encontram com três meses ou menos de margem de manobra.

Como resultado desta enorme agitação, o mercado de trabalho está inundado de talentos, com um grande número de empresas fora do jogo da contratação por um período mais curto ou mais longo. Atualmente, é um mercado de compradores, mas isso não fará necessariamente com que encontrar o talento certo seja um passeio no parque para aqueles que têm a sorte de ainda estar a contratar.

Se é um deles, eis como abordar a contratação à distância durante a crise da COVID-19.

Aluguer internacional

Se tem hesitado em abrir as suas contratações a um conjunto global de talentos, esta é uma óptima altura para começar. Se já está a contratar internacionalmente, continue.

Pode parecer um pouco contra-intuitivo - os países estão fechados, os despedimentos estão a tornar mais disponível o talento local. Mas não deixe que isto se interponha entre si e a diversidade que encontrará no mercado global. Isto é importante por duas razões:

• Quem contrata agora é crucial. A equipa certa pode significar a diferença entre prosperar e definhar numa crise. Mesmo que a sua reserva de talentos seja maior do que antes, também o é a pressão para contratar bem.
• O mundo mudou, mas muitas verdades básicas não mudaram: A diversidade continua a ser a chave para a inovação. Ao trazer para a sua equipa perspectivas e experiências mais variadas de todo o mundo, está a aumentar as suas probabilidades de sucesso.

Com as viagens internacionais praticamente paradas, é possível que não esteja a deslocalizar ninguém fisicamente durante algum tempo, mas manter uma reserva saudável de talentos internacionais é vital. Da mesma forma, se está a contratar e a integrar pessoas remotamente, será que realmente importa em que parte do mundo se encontram?

Assim que o mundo se abrir novamente e a deslocalização voltar ao (alguma versão do) normal, estará à frente do jogo, especialmente se tiver um parceiro de deslocalização de confiança a apoiá-lo com a logística.

Ser extremamente sensível

A Organização Mundial de Saúde reconhece o aumento dos níveis de stress e ansiedade como o principal impacto psicológico da pandemia. Ao contratar remotamente durante a COVID-19, tenha em mente que todas as pessoas que entrevistar podem estar a enfrentar uma série de desafios na sua vida pessoal:

• Dificuldades financeiras. Com a perda de milhões de postos de trabalho em todo o mundo, muitas pessoas e famílias não têm a certeza de onde virá o seu próximo salário.
• Problemas de saúde, tanto físicos como mentais. Além de ser uma ameaça física direta em todo o mundo, a COVID-19 está também a causar e a agravar os problemas de saúde mental de muitas pessoas em todo o mundo. Está também a dificultar a procura de ajuda médica para problemas não relacionados com a COVID-19.
• Problemas familiares. Enquanto as famílias estão confinadas às suas casas, muitas pessoas têm a tarefa de cuidar de crianças e/ou familiares idosos, ao mesmo tempo que lidam com um aumento súbito do tempo passado com os seus cônjuges. Prevê-se que as taxas de divórcio aumentem em consequência da pandemia e, o que é particularmente preocupante, a violência doméstica está a aumentar.

Estes aspectos não são frequentemente discutidos nas entrevistas de emprego, mas podem facilmente afetar o desempenho na entrevista.

Isto não significa que tenha de andar sobre cascas de ovos e contratar todos os que batem à porta da sua reunião Zoom por medo de ferir os seus sentimentos. Basta ter em mente as circunstâncias actuais e..:

• Ponha as pessoas à vontade. As entrevistas em vídeo estão muitas vezes condenadas ao constrangimento desde o início. Pode ser difícil para as pessoas estabelecerem uma relação através de vídeo, especialmente se os microfones, altifalantes ou câmaras não estiverem a funcionar, se as ligações à Internet forem más ou se houver demasiado ruído de fundo, eco ou atraso. Defina o tom da chamada no início, sendo enérgico, relacionável e bem-disposto (sem cair demasiado na falsa alegria).
• Não faça julgamentos demasiado severos com base nas primeiras impressões. É claro que quer contratar as melhores pessoas para a sua equipa, mas tenha em atenção que pode não estar a ver as pessoas no seu melhor neste momento.
• Seja flexível e compreensivo. Para as pessoas que estão presas em casa com crianças, outros membros da família ou animais, as rotinas diárias podem atualmente ser muito difíceis. De facto, é frequente haver muito pouca "rotina".
• Se o seu candidato precisar de reagendar uma chamada, dê-lhe margem de manobra e tente fazer com que resulte.
• Não considere o atraso como uma falha automática. Talvez tenham um filho doente, um conflito de horários com um cônjuge ocupado ou outro atraso inesperado que pode resultar de uma profunda perturbação das rotinas diárias.
• Não seja demasiado inteligente com as suas perguntas. Felizmente, as perguntas com truques parecem estar a passar de moda e são desnecessariamente stressantes. Faça perguntas diretas, dê-lhes cenários hipotéticos para ver como responderiam. Mas, a menos que sejam genuinamente relevantes para a função, perguntas como "Quantos pares de óculos de sol são vendidos na Tailândia todos os anos?" só causarão confusão mental e ocuparão um tempo valioso da entrevista.

Certifique-se de que a sua cultura transparece no processo de entrevista e não só

A sua cultura não é um conjunto de diapositivos empoeirados que todos os membros da sua equipa verão exatamente uma vez durante todo o seu mandato. Para o bem ou para o mal, a cultura da sua empresa transparece em tudo o que faz. A partir do momento em que carrega em "publicar" aquele anúncio de emprego, está a mostrar aos seus candidatos o quanto eles são importantes para si.

O processo de entrevista é um reflexo enorme e crítico da sua cultura. No seu recente artigo na Forbes, Meghan M. Biro, fundadora da TalentCulture, salienta por que razão é crucial dominar o processo de entrevista à distância neste momento. "Entrevistas medíocres, incómodas e entediantes transmitem a mensagem de que a cultura de trabalho deste potencial empregador é provavelmente inexistente", escreve.

Para garantir que os entrevistados à distância vêem que a sua cultura está à altura:

• Tenha um conjunto bem definido e acionável de valores fundamentais que defenda e ponha em prática todos os dias.
• Tenha uma plataforma cultural que possa partilhar com os candidatos.
• Desenvolva conjuntos de perguntas de entrevista que avaliem o alinhamento dos candidatos com os seus valores.
• Escreva tudo. Tenha um processo de contratação claro e documentado para garantir que todos os elementos da sua equipa de contratação estão na mesma página.
• Coordenar entre os membros da equipa de contratação para garantir que não estão a ser feitas perguntas redundantes ou irrelevantes.
• Seja organizado e pontual na preparação da entrevista. Mostre aos seus candidatos que os respeita e ao seu tempo, preparando as entrevistas com bastante antecedência.

Mesmo que tenha pressa em contratar, pense bem no seu processo de entrevista e não o faça à pressa. Muito poucas contratações inteligentes são feitas quando o processo é uma reflexão tardia.

Verificar se está preparado para trabalhar à distância

Quer esteja ou não a planear aderir ao trabalho remoto num mundo pós-COVID (quando isso acontecer e como quer que seja), já deve ter percebido que a preparação para o trabalho remoto é uma obrigação para as empresas e para os membros individuais da equipa.

Por isso, sim, procura-se alguém organizado, motivado, disciplinado e responsável - uma pessoa que possa mostrar que consegue fazer o trabalho fora de um escritório/casa binário.

Mas, acima de tudo, a sua equipa beneficiará de pessoas capazes de lidar com as adversidades. Numa palavra, adaptáveis. Nos últimos meses, vimos como as coisas podem mudar rápida e drasticamente. Nenhum normal é o novo normal, e as pessoas com a"mentalidade de fluxo" correta são as mais bem equipadas para prosperar num mundo onde reina a incerteza.

Ter uma boa política de saúde em vigor

As pessoas que entram para a sua empresa num momento precário como a nossa realidade atual terão quase de certeza a sua saúde e bem-estar em mente. Chegou o momento de os empregadores darem um passo em frente e mostrarem aos candidatos o tipo de rede de segurança com que podem contar.

Publicado em abril deste ano, um inquérito aos empregadores nos Estados Unidos revelou que 86% dos empregadores afirmam estar a promover a utilização da telemedicina, das linhas de enfermagem ou das visitas virtuais de cuidados de saúde. Cinquenta e oito por cento estão a aumentar o acesso à saúde tele-comportamental e outros 14% planeiam fazê-lo.

Com a saúde mental dos trabalhadores em risco em todo o mundo, é fundamental informar os futuros contratados de que tem um plano para os apoiar.

Descubra a sua experiência remota e a sua integração remota

Integrar alguém numa equipa existente é uma tarefa delicada, sabe Gonz Sanchez, Diretor de Crescimento da Jobbatical. Fazê-lo remotamente, particularmente no meio de uma pandemia global, acrescenta uma camada extra de complexidade divertida. "O meu maior erro tem sido não fornecer apoio e estrutura suficientes ao novo contratado", diz ele. Para preparar as suas novas contratações remotas para o sucesso, Gonz desenvolveu estas três regras para o seu processo de integração:

• Tenha uma documentação completa. A documentação da sua empresa deve ser um manual de instruções sobre o modo de funcionamento, por isso, abra-a completamente a todos os novos contratados. Esta deve ser a última fonte de verdade para todos.
• Crie um plano claro de 90 dias. Todas as novas contratações vêm com grandes expectativas. Afinal de contas, é para isso que os está a contratar. O problema surge quando há um desalinhamento entre eles e o resto da equipa. Um plano de 90 dias ajuda a definir expectativas claras (e realistas) e a estar na mesma página.
• Atribuir um parceiro de integração. Um novo trabalhador remoto terá milhões de perguntas, mas não terá ninguém a quem recorrer para obter respostas. A designação de um parceiro de integração oficial e a responsabilização dessa pessoa por um processo bem-sucedido garantirão uma transição tranquila.

Juntar-se a uma nova equipa pode ser complicado, por isso, tudo o que puder fazer para dar estrutura a um novo contratado será apreciado.

Se não está confiante na sua capacidade de oferecer uma experiência remota sem problemas, agora é uma boa altura para experimentar e descobrir o que funciona para si. Atualmente, muitas soluções e ferramentas de software de RH estão disponíveis gratuitamente, por isso, junte a sua equipa e trabalhem em conjunto para encontrar soluções a que as pessoas respondam bem.

Ser um excelente comunicador em todas as fases do processo de contratação

A comunicação clara e concisa tem sido e será sempre a base das empresas e equipas de sucesso. No entanto, mais do que nunca, uma crise global é o momento e o lugar para realmente impulsionar a comunicação eficaz. No contexto da contratação à distância durante a COVID-19, isto significa:

• Minimizar as respostas automáticas. Mesmo num dia bom, uma mensagem obviamente automatizada e sem alma é desanimadora para um candidato rejeitado. Numa altura como esta, uma mensagem personalizada pode fazer toda a diferença no estado de espírito de alguém.
• Ser transparente e gerir as expectativas. Se a sua carga de trabalho for excessiva e causar longos tempos de resposta/processamento, os seus candidatos provavelmente compreenderão. Não diga que terão notícias suas amanhã se não tiver a certeza de que o consegue fazer.
• Não se pode fazer nada com fantasmas. Esta é uma regra de ouro da contratação que parece estar sempre a ser quebrada. Não deixe os seus candidatos pendurados, à espera de uma atualização que nunca chegará. Feche todos os ciclos, quer tenha boas ou más notícias.

Como quase todos os aspectos da vida que estamos a começar a conhecer, a contratação à distância durante a COVID-19 envolverá inevitavelmente muitas tentativas e erros. Faça o que fizer, molde o seu processo de contratação tendo em conta os seres humanos reais. Numa entrevista recente para a TecHRseries, Samuel Leduc, Diretor de Recrutamento Global da Kiwi.com, salienta a frequência com que se esquece que as empresas são feitas de pessoas. "Colocar as pessoas no centro do negócio resolverá a maioria dos outros problemas", afirma.

Com uma boa comunicação, honestidade, transparência e uma abordagem humana, é possível construir uma equipa capaz de resistir a qualquer tempestade.

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