Como apoiar as suas equipas remotas durante a crise da COVID-19

Estes são tempos difíceis, para dizer o mínimo. Desde os indivíduos até à humanidade como um todo, a propagação da COVID-19 está a afetar todos os níveis da sociedade de uma forma nunca antes vista.

No meio da turbulência global, as empresas estão a ter de se adaptar às mudanças de um dia para o outro. E por muito que as pessoas - as que se dão ao luxo de o fazer - falem em manter a produtividade ou nos desafios práticos da gestão de equipas remotas, o que talvez esteja mais em risco neste estranho mundo novo do trabalho é a nossa saúde mental.

"A mudança para o trabalho remoto quase total em todo o mundo deu início a desafios imprevistos de saúde mental associados ao trabalho para muitos empregados, que os empregadores têm um papel significativo a desempenhar para os aliviar", afirma Silja Voolma, Ph.D., cientista comportamental aplicada e CEO da Behavioral Design Global.

Num futuro próximo, o trabalho remoto é o novo normal para uma grande parte do mundo. Para além disso, não há muitas certezas e os empregadores estão a sentir a pressão de navegar no desconhecido. Tiina Saar-Veelmaa, psicóloga e fundadora do site happyme.ee, aponta o dedo ao que torna esta crise global particularmente difícil de gerir: "A situação é complicada pelo facto de os gestores de empresas não poderem prever a duração ou a extensão total da crise", afirma. "Os sobreviventes serão as empresas cujas culturas são construídas com base na honestidade, inclusão, transparência e flexibilidade."

Então, como pode garantir que você e as suas equipas saem (relativamente) ilesos desta situação? Aqui está o seu guia para apoiar a saúde mental dos funcionários remotos durante uma crise global.

Comecemos por identificar os desafios específicos em matéria de saúde mental que estamos a tentar resolver.

Desafios de saúde mental que os seus empregados poderão enfrentar durante a crise da COVID-19

Ansiedade

"A ansiedade é, de longe, a maior fonte de perturbação da saúde mental que os trabalhadores poderão sentir nesta altura de crise", afirma a Dra. Silja Voolma. Para além de se manifestar sob a forma de pensamentos intrusivos ou preocupações recorrentes, irritabilidade, preocupação e medo, a ansiedade também envolve frequentemente sintomas físicos como tonturas, suores, tremores e batimentos cardíacos acelerados. A ansiedade persistente não só perturba a vida quotidiana, como também pode afetar a saúde física.

Stress agudo e crónico

Sentir-se stressado é, mesmo em tempos relativamente calmos, uma das queixas mais comuns relacionadas com o trabalho que se pode esperar ouvir. "O stress é, na verdade, a resposta fisiológica do nosso sistema nervoso a um estímulo do ambiente que pode ser entendido como ameaçador ou motivador", explica o Dr. Voolma. "Quando o sistema de resposta ao stress do corpo é ativado, as hormonas inundam o corpo, elevando o ritmo cardíaco, aumentando a adrenalina e tornando-o mais alerta. Isto é muito útil para qualquer tipo de resolução de problemas simples que possa ter de fazer."

Mas uma emergência sanitária mundial dificilmente constitui uma simples resolução de problemas, e é provável que a situação se torne uma bola de neve para alguns. "Como ainda estamos no início desta crise, é muito provável que as pessoas estejam a sofrer sobretudo de stress agudo ou de curto prazo", afirma o Dr. Voolma. "Em alguns casos, porém, este stress agudo pode transformar-se em stress crónico se não for atenuado a tempo. O stress crónico tem implicações para a saúde e a produtividade dos seus empregados e da sua empresa, uma vez que, mesmo após a crise da COVID-19, as pessoas podem sentir níveis elevados de stress e níveis mais baixos de produtividade."

Queimadura

O stress excessivo e prolongado pode levar ao esgotamento - um estado de exaustão emocional, física e mental. No caso da COVID-19, muitas pessoas dão por si a gerir cargas de trabalho adicionais: cuidar de crianças, idosos ou outros membros vulneráveis da comunidade - bem como da sua própria saúde. Para além de tentarem manter-se a par dos seus empregos actuais.

À medida que os seus empregados vão lidando com estas mudanças na sua vida profissional e doméstica, é provável que se registem níveis mais elevados de esgotamento, alerta o Dr. Voolma.

Procrastinação

A procrastinação - evitar uma tarefa que tem de ser concluída dentro de um prazo - é outra resposta muito comum ao stress prolongado. "Durante os períodos de stress agudo e crónico, como a crise atual, os seus empregados podem sentir-se sobrecarregados e as expectativas e condições da sua vida e do seu trabalho mudam demasiado depressa para que possam auto-regular-se de forma óptima", afirma o Dr. Voolma.

Violência doméstica

Nem toda a gente pode considerar a sua casa o local mais seguro para estar. A nível mundial, uma em cada três mulheres é vítima de violência doméstica durante a sua vida e esta é também uma preocupação para muitos homens (Organização Mundial de Saúde, 2019).

"Ao enviar os seus empregados para casa por um período de tempo indefinido, tenha em atenção os sinais de alerta de violência doméstica", adverte o Dr. Voolma aos empregadores. Os sinais de violência doméstica a ter em conta durante o trabalho remoto incluem, mas não se limitam a:

• Sinais de sofrimento físico ou emocional do trabalhador;
• Não comparência em reuniões e controlos agendados;
• Os empregados podem não estar a completar as suas tarefas regularmente.

Como pode apoiar a saúde mental dos trabalhadores remotos durante o surto de COVID-19

Identificar um trabalho significativo e definir objectivos com impacto

No mundo do teletrabalho e, especialmente, durante uma crise global em que todos são sujeitos a exigências adicionais, tanto a nível físico como mental, é particularmente importante identificar quais as tarefas que devem ser realmente concluídas e quais as que são apenas trabalho administrativo que pode ser abandonado se necessário.

"Esta é uma oportunidade para descobrir quais as tarefas que estão mais próximas dos objectivos e das receitas da empresa", afirma o Dr. Voolma. "Explore a noção de que a produtividade é igual à quantidade de trabalho significativo realizado, em vez de horas gastas ou tarefas adjacentes ao impacto concluídas."

Em conjunto com cada funcionário, dê um passo atrás para avaliar as suas tarefas e responder à pergunta: "Qual das minhas tarefas fará a maior diferença para os objectivos da empresa?"

Ser tão flexível quanto possível

Muitos dos seus empregados terão de tomar conta de crianças e/ou idosos durante este período. Trabalhe com os seus empregados para garantir que não se sentem sobrecarregados. Comunique claramente as suas expectativas em termos de prazos e velocidade de trabalho. Nos primeiros dois meses de confinamento, o Dr. Voolma recomenda reuniões semanais e a calibração das expectativas para garantir que tanto os empregadores como as equipas se adaptam a este novo mundo com sucesso.

E ao definir as suas próprias expectativas, lembre-se que a compreensão e a flexibilidade são fundamentais. "Se um funcionário só consegue concentrar-se em duas horas de trabalho por dia, não há problema", afirma Alina Basina, Senior Technical Talent Partner da TripActions. "Porque sabemos que voltará mais forte daqui a seis meses. Se precisar de trabalhar apenas durante as horas em que os seus filhos estão a dormir, porque não quer sentir-se culpado por os ter atirado para a frente da televisão durante horas a fio, não há problema. As empresas recuperarão muito bem se cuidarem dos seus empregados hoje".

Lembre-se também de que, embora seja fácil presumir que trabalhar à distância sem distracções do mundo exterior deva ser um período extra produtivo, este não é necessariamente o caso para todos numa situação de emergência mundial. Como diz Basina: "Os empregadores devem oferecer aos seus empregados a flexibilidade de fazer o que cada um precisa de fazer para se manter são". Por exemplo, diz ela, alguns dos membros da sua equipa podem querer dedicar-se ao trabalho, enquanto outros vão querer dar prioridade às suas famílias, ao seu próprio bem-estar mental ou à resolução da sua situação financeira. A melhor coisa que pode fazer neste momento é encontrar uma forma de os apoiar nesse sentido.

"Em vez de pedir aos empregados para "darem o vosso melhor" ou "agora é a altura de serem criativos" ou "agora é a altura de fazerem exercício físico como nunca fizeram antes", que tal deixá-los ser eles próprios autênticos sem a pressão do que é esperado?" - Alina Basina

Organizar eventos de saúde digital a nível da empresa

A maior parte de nós já deve ter reparado como é difícil manter-se ativo quando se está fechado em casa. Esta falta de atividade física pode, por sua vez, levar a uma queda nos níveis de energia e de humor, o que leva a ainda menos atividade física. Para ajudar a quebrar este ciclo vicioso, o Dr. Voolma recomenda a criação de um evento online diário em que toda a empresa se mantém ativa durante 15 a 30 minutos.

Se possível, oferecer assinaturas ou subsídios para a terapia digital

Se estiver em posição de oferecer tais benefícios, esta é uma óptima altura para dar aos seus empregados acesso fácil a plataformas digitais de saúde que proporcionam terapia e aconselhamento em linha.

Se não puder dar este tipo de apoio financeiro, pode ser útil indicar à sua equipa alguns bons recursos. Para começar, o Dr. Voolma recomenda que dê uma vista de olhos ao TalkSpace e ao BetterHelp e note que a aplicação de meditação Headspace está a oferecer conteúdos gratuitos durante a crise do coronavírus.

Disponibilizar canais de comunicação para as pessoas que não se sintam seguras nas suas casas

Tal como referimos anteriormente, é muito provável que a violência doméstica aumente exponencialmente agora que as pessoas estão confinadas às suas casas. Como precaução extra, o Dr. Voolma recomenda que os empregadores criem uma "linha de crise" - um número de telefone ou uma pessoa designada para contactar os empregados que se sintam inseguros em casa ou que necessitem de aconselhamento adicional para além do que já está a ser fornecido.

Se sentir que não está preparado para abordar esta questão muito séria, não se preocupe. Não se espera que seja um especialista. Mas mesmo que não se sinta confiante para dar conselhos a alguém que está a sofrer violência doméstica, pode fazer o seu melhor para que essa pessoa se sinta apoiada, mantendo uma linha de comunicação aberta. Certifique-se de que as pessoas sabem que podem recorrer a si e que podem contar com a sua discrição. Partilhe recursos e contactos de abrigos ou linhas de apoio locais.

Comunicar com honestidade e transparência

Uma boa comunicação é a resposta para quase tudo. Tiina Saar-Veelmaa sublinha a importância de uma comunicação aberta em tempo de crise. "Os líderes empresariais podem organizar reuniões regulares para dar informações actualizadas sobre a situação", diz ela. "O princípio orientador deve ser: não há perguntas estúpidas, juntos encontraremos soluções e respostas."

Por isso, embora as pessoas olhem para si em busca de liderança, não assuma a tarefa impossível de ter de encontrar todas as respostas sozinho. Crie um ambiente onde você e as suas equipas possam partilhar ideias e preocupações abertamente.

Por exemplo, muitas pessoas estão preocupadas com a possibilidade de perderem os seus empregos, por isso tenha isso em mente quando partilhar actualizações com a sua equipa. A transparência é a melhor política. Se não estiver à espera de despedimentos, tranquilize as pessoas. Se houver probabilidades de despedimentos, não prejudique a confiança que os seus funcionários têm em si, encobrindo ou evitando o assunto. Mesmo que não tenha a certeza do que fazer, não fique em silêncio. No mínimo, informe a sua equipa de que está a trabalhar num plano.

Promover um sentido de comunidade e de humanidade

Os seres humanos são animais notoriamente sociais. Embora muitas pessoas gostem da solidão e estejam a divertir-se imenso a falar com ninguém a não ser com as suas plantas de casa neste momento, é provavelmente seguro dizer que ninguém suporta a solidão. Todos nós detestamos sentir-nos sozinhos com os nossos medos e ansiedades.

Existem inúmeras pequenas formas de todos os membros da sua equipa (e não apenas você) contribuírem para a criação de um ambiente impulsionado por um sentido de comunidade e de humanidade partilhada. Eis algumas delas:

• Partilhe as suas experiências. Tem um truque fantástico para trabalhar em casa enquanto os seus filhos estão a despejar o conteúdo da sua despensa na banheira? Fale sobre isso aos outros pais da equipa.
• Pedir conselhos. Precisa de um hack fantástico para trabalhar em casa enquanto os seus filhos estão a despejar o conteúdo da despensa na banheira? Talvez alguém da equipa já tenha passado por isso.
• Não perca de vista a noção radical de que os gestores também são pessoas. Se está a ler isto, é provavelmente porque quer apoiar a sua equipa, mas não se esqueça de se permitir o mesmo apoio e flexibilidade.
• Manter a diversão viva. A situação é séria, mas alguém já sobreviveu a uma situação séria sem humor? Por isso, partilhe esse meme #relatable no Slack. Nem toda a gente tem de participar na brincadeira, mas a opção deve estar lá fora.
• Falem também das coisas sérias. Que novas medidas de segurança foram implementadas pelo vosso governo? Apoiem-se mutuamente à medida que se adaptam às restrições. Dêem palmadinhas nas costas por serem fantásticos no distanciamento social.

Ronda de bónus para expatriados: Como apoiar os seus empregados internacionais

Se tem uma equipa internacional, os seus empregados expatriados estão numa situação difícil neste momento. Longe dos seus entes queridos, possivelmente sentindo-se impotentes para ajudar ou talvez até culpados por estarem longe, podem precisar de algum apoio extra.

Ser flexível quanto ao seu horário de trabalho

Já falámos da flexibilidade em geral, mas este aspeto é talvez particularmente relevante no caso de trabalhadores estrangeiros que possam ter de falar com a família e organizar a prestação de cuidados a entes queridos idosos localizados em fusos horários diferentes.

De acordo com o Dr. Voolma, é importante dar aos seus colaboradores a flexibilidade de atender chamadas durante o horário de trabalho, para que possam regressar às suas tarefas sem culpa quando a sua família no outro lado do mundo estiver a ser tratada. Para além de permitir a flexibilidade para tratar de assuntos urgentes no país de origem, incentive ativamente as pessoas a manterem-se em contacto com a família e os amigos. As videochamadas com os seus entes queridos são uma linha de vida essencial de que todos devem tirar partido hoje em dia, independentemente da hora do dia.

Assegurar que as pessoas têm apoio local

Os expatriados tendem a ter redes de apoio mais pequenas nos seus países de adoção. Além disso, tendem a ser maioritariamente constituídas por outros expatriados. Embora as comunidades de expatriados possam ser maravilhosamente activas e solidárias, há alturas em que a ajuda dos locais é realmente útil.

Não se esqueça de se informar com os membros da sua equipa internacional e de se certificar de que têm uma pessoa local que podem contactar se precisarem de ajuda, recomenda o Dr. Voolma. Não tem de ser você, mas se eles não tiverem mais ninguém, tente assegurar que alguém da sua equipa possa atuar como o seu companheiro de crise local. Toda a gente precisa de um companheiro de crise.

Manter os seus empregados estrangeiros plenamente informados

"Uma das experiências mais assustadoras da vida pode ser ficar doente num país estrangeiro", diz o Dr. Voolma. Não tem controlo direto sobre a saúde dos seus empregados, mas pode certificar-se de que os membros da sua equipa estrangeira compreendem todas as informações vitais e se sentem apoiados durante esta crise: forneça traduções de informações governamentais e ajude-os a navegar no sistema de saúde do seu país. Esteja atento às conferências de imprensa, recomende sites de notícias locais fiáveis em inglês ou contas do Twitter para seguir. Tudo o que puder fazer para colmatar o fosso linguístico dos membros da sua equipa internacional ajudá-los-á a sentirem-se menos isolados e mais informados.

Isto não é um exercício.

Se alguma vez houve uma altura para fazer da saúde mental dos trabalhadores uma prioridade, essa altura é agora. Não existem soluções milagrosas que tornem toda a gente perfeitamente feliz, concentrada e produtiva. Mas enquanto tenta dar sentido a um mundo que mudou de forma irreconhecível quase de um dia para o outro, mantenha-se aberto, honesto, flexível e humano.