E agora? Como preparar a sua equipa para o novo normal pós-COVID

Embora algumas pessoas ainda estejam à espera que as coisas "voltem ao normal", está a tornar-se cada vez mais claro para muitos de nós que o mundo não será o mesmo quando a COVID-19 passar - seja quando for.

Quais são os efeitos a longo prazo da COVID-19 na forma como trabalhamos e como podem os líderes e as equipas de RH preparar-se para o novo normal?

O que é o novo normal no mundo do trabalho?

A era remota está a chegar

Hoje em dia, qualquer pessoa que possa está a trabalhar remotamente. E embora isso não seja necessariamente o caso para sempre - umestudo no Reino Unido descobriu que quase metade dos funcionários espera voltar a ter flexibilidade limitada quando o bloqueio terminar - é quase certo que o trabalho remoto será mais difundido do que era antes da pandemia.

Daniella Sikora, Diretora de Operações de Pessoal da Typeform, salienta a necessidade de as empresas alterarem as suas estratégias e adoptarem o trabalho remoto como o novo normal. "A situação que estamos a viver agora está longe de ser normal e requer adaptação, flexibilidade e novas formas de comunicação e colaboração", afirma. "Quando tudo isto acabar, todos nós ficaremos a saber o quanto podemos estar mais abertos ao trabalho remoto."

Para alguns, é uma bênção - para outros, é um grande desafio. Mesmo as equipas que já tinham adotado o trabalho remoto muito antes da chegada do coronavírus não estão completamente intocadas, tendo de repensar a sua abordagem à formação de equipas. Vaida Revuckaite, chefe de pessoal da Slite, acredita que os maiores desafios para as equipes remotas são trabalhar a cultura da equipe e fazer com que as pessoas se conectem. "Apesar de já termos estado totalmente remotos, fizemos reuniões e retiros presenciais para termos espaço para nos conhecermos e nos ligarmos também como seres humanos", reflecte. "Fazer isso à distância, especialmente se tivermos novos membros, é mais difícil."

A natureza sem precedentes da situação significa que não existem melhores práticas comprovadas. Os líderes têm pela frente uma série de tentativas e erros para descobrir o que funciona. Embora ainda não exista uma solução única para todos, Revuckaite está confiante de que há muitos aspectos positivos que podem resultar desta enorme mudança global para o trabalho remoto generalizado. "Por exemplo, ser forçado a repensar a forma de organizar sessões de trabalho, workshops de equipas maiores e reuniões", diz ela.

"Fazíamos reuniões presenciais de dois em dois ou de três em três meses. Agora fazemo-las à distância. Uma coisa que mudámos e que funcionou muito bem foi gravar previamente as apresentações utilizando o Loom. Depois, limitámo-nos a fazer sessões de perguntas e respostas com duas ou três pessoas em cada intervalo de tempo sobre a apresentação. Descobrimos que as perguntas eram muito mais ponderadas, uma vez que as pessoas as preparavam antes, e as discussões eram mais qualitativas."

É um mercado de compradores no mundo da contratação

Durante os últimos anos, o mercado de trabalho global tem sido maioritariamente descrito como um mercado de vendedores. O talento estava a dar as cartas, uma vez que uma escassez de talentos sem precedentes e gradualmente agravada significava que os melhores talentos eram livres de escolher em que parte do mundo e para quem trabalhavam. A lendária e ameaçadora crise de talentos estava em vias de custar à economia mundial 8,5 biliões de dólares em receitas anuais não realizadas em 2030.

Com a chegada da COVID-19, essa tendência inverteu-se praticamente de um dia para o outro. Só nos EUA, o número de pessoas que ficaram sem emprego devido ao coronavírus atingiu os 22 milhões. Os economistas não conseguem sequer começar a prever com exatidão o custo total e a extensão da recessão em que estamos a entrar, mas é seguro apostar que 8,5 biliões de dólares parecem um sonho em comparação.

O panorama dos talentos está a mudar em grande escala. As empresas em regiões e indústrias profundamente afectadas estão a encerrar, a reduzir o seu tamanho ou a congelar os seus planos de contratação. Com uma enorme inundação de talentos recém-desempregados subitamente no mercado, as empresas que tiverem a sorte de estar a contratar terão a escolha da ninhada. Estão também a ter de aprender a entrevistar e a integrar os novos contratados à distância - outra tendência, tal como o trabalho remoto, que já estava a crescer de forma constante e que está agora a receber um grande e imprevisto impulso.

A saúde mental dos trabalhadores está a ganhar destaque

O mundo do teletrabalho não é só diversão, jogos e cenários hilariantes no Zoom. Por detrás das cenas aparentemente alegres, o bem-estar dos trabalhadores está a ser afetado. A COVID-19 está a chamar a atenção para a importância de manter a saúde mental da força de trabalho.

Os especialistas prevêem um aumento substancial da prevalência de problemas de saúde mental. Um estudo recente do JAMA prevê um aumento da "ansiedade e depressão, consumo de substâncias, solidão e violência doméstica; e com as escolas fechadas, há uma possibilidade muito real de uma epidemia de abuso infantil". Os empregadores não se podem dar ao luxo de ficar de braços cruzados e esperar que os seus empregados não sejam afectados ou que consigam gerir tudo sozinhos.

"Para que a nossa força de trabalho se mantenha empenhada e produtiva, as pessoas precisam de estar saudáveis", afirma Daniella Sikora. "Como líderes de RH, precisamos mais do que nunca de apoiar os nossos colaboradores nesta nova realidade, introduzir iniciativas que se centrem no bem-estar mental e físico, abrir linhas de apoio e reforçar a comunicação frequente e aberta. Também precisamos de adaptar os nossos processos internos de recursos humanos, centrando-nos na tecnologia para nos ajudar com o envolvimento dos funcionários, a integração, o desligamento e assim por diante."

As prioridades estão a ser reavaliadas

Como indivíduos, devemos a nós próprios fazer tudo o que for necessário para nos mantermos sãos numa altura de crise. Enquanto sociedade, devemos uns aos outros continuar a trabalhar: eliminar o trabalho pesado e concentrarmo-nos em como e onde podemos fazer a diferença.

A pandemia demonstrou que muito do trabalho realizado diariamente tem pouca utilidade. No seu artigo da Forbes 5 Predictions About How Coronavirus Will Change The Future Of Work, Tracy Brower observa que a COVID-19 levou a uma diminuição de sistemas desnecessários em muitas organizações, permitindo que essas empresas respondam rapidamente com processos mais simplificados. "Além disso", escreve Brower, "muitas empresas tiveram que delegar a tomada de decisões para aumentar a velocidade - resultando em maior capacitação para os funcionários".

Uma vez que tanto as empresas como os indivíduos se encontram sob imenso stress e exigências adicionais, os líderes estão a trabalhar com as suas equipas para identificar as tarefas mais significativas e com maior impacto. Como afirma a cientista comportamental Silja Voolma, Ph.D: "A produtividade é igual à quantidade de trabalho significativo efectuado, em vez das horas gastas ou das tarefas com impacto concluídas."

Como preparar-se a si próprio e às suas equipas para o novo mundo do trabalho

Enquanto o mundo se esforça por compreender o que está a acontecer e o que esperar a seguir, há algumas coisas que os empregadores podem fazer agora para se prepararem a si próprios e às suas equipas para o sucesso.

Adotar uma mentalidade de fluxo

Um conceito potencialmente perturbador para a nossa mente é o facto de o novo normal poder significar que não existe tal coisa como o normal. Para se adaptarem ao ritmo de mudança que se avizinha, tanto os empregadores como os trabalhadores têm de adotar uma "mentalidade de fluxo".

De acordo com April Rinneautoridade global sobre o futuro do trabalho e da economia digital, "uma mentalidade de fluxo exige que façamos planos partindo do princípio de que esses planos vão mudar". Rinne sublinha que, em vez de não fazer planos, isto significa habituar-se à mudança contínua como padrão. "As pessoas com uma mentalidade de fluxo estarão posicionadas para navegar nas semanas e meses seguintes muito melhor do que aquelas que estão simplesmente à espera que toda a situação acabe", escreve.

Vaida Revuckaite sublinha igualmente a necessidade de adotar uma mentalidade totalmente nova para sobreviver e prosperar no novo normal. A chave para o sucesso das equipas no novo mundo do trabalho, diz ela, não é apenas repensar as suas ferramentas, estruturas e regras, mas também a forma como pretende trabalhar num sentido mais amplo. "No nosso caso, somos defensores de uma cultura de trabalho ponderada, baseada na escrita e transparente", afirma. "Ter documentação, notas e conteúdo de projeto escrito ajuda todos os envolvidos a colaborar no melhor momento para eles, sem uma cultura de distração "aqui e agora". Muito trabalho pode ser feito se adotar boas práticas. Terão mais tempo para fazer chamadas ou reuniões presenciais para se relacionarem uns com os outros e se tornarem melhores como equipas, em vez de combaterem os incêndios e tomarem decisões no momento."

Transformar as casas em bons locais de trabalho

A atual crise também chama a atenção para as responsabilidades dos empregadores quando se trata de fornecer aos seus trabalhadores à distância as ferramentas necessárias para trabalharem eficazmente em casa.

Na sua newsletter sobre o futuro do trabalho, a escritora e oradora Laëtitia Vitaud chama a atenção para a importância de considerar a casa como um local de trabalho. "Com a omnipresença das ferramentas de trabalho do conhecimento, as casas são, desde há muitos anos, locais de trabalho do conhecimento, como sempre foram para muitos artesãos e artistas", escreve Vitaud. "No entanto, os empregadores prestam muito pouca atenção a estes locais de trabalho cujas condições ergonómicas deixam muito a desejar."

Para garantir que os trabalhadores trabalham em boas condições, os empregadores devem alargar a sua definição de local de trabalho para incluir oficialmente o escritório em casa e garantir que as suas equipas dispõem de todas as ferramentas, equipamento e apoio moral necessários para manter o seu bem-estar físico e mental.

Procure contratações prontas para o trabalho remoto

Tu és quem tu contratas. E contratar acaba de se tornar um jogo totalmente novo. Kwun-Lok Ng, fundador do fornecedor de ferramentas de gestão do conhecimento Kipwise, acredita que, na sequência da COVID-19, muitas equipas vão perceber que o trabalho totalmente remoto é o caminho a seguir e deixar de alugar escritórios. "Contrate aqueles que se adaptariam a um ambiente 100% remoto", recomenda.

Mesmo que não se abandone completamente o escritório, não há forma de escapar completamente ao futuro remoto. "Poderemos ter de tornar as nossas políticas de trabalho remoto mais abertas e flexíveis, alterar as nossas necessidades e estratégias de recrutamento para nos concentrarmos nos candidatos remotos", afirma Daniella Sikora.

O trabalho à distância foi imposto a milhões de pessoas em todo o mundo num período de tempo muito curto, em circunstâncias extraordinariamente stressantes. A adaptação a ele foi inevitável. Adaptar-se a ele e manter-se pelo menos preparado para o teletrabalho, se não for o primeiro a fazê-lo, mesmo depois de a ameaça imediata da COVID-19 ter passado, ajudá-lo-á a manter as suas equipas prósperas à medida que avança para um futuro incerto.

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